Prenez LE CONTRÔLE DE VOS STOCKS, DE voS COMMANDES
ET DE LA FACTURATION

• Code d’item allant jusqu’à 30 caractères avec extension de gestion par version possible avec une codification additionnelle jusqu’à 15 caractères. Les longueurs applicables par segment sont personnalisables via des paramètres de système. La gestion par version n’est pas obligatoire.
• Description française et anglaise de l’item allant jusqu’à 120 caractères au niveau de la fiche « Item » et jusqu’à 120 caractères à la fiche « Version ». Possibilité de génération d’une description combinée en présence de gestion par version et par entrepôt lors de l’insertion de l’item à un document.
• Classement des items selon quatre natures : Matière première, Produit fini, Produit semi-fini (assemblé) et Autre. Ces quatre natures modulent le comportement de certaines options du logiciel disponibles à partir de la fiche « Item ». Par exemple, l’option « Liste de matériel » n’est disponible que pour les produits finis et semi-finis.
• Chaque item peut être associé à une catégorie d’item. La liste des catégories disponibles est personnalisable et illimitée. En plus de pouvoir être exploitée à des fins statistiques et d’analyse, la catégorie d’item intervient fréquemment au niveau de la gestion de la taxation particulière de produits particuliers.
• Chaque item peut se voir attribuer une localisation physique (BIN) pour rapidement le retrouver en entrepôt. Cette localisation physique est également exploitée par la fonctionnalité de prise d’inventaire physique pour structurer la démarche sur le plancher.
• Gestion de multientrepôt complète et transparente incluant, entre autres : la définition d’un nombre illimité d’entrepôts utilisant une codification distinctive allant jusqu’à 6 caractères. Un même item peut être associé à code « BIN » différent par entrepôt au besoin. Chaque entrepôt peut donc être subdivisé en plusieurs localisations physiques. Une fonctionnalité de transfert d’entrepôt supporte une gestion rapide de transfert d’items, exemple, d’un entrepôt central vers des succursales de distributions, chaque succursale étant un entrepôt en soi.
• Une gestion par numéro de série peut être activée par item au besoin. Le niveau de rigueur de cette fonctionnalité combiné à la précision transactionnelle du logiciel permet d’implanter une traçabilité précise des produits finis. Par exemple, permettre de retrouver quel produit a été livré à quel client à quelle date et à quel endroit. En présence d’une intégration avec CTRL/Clinique en contexte de soins de santé, cette gestion d’inventaire de précision permet de supporter et d’intégrer la notion médicale de « DIN » de manière à pouvoir retrouver et lister rapidement quels patients auraient potentiellement consommé un lot précis (« batch ») de fabrication d’un médicament donné.   
• Un prix vendant de référence, de base, peut être défini par item ainsi que la devise applicable. Toutefois, la présence d’un configurateur de prix permet de moduler le prix final selon une très grande variété de contexte. Ce configurateur poussé peut opérer par item spécifiquement ou encore opérer selon des combinaisons personnalisées de plusieurs dimensions : client, fournisseur, catégorie d’item, entrepôt, territoire, catalogue, journée de la semaine, période d’application, interval de montant et de quantité (volume transigé), etc. Une flexibilité d’adaptation pratiquement illimitée tout en opérant dans un cadre rigoureux standardisé et automatisé.
• Chaque item possède une unité d’inventaire, une unité de vente et une unité d’achat de base proposée selon la nature de l’opération et de la transaction. La gestion multiunité est complété avec la conversion dynamique entre les unités impliquées dans une transaction. Par exemple, vous stockez et gérez à la douzaine (DOZ), mais vous achetez en palette (PAL) de quatre douzaines, alors à réception de la palette, le logiciel applique la conversion et ajoute quatre douzaines en stock.
• Définition des caractéristiques d’achat par fournisseur par item. Aucune limite du nombre de fournisseurs possible par produit. L’option permet de gérer les équivalences de codification entre la codification interne d’un produit et ses équivalences externes, réciproques à chacun des fournisseurs possibles. Ces équivalents sont directement exploités lors de la création de commandes d’achat afin d’utiliser la codification spécifique du fournisseur sélectionné. En présence de différents fournisseurs pour un même produit, un champ « Priorité » permet d’identifier le fournisseur à exploiter en priorité. La fonctionnalité prévoit également un lien avec les numéros de pièce du fabricant.
• Définition possible d’une quantité économique d’achats (matière première) ou de fabrication (produits finis et semi-finis) par item. Cette information est récupérée par l’acheteur ou le gestionnaire de production pour établir la quantité d’achats ou de fabrication optimale en termes d’amortissement de coûts, exemple, de transport ou associés à la complexité du procédé de fabrication (« Setup / Release Time »).
• Le dernier coûtant et le coût moyen d’un item, ainsi que leur devise respective associée, sont gérés en temps réels et peuvent être consultés à la fiche « Item » en tout temps. L’information du dernier coûtant, qui est liée au dernier achat ou à la dernière production de l’item, est complétée de la date à laquelle l’information a été mise à jour.
• Chaque item possède un statut d’activité, soit d’utilisation aux différents documents gérés. Le logiciel est livré avec les statuts standards « Actif », « Suspens » et « Inactif » (archivé). Toutefois cette liste est entièrement personnalisable et illimitée. Par exemple, le statut « Inactif » sera fréquemment utilisé en présence d’un item désuet ou discontinué. Avec la sécurité informationnelle de CTRL/Smigg, il est possible de configurer l’environnement de travail de chaque utilisateur, de façon à lui donner accès strictement aux statuts auxquels il doit avoir accès dans le cadre de sa fonction.
• L’onglet « Référence » des fiches « Item », « Version » et « Entrepôt » offre 15 champs de référence additionnelle pour la gestion d’information personnalisée qui peuvent être exploités pour la gestion de besoins spéciaux. Le libellé associé à chaque champ « Référence » peut être personnalisé selon les besoins de l’entreprise par le biais de CTRL/Smigg.
• Chaque fiche « Item » offre un champ « Commentaire » permettant une documentation de 99 pages de texte (8.5 x 11) avec disponibilité de l’éditeur RTF standard de CTRL/Smigg. La plateforme applicative de CTRL permet aussi l’insertion de traces temporelles (« Timestamp ») pour le suivi rigoureux de chaque annotation effectuée par item.
• Consultation en temps réel des quantités en stock, en commande (achat), quantité minimum, quantité réservée (vente/fabrication) et quantité nette disponible directement à la fiche « Item ».
• Valeur de l’inventaire et du coût des marchandises vendues gérés selon l’approche du « Coûtant moyen ». Ce dernier est constamment ajusté selon l’ensemble des transactions effectuées quotidiennement sur un item. L’ajustement interactif du coûtant moyen des items est entièrement contrôlé par le code de la transaction effectuée et il peut être soit activé désactivé selon la nature de la transaction par le biais de paramètres de configuration. Une gestion flexible est possible telle qu’expliquée à la section « Architecture transactionnelle et documentaire ouverte ».
• Gestion de listes de matériel multiniveau pour les items de type « Produit fini » et « Semi-fini ».
• Fonction de prise d’inventaire physique avec interface de travail pour utilisation de lecteurs de codes à barres mobiles sans fil (wireless). L’utilitaire prévoit une approche intelligente de validation pour détecter les anomalies de localisation et permettre au personnel d’ajuster au besoin l’emplacement des items lors de la prise d’inventaire. Le système détecte, par exemple, la saisie redondante d’un item ou la présence d’un même produit à deux emplacements différents. Vous pouvez donc doubler l’efficacité des efforts déployés sur le plancher.
• Historique transactionnel global ou par item qui vous permet d’analyser l’ensemble des transactions effectuées sur l’item selon différents critères, entre autres, en exploitant la fonction « Filtre » de CTRL/Smigg. Il est très facile et rapide de retrouver, par exemple, le propriétaire d’un item précis uniquement avec le numéro de série en main.
• Utilitaire d’importation des fiches Item/Version. Cette fonction permet, par exemple, l’importation d’un catalogue de produits sur CD d’un fournisseur.
• Utilitaire d’importation de transactions provenant d’un système externe avec validation d’intégrité et rapport d’exceptions et d’erreurs. Par exemple, un système de pesée.
• Liste numérique et alphabétique des items offrant un forage interactif (« Drill Down ») par version.
• Liste des items par catégorie offrant un forage interactif (« Drill Down ») par version.
• Liste des items par entrepôt et liste par catégorie d’item par entrepôt offrant un forage interactif (« Drill Down ») par version.
• Liste d’items par fournisseur intégrant des critères de sélection sur le numéro de pièce du fournisseur (distributeur), le code de fabricant et le numéro de pièce du fabricant. Ces critères permettent des recherches plus pointues au besoin.
• Rapports d’évaluation d’inventaire permettant d’évaluer l’inventaire à une date spécifique souhaitée, donc pouvant être antérieure à la date du jour. Cette caractéristique de comptabilité récursive élimine donc des contraintes et des limitations fréquemment rencontrées en fermeture d’exercice annuel. Trois regroupements de présentation et d’analyse sont disponibles : par entrepôt, par catégorie d’item et par code de transaction. Ces rapports offrent un forage interactif (« Drill Down ») qui permet de consulter interactivement le détail de la valeur sommaire affichée pour une analyse plus approfondie de l’information.
• Plusieurs rapports d’analyse des transactions d’inventaire sous différents angles : par date, par code de transaction, par item, par catégorie d’item, par entrepôt, par intervenant (client/fournisseur), par document, par projet, etc.
• Rapports de support à l’inventaire physique périodique, structuré par entrepôt et localisation (BIN), si ces inventaires sont faits sur papier et non par utilisation de lecteur code de barre et intégration directe à la base de données centrale.
• Plusieurs rapports de statistique comparative d’utilisation « année, mois, période » : par item, par catégorie d’item, par entreprit, par intervenant, etc. En combinant les critères adéquats, plusieurs questions usuelles en gestion d’inventaire peuvent trouver leur réponse : Quels sont les items que nous ne vendons plus et dont nous devrions nous départir rapidement ? Quel est le volume de vente globale ou d’un item donné généré par un client dans l’année ? Quel est notre volume d’achat global ou d’un item donné chez un fournisseur pour l’année, en moyenne par mois ou pour une période spécifique, etc.
  

Commandes de ventes

• Gestion des soumissions d’affaires et des commandes de vente transparente et intégrée. La soumission passe en mode « Commande de vente » simplement en modifiant le statut du document après l’approbation du client. Les items inscrits à la commande sont alors automatiquement réservés à l’inventaire.
• Commande de vente et facturation de produits standards ou spéciaux avec possibilité d’insertion de ligne commentaire.
• Configurateur de prix pour la définition de règles de fixation de prix selon une combinaison de différents critères : Catégorie d’item, de version, l’entrepôt, le territoire du client, catégorie de client et de projet. Le prix peut être configuré en fonction d’un intervalle de quantité, d’un intervalle de date et d’une journée particulière pour faciliter la gestion des contextes de ventes particuliers : promotion spéciale pendant une période fixée, escompte automatique pour les clients d’une catégorie particulière, escompte de volume, rabais en % sur une catégorie d’items donnée, etc.
• Possibilité d’attachement de documents numériques externes complémentaires à la commande de vente (ex. : plans, dessins, spécifications, etc.) avec visionneuse intégrée de documents numériques qui permet de consulter immédiatement et de naviguer parmi la liste de documents attachés. La visionneuse est également intégrée à l’explorateur Windows^MD et permet donc d’ouvrir et d’éditer rapidement un document attaché dans son éditeur natif (ex. : MS-Word^MD, MS-Excel^MD, PDF Adobe^MD, etc.).
• Option de mise à jour rapide des prix d’une commande historique en fonction des derniers prix en vigueur.
• Intégration complète avec CTRL/Projet pour une allocation des TEC (Travaux en cours) et des revenus automatiquement par projet. Gestion des retenues par projets entièrement supportée.
• En présence de CTRL/Projet, la gestion de l’avancement et des livrables client selon l’avancement est gérée avec rigueur par ligne de commande.
• La fonctionnalité de « Liste de matériel » supporte un mode « Kit de vente » qui permet de définir un nombre illimité d’assemblages de vente. Cette possibilité permet d’accélérer la création de commandes de vente complexe en n’ayant à spécifier que le code de « Kit » pour déclencher l’insertion et la complétion de la commande. Combinée à l’option de conversion d’une commande de vente en commande d’achat, l’utilisation du concept de « Kit de vente » permet de gérer la fabrication dite « sur commande ». La fonction offre deux modes : multiplication des quantités au détail de « Kit » selon la quantité du produit principal inscrit ou sans multiplication.
• Langue de communication définissable par commande de vente. La langue par défaut est initialisée par la langue de la fiche client associée à la commande. La production des documents pour le client exploite par la suite sa préférence de communication.
• Identification du vendeur par commande de vente. En plus d’être utilisé pour les statistiques de vente, le champ « Vendeur » permet également d’appliquer une configuration de fenêtres de travail spécifique par vendeur par le biais de CTRL/Smigg. Le représentant ne voit alors que ses dossiers.
• Identification du territoire par commande de vente. Utile pour les statistiques de distribution territoriale des ventes potentielles et des ventes réelles. Facilite aussi la gestion d’un réseau de revendeurs en permettant d’orienter les efforts sur un territoire donné au besoin. Le territoire est une information clé lors de la configuration d’un système centralisé de gestion des ventes pour une entreprise œuvrant à l’international. Les fenêtres de travail de chaque succursale associée à un pays peuvent être optimisées pour ne présenter que leurs dossiers de ventes spécifiques.
• Identification du transporteur par commande de vente. Cette fonction permet de regrouper rapidement la livraison des commandes livrables par transporteur au quai d’expédition.
• Possibilité de spécifier l’adresse de livraison et l’adresse de facturation par commande de vente. Ces adresses sont initialisées par défaut avec l’adresse du client lié à la commande.
• La date de livraison est définissable par ligne de commande. Cette caractéristique permet de gérer les livraisons à venir avec précision et nuance l’analyse de gestion du suspens.
• Formulaires de commandes standardisés (globaux) ou personnalisés par client au besoin. Tout formulaire personnalisé peut être conçu et ajusté par le biais du module « Générateur de rapports et de formulaires » de CTRL/Smigg.
• Liste et analyse des commandes de vente en suspens offrant plusieurs critères de sélection pour des analyses selon différents angles de gestion.
  
  

Facturation

• Facturation partielle et progressive des commandes avec un suivi rigoureux des items en suspens (B.O.).
• Modalités de facturation et de paiement intégrés au processus de facturation pour permettre à l’usager de sélectionner le mode applicable (au compte, en argent, par chèque, visa, etc.) selon le contexte du client. Un mode par défaut peut être défini à la fiche client de CTRL/Finance.
• Fonctionnalité de facturation au comptoir avec possibilité d’exploitation de lecteurs de code à barres pour accélérer le processus. Cette fonction peut prendre charge d’un volet « Distribution au détail » présent dans l’entreprise tout en demeurant entièrement intégrée dans un contexte de gestion de projets s’il y a lieu. Par exemple, une entreprise offrant à la fois des services professionnels spécialisés et la vente de pièces de rechange pour réparation. La fonction est également entièrement intégrée aux commandes de vente, ce qui permet de créer une commande en amont et de la traiter par la suite à partir de la facturation au comptoir. Cette dernière caractéristique permet de prendre une commande par téléphone et de finaliser la facturation de la commande lorsque le client passe au comptoir prendre livraison de matériel.

• Possibilité de gestion de facturation répétitive via une fréquence définissable par commande de vente avec flexibilité de distinction d’un montant de début, d’un montant répétitif et d’un montant (solde) de fin. La fonction permet également de limiter la facturation périodique à une période donnée. Cette caractéristique permet de gérer les facturations de type « location mensuelle » qu’il s’agisse d’un équipement à louer ou de loyers d’immeuble.
• Configurateur de taxation pour la gestion de différents cas de taxation dans une même commande. Le configurateur permet de gérer autant les différences liées au type de produit que les différences liées au territoire fiscal de la vente.
• Fenêtre sommaire de facturation permettant d’ajuster certains paramètres comptables tels que la date d’échéance de la facture.
• Reproduction (réimpression) possible de facture en tout temps.
• Intégration complète avec CTRL/Finance (journal des ventes, comptes clients et coûts des marchandises vendues). La notion de « distribution comptable » permet d’opérer avec transparence autant dans des contextes comptables complexes ou très simples. Le logiciel opère du particulier au global avec douze critères potentiels pour définir l’assignation comptable d’une transaction.
• Formulaires de facture standardisés (globaux) ou personnalisés par client au besoin. Tout formulaire personnalisé peut être conçu et ajusté par le biais du module « Générateur de rapports et de formulaires » de CTRL/Smigg.
• En présence de CTRL/Dossier, tous les contacts natifs et liés à l’intervenant impliqué sont présentés pour l’envoi de commandes ou de factures par courriel.

Demandes de prix et Commandes d’achat

• Définition des caractéristiques d’achat par fournisseur par item. Aucune limite du nombre de fournisseurs possible par produit. L’option permet de gérer les équivalences de codification entre la codification interne d’un produit et ses équivalences externes, réciproques à chacun des fournisseurs possibles. Ces équivalents sont directement exploités lors de la création de commandes d’achat afin d’utiliser la codification spécifique du fournisseur sélectionné. En présence de différents fournisseurs pour un même produit, un champ « Priorité » permet d’identifier le fournisseur à exploiter en priorité.
• Définition possible d’une quantité économique d’achats (matière première) ou de fabrication (produits finis et semi-finis) par item. Cette information est récupérée par l’acheteur ou le gestionnaire de production pour établir la quantité d’achats ou de fabrication optimale en termes d’amortissement de coûts, exemple, de transport ou associés à la complexité du procédé de fabrication (« Setup / Release Time »).
• Gestion de commandes d’achat et réception de produits standards ou spéciaux avec possibilité d’insertion de ligne commentaire.
• Langue de communication définissable par commande d’achat. La langue par défaut est initialisée par la langue de la fiche fournisseur associée à la commande.
• Possibilité de spécifier une adresse d’achat et de livraison différente par commande d’achat.
• Date de livraison globale par commande et définissable par ligne de commande au besoin. Cette caractéristique permet de gérer les livraisons à venir avec précision et nuance également l’analyse de gestion du suspens.
• Identification de l’acheteur par commande d’achat. En présence d’une équipe de plusieurs acheteurs, ce champ « Acheteur » permet de séparer et répartir les achats par spécialité d’achat ou simplement pour une répartition de la charge de travail. L’approche est implantée via une configuration spécifique de fenêtres de travail par acheteur par le biais de CTRL/Smigg. Chaque acheteur ne voit alors que les demandes de prix et commandes d’achats qui lui sont assignées.
• Gestion des demandes de prix aux fournisseurs à partir de la commande d’achat. Le logiciel permet d’expédier une demande de prix simultanément à plusieurs fournisseurs ciblés par courriel à partir d’une même commande d’achat. Une fois le fournisseur final sélectionné, la commande d’achat en attente est ajustée et convertie en commande d’achat formelle et active simplement en modifiant son statut. L’indicateur « En commande » des items inscrits à la commande est alors majoré.
• Configurateur de prix pour la définition de règles de fixation de prix d’achat selon une combinaison de différents critères : Catégorie d’item, catégorie de version, entrepôt, territoire du client, catégorie de fournisseur et catégorie de projet. Le prix peut être configuré en fonction d’un intervalle de quantité, d’un intervalle de dates et d’une journée particulière pour faciliter la gestion des ententes spéciales avec un fournisseur donné. L’application interactive du configurateur permet ainsi à l’acheteur de procéder rapidement à l’émission d’une commande d’achat sans avoir à se soucier des prix à inscrire comme ces derniers sont automatiquement proposés par le logiciel selon le fournisseur sélectionné
• Gestion de commande ouverte (« Blanket order ») simplifiée et facilitée via le configurateur de prix dans un cadre de prix prénégocié (ex. : commande ouverte) avec un fournisseur. Une option « Configurateur de prix de l’intervenant » directement à l’entête de la demande de prix et de la commande d’achat permet de consulter en tout temps l’entente de prix négocié avec un fournisseur.
• Possibilité d’attachement de documents numériques externes complémentaires à la commande de vente (ex. : plans, dessins, spécifications, etc.) avec visionneuse intégrée de documents numériques qui permet de consulter immédiatement et de naviguer parmi la liste de documents attachés. La visionneuse est également intégrée à l’explorateur Windows^MD et permet donc d’ouvrir et d’éditer rapidement un document attaché dans son éditeur natif (ex. : MS-Word^MD, MS-Excel^MD, PDF Adobe^MD, etc.).
• Option de génération directe d’une commande d’achat à partir d’une commande de vente. Cette caractéristique est très utile lorsque l’entreprise opère par commande spéciale pour chaque client. Via un automatisme, cette option évite le besoin de créer manuellement une commande d’achat identique à la commande de vente.
• Configurateur de taxation pour la gestion de différents cas de taxation dans une même commande. Le configurateur permet de gérer autant les différences liées au type de produit que les différences liées au territoire fiscal des achats.
• En présence de CTRL/Projet et de gestion de projets, la gestion des commandes d’achat valide les paramètres budgétaires de chaque projet permettant d’aviser le créateur d’une commande d’achat que cette dernière conduit à un dépassement du budget prévu. La flexibilité de la validation prévoit l’affichage d’un message uniquement, le blocage complet de la commande et la définition d’un pourcentage de tolérance pour un dépassement possible. De plus, ce type de validation peut se définir et se préciser par « Projet-Activité-Extra ».
• En présence de CTRL/Projet, tout le logiciel est modulé en fonction de la notion de projet et toutes les analyses disponibles peuvent être effectuées pour un projet donné. Par exemple, il est possible de connaître les commandes d’achat en suspens (engagements) liées à un projet spécifique.
• L’intégration avec le module « Suivi des achats et sous-traitances » de CTRL/Projet permet l’analyse de la rentabilité par projet en intégrant les commandes en cours sur le projet. La gestion des engagements et désengagements est automatique et transparente avec l’intégration complète de CTRL/Produit et de CTRL/Projet.
• Analyse des items à commander. Pouvant être produit et analyser en tout temps, le logiciel peut suggérer une liste d’items à commander selon la quantité nette disponible en inventaire : En stock + En commande — Réservé — Qtée minimum. Cette analyse offre également une recommandation selon la quantité économique d’achats.
• Liste des commandes d’achat en suspens offrant plusieurs critères de sélection pour des analyses selon différents angles de gestion.
• Formulaires de base (globaux) ou personnalisés par fournisseurs de commandes d’achat. Possibilité de différents formulaires par type de document d’achat (demande de prix, commande finale, etc.). Réimpression possible de commande et de bon de réception en tout temps. Tout formulaire personnel peut être conçu par le biais du module « Générateur de rapports et de formulaires » de CTRL/Smigg.
  
  

Réception de marchandises et factures d’achat

• Réception partielle et progressive des commandes avec un suivi rigoureux des items en suspens (B.O.).
• Fenêtre sommaire de réception d’achat permettant d’ajuster certains paramètres comptables tel que la date d’échéance de la facture d’achat. L’affichage ou non de l’information financière à la fenêtre sommaire de confirmation est paramétrable.
• Gestion des retenues de type « Progressive » ou « Finale ». Quatre configurations possibles : « Aucune », « Avant taxes », « Après taxes », « Distribuées après taxes » en contexte de gestion de projets où il y a un volume important de sous-traitance. La retenue est alors payée uniquement sur la réception complète des services et des biens du sous-traitant.
• Fonction de fermeture finale de commande non complétée. Cette option permet de terminer, donc fermer, une commande lorsque cette dernière possède encore des quantités à traiter et en suspens. Cette option peut opérer en lot (liste de commandes) à partir d’une sélection aléatoire de commandes. Possibilité d’annulation partielle d’une commande via deux approches : soit saisir une quantité et un montant en négatif directement à une ligne de détail ou une option « Renverser la quantité traitée » qui opère un renversement pour une ligne sélectionnée.
• Intégration complète avec CTRL/Finance (journal des achats et comptes à payer). La notion de distribution comptable permet d’opérer avec transparence autant dans des contextes comptables complexes ou très simples. Le logiciel opère du particulier au global avec douze critères potentiels pour définir l’assignation comptable d’une transaction.
• La fonction de « Paiement en lot des fournisseurs » de CTRL/Finance intègre la notion de « Facture en cours d’approbation ». Ces dernières sont automatiquement exclues du lot de paiement, mais l’indicateur visuel permet également au personnel administratif de faire un suivi au besoin avec l’intervenant interne lié à la facture d’achat, par exemple, un chargé de projets. 
• Possibilité de gestion de processus d’approbation des commandes d’achat et/ou des factures d’achat (paiements fournisseurs) par responsable administratif ou de projets (chargé de projet). Combiné à la flexibilité et aux possibilités de filtration interactive et dynamique de la plateforme CTRL/Smigg, chaque utilisateur impliqué dans la gestion d’un volet « Achat » peut opérer dans un encadrement contrôlé. Exemple : Ne peut gérer et intervenir que sur les projets dont il est responsable. Ne peut intervenir que sur des commandes d’achat d’un type donné. Ne peut voir et intervenir que sur les commandes d’achats d’un statut donné, etc. L’ensemble de cette flexibilité permettant d’informatiser tout processus d’achat particulier dans une même solution logicielle.
• La gestion des commandes d’achat et des factures d’achats peut s’opérer totalement dans le domaine numérique grâce à un visualisateur de document intégré à la plateforme CTRL/Smigg.
• Intégration avec les rapports d’analyse et le module « Suivi des achats et sous-traitances » de CTRL/Projet lorsqu’il est présent. CTRL/Produit alimente dynamiquement les notions d’engagement et de retenue en contexte de gestion de projets.
• En présence de CTRL/Dossier, tous les contacts natifs et liés à l’intervenant impliqué sont présentés pour l’envoi de commandes ou de factures par courriel.

Commande de fabrication

• Gestion de produits finis et semi-finis par liste de matériel (« BOM ») multiniveau disponible sur un item de ce type. Seuil minimum d’inventaire à conserver et quantité économique de fabrication définissable par produit fini et semi-fini.
• Gestion de commandes de fabrication avec insertion explosée, ou non, de la liste de matériel à la commande de production avec multiplication automatique de la liste de matériel selon la quantité à fabriquer. Toute commande de production active d’un produit fini et semi-fini augmente automatiquement la quantité en commande de l’item en question. Une fois sa fabrication complétée, l’entrée en stock de l’item réduit à sa quantité en commande. La quantité de production en cours d’un produit fini ou semi-fini est donc constamment connue.
• Possibilité d’attachement de documents numériques externes complémentaires à la commande de vente (ex. : plans, dessins, spécifications, etc.) avec visionneuse intégrée de documents numériques qui permet de consulter immédiatement et de naviguer parmi la liste de documents attachés. La visionneuse est également intégrée à l’explorateur Windows^MD et permet donc d’ouvrir et d’éditer rapidement un document attaché dans son éditeur natif (ex. : MS-Word^MD, MS-Excel^MD, PDF Adobe^MD, etc.).
• Selon l’approche de fabrication optimale pour l’entreprise, le processus de planification de la production peut être structuré en étapes :

1. 1. Analyse et lancement des commandes de fabrication des produits finis qui déclenchent la réservation (besoins) des semi-finis de premier niveau.
   2. Analyse et lancement des commandes de fabrication des semi-finis de niveaux subséquents qui déclenchent également les réquisitions (réservation) de matières premières requises.
   3. Analyse et lancement des commandes d’achats fournisseurs nécessaires pour les matières premières complémentaires.

• Contrôle complet par le gestionnaire de la production du relâchement et du lancement de la commande de fabrication sur le plancher. Par le biais de la gestion du statut de la commande de fabrication, le gestionnaire peut mettre en place une étape préparatoire et d’approbation des commandes de production potentielles avec son équipe et conserver l’activation finale de la commande sous sa responsabilité. Dans ce type de contexte, les possibilités de filtration de CTRL/Smigg permettent que chaque intervenant puisse voir et agir uniquement sur les commandes de fabrication d’un statut donné et/ou sous sa responsabilité. C’est ainsi que le gestionnaire de production peut être le seul à voir et pouvoir modifier le statut d’une commande de fabrication du statut « À approuver » à « Active » (relâchée) au besoin.
• En contexte et présence de CTRL/Projet, chaque commande de fabrication peut devenir un projet d’analyse des coûts de fabrication d’un produit fini (matériel et main-d’œuvre) permettant ainsi de répondre à deux besoins fréquents : analyse détaillée des coûts de production et de la rentabilité d’une fabrication sur commande (sur mesure Client) ou lancement d’une commande de fabrication pilote pour valider le coût standard d’un produit fini à l’inventaire sur une base périodique.
• Utilisation possible d’une identification unique (ID) par lot de fabrication sous forme de code à barres, ou de code QR, pour des besoins de traçabilité, d’accélération de la mise en production et de l’entrée en stock par le biais de lecteurs de code à barres sur le plancher de l’usine (station de travail) et à l’entrepôt.
• Génération et association possible d’une séquence de numéros de série à l’entrée des produits finis et semi-finis en inventaire. L’unicité d’item ainsi créée est par la suite exploitée tout au long du cycle de vie de l’item à différentes fins : identification de clients lors d’un rappel de produit pour un aspect présentant un danger potentiel, retour de marchandise (RMA) pour réparation, etc. Cette caractéristique de traçabilité est particulièrement pertinente dans un contexte médical où le numéro de série agira comme référence « DIN ».
• Gestion simplifiée des besoins de fabrication sur commande (sur mesure) grâce à un automatisme permettant de rapidement transformer une commande de vente détaillée en réquisition (réservation) de produits finis, semi-finis et de matières premières requises pour la fabrication.
• Analyse des produits finis et semi-finis à fabriquer, soit sous le seuil minimum d’inventaire recommandé.
• Liste des commandes de fabrication en cours et de leur statut de production
• Analyse du prix de revient et de la rentabilité d’une fabrication sur commande
  

• Le module de gestion de documents est un module permettant de supporter la gestion de documents personnalisés et complémentaires aux documents de base standards livrés avec CTRL/Produit : commande de vente, commande d’achat, réquisition et commande de fabrication. Tout type de document personnalisé créé et géré avec le module profite de l’ensemble des possibilités fonctionnelles des documents standards.
• Une codification de document jusqu’à dix caractères avec la possibilité additionnelle de définition de préfixe de codification par type de document est disponible.
• Configurateur de type de documents permettant de définir l’impact transactionnel selon le type de document ainsi que les interrelations entre plusieurs documents faisant partie d’une chaîne opérationnelle de documents imbriqués. Un document maître engendre alors un document secondaire et il n’y a aucune limite au nombre de documents faisant partie d’une chaîne. En combinaison avec la flexibilité de personnalisation d’interface de CTRL/Smigg, CTRL/Produit peut donc supporter tout processus spécial interne simple ou complexe.
• Possibilité d’assignation d’une couleur par type de document. Cette caractéristique accroît l’efficacité opérationnelle de l’usager en lui permettant d’identifier rapidement chaque type de documents aux différentes fenêtres de travail de base (commandes de vente, commandes d’achat et documents généraux). L’identification visuelle de documents prioritaires à traiter est donc simplifiée.
• Possibilité d’attachement de documents numériques externes complémentaires à la commande de vente (ex. : plans, dessins, spécifications, etc.) avec visionneuse intégrée de documents numériques qui permet de consulter immédiatement et de naviguer parmi la liste de documents attachés. La visionneuse est également intégrée à l’explorateur Windows^MD et permet donc d’ouvrir et d’éditer rapidement un document attaché dans son éditeur natif (ex. : MS-Word^MD, MS-Excel^MD, PDF Adobe^MD, etc.).
• Possibilité de personnaliser plusieurs libellés opérationnels pour les rendre spécifiques par type de document et ainsi mieux les distinguer.
• Annulation partielle ou complète d’un document déjà traité. Deux approches possibles : soit saisir et traiter une quantité et un montant en négatif directement à une ligne de détail ou l’exploitation de la fonction « Renverser la quantité traitée » qui opère un renversement total de la quantité traitée, soit pour l’ensemble du document ou pour une ligne sélectionnée.
• Formulaire global ou spécifique par type de document. Dans un cadre de documents spéciaux, le générateur de rapports de CTRL/Smigg est habituellement mis à contribution pour concevoir des formulaires PDF ou imprimés spécifiques à chaque type de document.
• Liste des documents en suspens offrant plusieurs critères de sélection pour des analyses selon différents angles de gestion.

• Architecture transactionnelle entièrement ouverte permettant de créer et de gérer des codes personnalisés de transactions et de configurer leur impact sur les accumulateurs de base d’inventaire, la gestion par projet et la gestion comptable.
• Architecture documentaire numérique complètement ouverte offrant la possibilité de création et de gestion de types de document personnalisés en complément aux types standards livrés pour les ventes, les achats et la fabrication. L’impact transactionnel de chaque type de document est configurable, soit au moment de sa création et de son traitement, via l’association des codes de transactions applicables dans le contexte du processus à gérer. Tout processus interne spécial est donc facilement gérable via CTRL/Produit grâce à cette flexibilité documentaire.
• Possibilité d’attachement de documents numériques externes complémentaires à la commande de vente (ex. : plans, dessins, spécifications, etc.) avec visionneuse intégrée de documents numériques qui permet de consulter immédiatement et de naviguer parmi la liste de documents attachés. La visionneuse est également intégrée à l’explorateur Windows^MD et permet donc d’ouvrir et d’éditer rapidement un document attaché dans son éditeur natif (ex. : MS-Word^MD, MS-Excel^MD, PDF Adobe^MD, etc.).
• Le logiciel supporte la gestion multidevise par le biais de conversions automatiques entre les différentes devises impliquées dans une transaction. Le lien avec CTRL/Finance via le concept de « Distribution comptable » permet de prendre en charge et d’implanter une gestion comptable rigoureuse des notions « Provision sur taux de change » et « Gain ou Perte sur taux de change ».
• Le logiciel supporte une gestion multiunité étable via une table de codes d’unité personnalisables incluant la définition de l’ensemble des équivalences interunité applicable.
• Gestion récursive de la division mathématique théorique par zéro en présence de transactions portant temporairement une quantité d’inventaires sous zéro. Un cas typique étant la réception physique d’un item qui est immédiatement vendu sans avoir respecté le processus de réception en amont de la commande d’achat informatique. Le logiciel offre des paramètres permettant de bloquer ce type de transaction ainsi que celle qui porte la quantité disponible sous zéro. D’autre part, pour optimiser la flexibilité opérationnelle tout en s’assurant d’une gestion adéquate du coûtant moyen, des mécanismes récursifs sont prévus pour s’assurer de l’intégrité et de la qualité de l’information financière. Un volet fondamental en présence de CTRL/Finance et de CTRL/Projet.
• Possibilité de connaître en tout temps l’utilisateur ayant effectué une transaction particulière. Il s’agit ici d’une traçabilité additionnelle et complémentaire à celle effectuée automatiquement par CTRL/Smigg via sa fonction de traçabilité des accès (« audit trail »).
• Présence d’un configurateur poussé de distribution comptable des transactions générées par le logiciel qui permet une gestion globale ou très précise des écritures comptables grâce à une flexibilité de combinaison de douze dimensions dont, entre autres : la nature de l’opération, le code de transaction, la devise, le territoire, la division, l’entrepôt, la modalité de facturation ou de paiement, la catégorie d’item, etc. Ce configurateur est la pierre angulaire de l’intégration transactionnelle interactive avec CTRL/Finance et CTRL/Projet.
• Gestion transactionnelle « multicompagnie » et « intercompagnie » entièrement supportée.
• Intégration comptable complète et dynamique en présence de CTRL/Finance (coûts des marchandises vendues et autres). La flexibilité de l’approche par « Configurateur de distribution comptable » permet d’opérer avec transparence autant en contexte comptable complexe ou qu’en contexte simple.
• Possibilité d’intégration d’applicatifs externes spécialisés (via API), par exemple, pour la récupération de transactions provenant d’un système de pesée. L’utilisation de l’API CTRL standard garantit que l’ensemble des validations nécessaires sont appliquées pour garantir constamment l’intégrité et la qualité de l’information intégrée à l’inventaire.
  

Tous les logiciels CTRL profitent des capacités fonctionnelles complémentaires de la puissante plateforme CTRL/Smigg dont voici quelques caractéristiques clés :

• Conception d’environnements de travail personnalisés (agencement de fenêtres) par utilisateur avec possibilité d’exploitation de plusieurs écrans avec fenêtre flottante. Une approche de travail spécifique par utilisateur pour optimiser sa productivité dans son rôle.
• Gestion de la sécurité informationnelle et fonctionnelle permettant de rencontrer les plus hautes exigences en matière de protection de l’information sensible.
• Personnalisation de tout rapport via un générateur de rapports intégré.
• API et interface Web disponible pour intégration avec des applicatifs externes complémentaires.