CTRL/CLINIQUE
LA FLEXIBILITÉ ET LA PUISSANCE D’UN LOGICIEL INTÉGRÉ DANS UNE SOLUTION DE GESTION PROFESSIONNELLE EN SOINS DE SANTÉ!

• Le numéro de dossier patient est présent à la liste des colonnes défaut de la liste d'attente.
• La fonctionnalité de « Notes professionnelles » permet un formatage complémentaire de la note initialisée ou finale du professionnel. Il s'agit de la possibilité d'appliquer les options usuelles de « couleur, gras, etc. » aux sections souhaitées de la note saisie.
• Un paramètre de gestion permet d'afficher le carré qui indique qu'une note est signée sur un rendez-vous.
• Pour des questions de conformité aux règles de sécurité usuelles, une fois saisi ou modifié à la fiche patient, le champ « Authentification Web » est remplacé par des points lors de la sauvegarde de la fiche.
• Il est possible d'intégrer la console Kanban Patient dans un environnement de travail.
• Il est possible d'épingler et de conserver une note particulière en haut de la liste des notes professionnelles, ce qui vous permet de voir constamment toute information clé sur le patient à l'ouverture de son dossier.
• Il est possible d'ajouter l'indice de masse corporel (IMC) à la fiche « Patient ».
• Les notes historiques conservées au commentaire de chaque traitement du dossier de traitement ont été migrées vers la fonctionnalité de « Notes professionnelles » qui supporte la signature et traçabilité électronique. Chaque note professionnelle migrée sera automatiquement associée à un rendez-vous s'il est possible de le faire sur la base d'une correspondance des dates de traitement et des dates de rendez-vous historiques.
• Il est possible d'imprimer une note clinique même lorsqu'elle est verrouillée.
• Les usagers inactifs et l'usager lui-même ne sont pas présentés à la configuration des utilisateurs autorisés à utiliser une signature numérique d'un tiers.
• Dans les éléments de contexte, on retrouve « 1801 » pour la période d'activités de supervision en avant-midi, « 1802 » pour la période d'activités de supervision en après-midi et « 1803 » pour deux chirurgies effectuées simultanément en rôle 1.
• Un utilitaire de fusion de base de données est intégré afin de centraliser les bases de données de deux cliniques qui utilisent les mêmes numéros de dossier patient pour des patients différents. Le cas est d'ailleurs usuel lors de l'acquisition d'une clinique existante par une autre clinique et que l'on souhaite centraliser l'information. L'utilitaire s'assure ainsi de regrouper les dossiers patients en leur assignant un numéro de dossier unique dans le nouveau contexte de clinique centralisée, en plus de restructurer la gestion documentaire dans la même opération.
• Il est possible d'insérer automatiquement une signature numérique préautorisée à un formulaire lors de son impression, en plus de gérer les autorisations d'utilisation des signatures numériques selon l'utilisateur courant.
• La fenêtre d'association d'une note professionnelle à un rendez-vous a été remodelée pour assurer l'uniformité des fenêtres.
• La fenêtre de liaison d'un rendez-vous à une note professionnelle affiche la catégorie du rendez-vous pour faciliter l'association.
• Il est possible d'activer ou de désactiver une filtration par professionnel au niveau des notes professionnelles.
• Le secteur d'activité est obligatoire en présence d'un établissement hospitalier.
• Les signatures requises ont été mises en évidence dans les notes professionnelles afin de bien voir si une note est signée ou non.
• La gestion des patients permet d'appliquer la validation de doublons, autant à la création qu'à la modification.
• L’affichage de l’information financière est configurable; gardez les soldes des patients confidentiels en faisant disparaitre les champs « solde patient » et « solde tiers payeur » de leur fiche.
• Il est possible de repérer rapidement le dossier actif à votre écran de travail grâce à un indicateur visuel (écriture en bleu royal) qui fait ressortir le dossier courant sélectionné. Cet indicateur peut être personnalisé au niveau de la grosseur de la police de caractères et de la couleur.
• Le dossier patient est intégré à « Google Map » pour que vous puissiez connaitre le lieu de résidence de votre client en un seul clic.
• Logiciel bilingue; les usagers peuvent travailler simultanément dans leur langue respective.
• Les numéros de dossiers sont générés automatiquement et sont également modifiables manuellement.
• Gestion de la date de création et de modification du dossier patient.
• Intégration de la photo du patient à son dossier.
• Référence personnalisée de gestion par dossier (boite de modèles, fumeur, etc.).
• Personnalisation des colonnes à la liste des patients grâce à la fonction « Configurer » de CTRL/Smigg.
• Tri et recherche rapide de dossier patient par n'importe lequel champ clé de la fiche « Patient ».
• Validation à la création et/ou à la modification d’un dossier lorsque des données similaires existent.
• Indicateurs visuels d'assiduité affichent le nombre de rendez-vous manqués, déplacés ou annulés (année courante et année précédente).
• La saisie des disponibilités du patient pour ses rendez-vous permet d'offrir automatiquement des rendez-vous correspondants à ses préférences.
• Affichage de la date du dernier et du prochain rendez-vous et rappel directement à la fiche du patient.
• Saisie possible de 99 pages de commentaires par patient pour une approche client personnalisée.
• Statuts personnalisés de dossier pour une gestion efficace (dossier fermé, en collection, etc.).
• Indication de l'employeur du patient.
• Gestion des responsables pour les honoraires, les rendez-vous et les urgences.
• Téléphone à la résidence, pagette, cellulaire et au travail (avec no. de poste) pour le patient et les responsables.
• Communication via Internet avec le patient et les relations de ce dernier, et ce, pour tout type de communication.
• Dossier référent pour envois automatisés de lettres de remerciements ou l'analyse de l'efficacité de stratégies publicitaires.
• Langue de communication par dossier pour les envois postaux dans la langue du patient.
• Âge calculé et mis à jour automatiquement à partir de la date de naissance.
• Validation interactive du numéro d'assurance maladie du Québec avec date d'expiration du carnet de réclamation.
• Trois champs « Référence » additionnels pour la gestion de l'information non couverte par les champs de base de la fiche patient. Les libellés de ces champs peuvent être personnalisés.
• Gestion complète et nombre illimité d’assureurs par patient.
• Catégories personnalisables de patients pour la définition de profils marketing.
• Facteur par défaut d'ajustement automatique des tarifs facturables pour les dossiers spéciaux.
• Visualisation directe des soldes à facturer, à payer et des avances du patient et des assurances.
• Archivage et réactivation des dossiers patients.
• Dossier médical avec codes personnalisés et jusqu'à 99 pages de commentaires par maladie.
• Codes de diagnostics internationaux intégrés à la table des maladies de base.
• Création rapide de plusieurs dossiers avec la même adresse pour les dossiers patients d'une même famille.
• Regroupement par famille.
• Importation automatique de dossiers et de données de base provenant de logiciels concurrents.
• Lettres types intégrées et fusion automatique avec MS-Word^MD pour l'envoi ponctuel ou en lots de lettre à la clientèle.
• Utilitaire permettant la fusion rapide de dossiers en doublons pour le même patient.
  
  

Profil caractéristique et médical

• Un module « Prescripteur et assistant pharmacologique » est disponible avec le logiciel et permet, entre autres, la prescription interactive de médicaments. Une fois installée et activée, l'option « Prescription » peut être activée à partir du dossier patient, d'un rendez-vous à l'agenda ainsi qu'à partir du dossier de traitement d'un patient.
• Il est possible d'ajouter un type d'événement et une date d'événement pour un acte chirurgical RAMQ.
• Il est possible d'ajouter un type d'événement et une date d'événement pour un acte chirurgical.
• Il est possible de définir l'Indice de Masse Corporelle (IMC) dans le contexte, entre autres, des spécialistes en chirurgie buccale.
• Caractéristiques de gestion illimitées pour la définition de profils marketing personnalisés par patient.
• Implantation d'alarmes visuelles au niveau de la fiche patient (cercle de couleur), de la liste des patients, de la prise de rendez-vous et à l'agenda. Chaque caractéristique possède un degré de priorité et une couleur associée spécifique. La couleur affichée correspond à celle associée à la caractéristique la plus prioritaire au profil patient.
• L'information définie à la caractéristique de base est automatiquement transférée au profil du patient lorsque la caractéristique lui est assignée. Cette approche permet d'accélérer la personnalisation de l'information patient en ayant que la nouvelle information à ajouter.
• Chaque caractéristique de base et fiche profil permet la saisie d'environ 99 pages de commentaires. Un éditeur RTF permet une mise en forme de qualité du type MS-Word ^MD.
• Les codes de diagnostics médicaux internationaux sont intégrés à la table des caractéristiques de base.
  
  

Communication en lot

• L'envoi de résultats de rapports par courriel offre l'ensemble des adresses courriel disponibles au dossier « Patient », dont celles de la famille et celles des responsables au dossier. Cette amélioration accélère les communications avec vos patients et des tiers en évitant de devoir valider et de conserver en note l'adresse courriel ciblée (copier-coller) avant de l'utiliser à l'envoi lors de la production d'un rapport.
• La RAMQ a changé la version du protocole TLS, donc la version a été ajustée dans le protocole de communication.
• Le message courriel expédié lors d'une communication de « Rappel » a été amélioré.
• L'envoi de courriels supporte la configuration d'Office 365^MD.
• La fonction de communications vous permet de communiquer autant avec vos patients qu'avec les intervenants qui les accompagnent (professionnel référent, responsable des rendez-vous, etc.)
• Des critères de sélection permettent également d'opérer des communications encore plus ciblées.
• Envoi de courriel type à un groupe ciblé de patient ou de tout intervenant à son dossier ainsi qu’aux ressources de la clinique. Le tout avec ou sans ajout de mémo de suivi.
  
  

Gestion des rappels et d'interventions

• Délai de rappel définissable par patient.
• Classification des rappels par catégorie de traitement ou par professionnel traitant.
• Communication des rappels par courriel (Internet).
• Informations de traçabilité telles que la date et l'heure de la prise du rendez-vous sont conservées à la fiche du rappel lors de la confirmation de celui-ci par la prise d'un rendez-vous.
• Recherche de disponibilités à l'agenda directement activée à partir du rappel d'un patient pour lui proposer immédiatement les prochaines dates de rendez-vous possibles.
• Mode de « Rappel automatique » définissable.
• Gestion des cas de laboratoire.
• Gestion des appels de suivi de recevable patient.
• Centralisation de toute intervention de gestion à faire dans une seule fenêtre d'interventions en suspens qui permet l'élimination de rapports papier pour le suivi de la clientèle de la clinique.
• Système de messagerie interne augmentant l'efficacité du travail d'équipe en minimisant les déplacements reliés à l'échange d'information.
• Intégration dynamique avec la gestion des rendez-vous en présence du module « Agenda » pour la confirmation automatique des rappels.
  
  

Gestion documentaire

• La fusion de doublons effectue la fusion de la gestion documentaire des dossiers patients en mode fusionné.
• Un ajustement a été apporté sur le positionnement de la présignature au formulaire d'assurance dentaire.
• Création automatique d'un répertoire physique correspondant à chaque dossier patient.
• Intégration et conservation d'images, de documents, de fichier audio ou vidéo au répertoire documentaire du patient.
• Les documents de toute provenance peuvent alors être centralisés pour faciliter et accélérer leur consultation. Le module « Gestion documentaire et imagerie » affiche automatiquement tout document/image présent au répertoire physique du patient. Cette possibilité rend donc l'utilisation et l'intégration d'une caméra digitale standard, d'un logiciel d'imagerie externe, d'un pan numérique, extrêmement transparent.
  
  

Principaux rapports

• Fiche signalétique des dossiers patients.
• Impression directe de la fiche « Mardent ».
• Étiquettes pour entête de dossier physique ou pour envois postaux, par patient, par famille, pour le référent ou pour les rappels.
• Enveloppes postales pour le patient ou pour le référent du dossier.
• Liste alphabétique et numérique des dossiers patients.
• Fichier des coordonnées par patient et par famille pour une fusion directe avec un logiciel externe tel que MS-Word^MD .
• Lettre type de bienvenue pour le nouveau patient.
• Lettre type de rapport de consultation pour le patient et pour le référent.
• Lettre type de remerciement pour le référent.
• Liste des responsables par dossier patient.
• Liste des dossiers médicaux par patient.
• Liste des rappels, alphabétique ou par date, pour un intervalle de dates, de professionnels et de catégorie d’actes.
• Liste des patients sans rappel à partir d'une date donnée.
• Liste numérique et alphabétique des dossiers patients archivés.
• Liste des suivis à effectuer par patient pour la gestion des cas de laboratoires.
• Liste des interventions en suspens par patient.
• Analyse graphique des patients par code de référence de dossier, par statut de dossier, par sexe, par langue de communication, par ville de résidence, par code postal, par groupe d'âge, par ancienneté, par employeur, par catégorie, par professionnel, par référent, par clinique visitée, par famille et par ressource.
• Analyse graphique de la création mensuelle de nouveaux dossiers patients pour une période.
• Analyse graphique des patients assurés par compagnie d'assurance.
• Analyse graphique des familles fréquentant la famille versus le nombre de patients seuls.
• Analyse du nombre de patients rencontrés et des patients traités pour un intervalle de dates.
• Tous les rapports d'analyse offrent différentes formes de présentation graphique : pointe de tarte, courbe et histogramme.

Dossier de traitements

• Il est possible de modifier le responsable de facturation et/ou la ressource traitante d'un acte au dossier de traitement sans nécessité de créditer l'acte.
• Il est possible de modifier le champ « Ressource » et/ou « Responsable », du dossier traitement même si le traitement est facturé. Lors de la sauvegarde après la modification, le système déclenchera automatiquement un crédit et une nouvelle facturation afin d'ajuster selon la modification apportée. Attention, il n'est toutefois pas possible de le faire pour un acte de la RAMQ.
• L'ouverture du champ « numéro de série » a été optimisée à la fiche dossier traitement. Ce champ est présenté lorsque CTRL/Clinique est intégré à CTRL/Produit.
• Lorsqu'applicable, l'inscription du secteur d'activité est obligatoire à l'onglet « RAMQ » du dossier de traitement.
• Système expert d'encodage de traitements avec abréviation de gestion personnalisée.
• Structure de facturation « Objet-Composante-Acte » configurable.
• Plus de 15 000 règles de validation pour garantir l'intégrité de l'encodage, en plus de la possibilité de créer vos propres règles. Le logiciel permet également de copier les règles d'un acte donné pour les transférer à autre acte similaire.
• Principaux guides de tarifs de la santé inclus, entre autres : ACDQ, RAMQ, Dentistes spécialistes, Denturologistes, Médecins omnipraticiens et spécialistes, Audioprothésites et Optométriste, SSNA, FHDQ, ODA, ADQ, SDNB, CINOT, Sociétédentaire, Welfare et FDSQ.
• Les modalités incluent, entre autres : ACCORD, PBAS, GLOBAL, TELADJ, La Capitale, Union-Vie et Bilsland Griffith Benefit Administrators.
• Gestion des tarifs précédents et courants des actes à la facturation.
• Gestion des frais de laboratoire internes et externes. Calcul automatisé des frais de laboratoire internes pour être éligible au remboursement du crédit de taxes sur intrant (CTI).
• Automatisation d'une note professionnelle (protocole) prédéfinie et personnalisée par type de traitement qui sera conservée au dossier de traitement, dans le cadre d'une gestion du dossier patient sans papier.
• Description française ou anglaise par acte pour la personnalisation automatique de la facture selon la langue du patient.
• Catégories d'actes pour analyse des honoraires professionnels.
• Gestion et distinction du professionnel traitant et du professionnel responsable de la facturation.
• Encodage rapide des traitements par groupe d'actes configurables.
• Encodage en mode fiche ou en mode liste configurable pour plus de flexibilité et d'efficacité selon le contexte de gestion. L'approche en mode « Liste » permet d'améliorer la rapidité de saisie des actes au dossier tout en offrant une vue globale de l'encodage en cours.
• Établissement et conservation de l'historique du patient, de sa situation initiale, lors de sa première visite.
• 99 pages de commentaires par acte pour la documentation complémentaire.
• Option « Historique » qui présente la portion de l'historique comptable liée spécifiquement au traitement sélectionné.
• Dix champs « Référence » généraux sont disponibles pour gérer l'information non couverte par les champs de base de la fiche traitement dans des contextes particuliers. Les libellés de ces champs peuvent être personnalisés à l'aide des fonctions de personnalisation de la plateforme CTRL/Smigg.
• Intégration interlogiciel complète avec CTRL/Produit. Il est possible d'exploiter le lecteur de codes à barres à la fiche traitement pour accélérer la saisie d'items d'inventaire.
  
  

Plan de traitements

• Généré sous forme PDF, le plan de traitement peut être signé rapidement et directement à l'écran à la clinique ou expédié par courriel au patient pour sa signature à la maison.
• La fenêtre des plans de traitement a été remodelée, entre autres, pour repositionner l'entête en haut du volet « Détail » dans la fenêtre combinée.
• Le rapport standard d'impression des plans de traitement comportent plusieurs critères afin d'étendre son utilisation à différents contextes et besoin de gestion, par exemple pour une présentation du plan initial, pour présenter un plan de traitement selon son état en date du jour (avancement) et même pour supporter l'utilisation des plans de traitement comme lien de communication entre la salle et le secrétariat pour la facturation.
• La gestion des visites planifiées au plan de traitement offre plus de flexibilité pour faciliter la gestion des traitements (ou d'actes) posés sur plusieurs rendez-vous.
• Rapport combiné du plan de base et des plans alternatifs pour présentation au patient et confirmation de son consentement éclairé. Les plans non retenus peuvent être consultés en tout temps.
• Vous gérez des soins et produits taxables et non taxables selon qu'ils ont été prescrits ou non? Le logiciel permet une gestion automatisée des taxes dans ce contexte.
• Plusieurs plans de traitement possibles par patient.
• Définition de visites planifiées à partir du plan de traitement pour l'automatisation maximale de la prise de rendez-vous.
• Impression du formulaire d'assurance aux fins d'approbation auprès des assureurs.
• Impressions de propositions de traitements au patient.
• Transfert automatique des traitements planifiés à la facturation. Aucune redondance de saisie.
• Dates d'inscription, de début et de fin pour le suivi des traitements planifiés au plan de traitement.
• 99 pages de commentaires par acte pour la documentation complémentaire.
  
  

Facturation et assurance

• La modalité CAPITA possède la description « La Capitale/Beneva ».
• Pour des raisons d'hygiène et d'économie de papier, il est accepté que les cliniques transmettent la réponse de l'assureur (EOB et ACK) dans un format non éditable autre que l'impression. Il est ainsi possible d'envoyer la réponse de l'assureur par courriel au patient.
• À la suite de la décision de l'ADC et de l'ACDQ, le numéro d'assurance sociale (NAS) a été retiré des formulaires d'assurances.
• L'assurance Desjardins (AVDI) accepte la coordination des prestations, l'annulation de prestation et les plans de traitement.
• Il est possible de transmettre des demandes d'indemnisation à l'assureur Bilsland Griffith Benefit (modalité BGBA).
• Le formulaire d'assurance ne possède plus la notion de « numéro d'assurance sociale ».
• La version 4 de Sidexis est supportée par le logiciel.
• Le support de la coordination d'assurances multiples au niveau des télétransmissions est bonifié avec les assureurs « Manion », « GroupHealth » et « Group Source ».
• La fonctionnalité d'historique de facturation simplifiée supporte les ajustements en présence d'une avance de paiement du patient.
• Le critère de sélection « Avance » au rapport « Honoraire Recevable Global » (DS000471) permet de définir si le solde d'avance doit être inclus aux soldes patients, exclus du solde patient ou être affiché de façon séparée du solde patient.
• Un ajustement a été apporté pour éliminer le double message de rappel lorsqu'une facturation est annulée pour cause d'erreur et qu'une nouvelle facturation est refaite.
• Un ajustement au processus de crédit a été apporté pour éliminer la possibilité de création par erreur d'un deuxième rappel pour une même facturation.
• La fenêtre d'historique simplifiée offre une option « Historique détaillé » qui liste le détail complet de toutes les opérations comptables liées à la facturation du patient.
• Il est possible de transférer un solde assurance en solde patient avec la fenêtre de travail d'historique simplifié, une option aussi simple que de modifier (double-clic sur le champ) la modalité « Assureur » affiché à l'historique par la modalité « Patient » de votre choix.
• En présence et en intégration avec le logiciel CTRL/Produit, le logiciel Clinique permet d'affecter la facturation d'items par compagnie d'inventaire selon la ressource associée à la facturation au dossier de traitement du patient. Cette option ajoute à la flexibilité de gestion dans des contextes multisuccursale et multientrepôt.
• Le logiciel permet que l'utilisation et la facturation d'items gérés et intégrés en inventaire avec le logiciel d'inventaire « Produit » soient ventilées dans différentes compagnies d'inventaire et comptable. Cela permet une gestion d'inventaire spécifique par succursale (entrepôt) via le professionnel associé à la facturation, lui-même pouvant être associé à une succursale par défaut.
• Il est possible d'associer un guide de tarifs précis à une ressource afin de minimiser les erreurs d'encodage.
• Il est possible de déterminer une spécialité à une ressource. Lors de la saisie d'acte à la RAMQ, le système vérifiera si le guide correspond bien à la spécialité déterminée.
• Plus simple et plus accessible, la fenêtre de facturation et de paiement a été complètement redessinée pour rendre les étapes du processus plus visibles. De même, la fenêtre de sélection de modalités a elle aussi été entièrement redessinée afin de rendre son utilisation plus instinctive.
• Facturation simple et rapide pour la majorité des cas (argent, visa, chèque, etc.).
• Facturation spéciale pour une ventilation détaillée de toute combinaison de modalités de paiement. 
• Gestion de facturation par famille.
• Téléfacturation interactive par modem (CDAnet, RAMQ, ITRANS, NETPLUS) ou en lot par internet TIP-I (RAMQ). Plus de 100 assureurs sont d'ailleurs supportés.
• Possibilité d'inscrire jusqu'à deux considérations spéciales RAMQ pour un même traitement.
• Facturation et paiement par acte pour une gestion précise des revenus et des recettes, une option fondamentale dans le contexte d'un même patient traité par plusieurs professionnels différents.
• Possibilité de saisie de quantité pour la multiplication dynamique du tarif d'un acte.
• Gestion de professionnels rémunérés à pourcentage.
• Possibilité de facturation partielle (ou nulle) avec paiement partiel (ou nul) pour la gestion des traitements en cours et l’étalement des revenus.
• Choix du montant total ou du montant facturé pour l'impression du formulaire d'assurance.
• Inscription automatique d'un rappel suite à la facturation.
• Gestion des chèques postdatés.
• Génération automatique de transactions pour accélérer la saisie (ex. : 36 chèques postdatés).
• Gestion des soldes à facturer par acte pour identifier rapidement tout traitement en cours non facturé.
• Crédit de facture et de paiement pour correction ou annulation.
• La fonction « Centre d'appels » permet d'opérer le logiciel dans un contexte d'agence de facturation. L'interface exploitée par cette fonction regroupe l'information critique dans un minimum d'écrans dédiés uniquement à la facturation et la télétransmission aux assureurs.
• Gestion des avances de paiement avec date de disponibilité des fonds.
• Gestion des taxes par acte avec intégration complète avec CTRL/Finance pour l'impression automatique des rapports de remise en fin de période.
• Utilitaire de validation des patients à l'agenda, mais non facturés pour un intervalle de date en présence du module « Agenda ».
• Historique comptable détaillé du patient à l'écran avec possibilité de filtrer l'historique par traitement.
• Intégrité comptable complète selon la méthode d'écriture en partie double.
• Aucune fermeture de journée nécessaire puisque CTRL/Clinique est entièrement transactionnel.
• Impression des factures, des reçus et des formulaires d'assurance selon le nombre d'exemplaires demandés par le patient.
• Réimpression de factures et de reçus au besoin.
• Réimpression des rapports de télétransmission selon l'assureur.
• Impression de reçus d’impôt en fin d'année.
• Saisie du montant reçu avec calcul automatique du montant à remettre au patient.
• Table de distribution comptable pour une flexibilité maximale au niveau de la génération des états financiers de CTRL/Finance (revenus par professionnel, par catégorie d’actes, etc.). Possibilité d'opérer avec une comptabilité par ressource ou par succursale dans les contextes de professionnels opérant dans plusieurs succursales différentes.
• Numéro de dépôt par défaut par modalité pour une gestion simplifiée de la conciliation bancaire avec CTRL/Finance.
• Formulaires d'assurance et de factures bilingues standards, ou personnalisés, sur formulaire préimprimé ou directement sur papier blanc. L'impression sur papier blanc inclut, en même temps que l'information de facturation, les contours des formulaires standards de facture, de reçu ou d'assurance. La sélection d'un format particulier peut également s'effectuer à partir de la fenêtre sommaire de facturation.
• Possibilité de production de factures ou de reçus, qui peut être automatiquement séparée par succursale lorsque la facturation ou le paiement implique plusieurs succursales.
• Impression de duplicata de formulaires d'assurances, au besoin.
• Intégration interlogiciel complète avec CTRL/Produit. Il est donc possible pour une clinique de soins de santé de facturer simultanément des soins et des items d'inventaires dans CTRL/Clinique dans un contexte de gestion d'inventaire complet.
  
  

Recevables et états de compte

• La production des reçus pour fins d'impôt permet la sortie de tous les reçus associés aux membres d'une même famille.
• Une fenêtre de consultation et de gestion de l'historique de facturation d'un patient simplifie les corrections grâce à plusieurs possibilités d'ajustement direct et simplifié d'une information avec impact comptable sans nécessité de procéder par crédit et refacturation.
  Cette fenêtre de travail, qui remplace directement la fenêtre de travail connue dans le passé, est conçue de manière à appliquer toutes les modifications transactionnelles nécessaires pour conserver et garantir l'intégrité comptable tout en permettant à l'utilisateur de faire une seule opération.
  Une possibilité avec l'introduction de cette fenêtre est le changement direct de la modalité de paiement. Par exemple, pour changer un mode de paiement MASTER en VISA.
• Reconstitution des états de compte à n'importe laquelle date historique des transactions conservées dans le logiciel.
• Gestion des comptes à recevoir par patient et par assureur. La structure du logiciel vous permet même, au besoin, d'expédier des états de compte à tout assureur qui vous doit de l'argent pour un groupe de patients.
• Fonction de conciliation automatisée des états de compte RAMQ. Cette fonction récupère et analyse l'état de compte électronique de la RAMQ pour suggérer l'ensemble des paiements et crédits nécessaires. À partir d'une fenêtre de travail, il est alors possible de préciser ou de confirmer une action particulière. Sur votre confirmation, le logiciel effectue automatiquement tous les ajustements (coupures) nécessaires en générant les transactions de paiement et de crédit pour le traitement complet de l'état de compte. Par conséquent, la gestion des cas spéciaux ne s'effectue plus dossier par dossier, mais bien dans une fenêtre unifiée. Le traitement des cas spéciaux est alors fortement rapidifié.
• Liste de l'âge des comptes personnalisable (Courant-30-60-90, etc.)
• L'envoi ou non d'état de compte est configurable par patient pour permettre d'exclure les patients souhaités du processus d'envoi automatique.
• Possibilité d'exclure les patients qui ont remis des chèques postdatés lors de l'envoi des états de compte.
• Impression des états de compte par patient ou par responsable de paiement (ex. : le père ou la mère).
• Impression des états de compte par succursale.
  
  

Principaux rapports

• Le critère de sélection « Avance » du rapport « Honoraire Recevable Global » (DS000471) permet de définir si le solde d'avance doit être inclus, exclu ou affiché de façon séparée du solde patient.
  
• Détail du dossier de traitement par patient.
• Détail des plans de traitement par patient.
• Liste des traitements non complétés aux plans de traitement par patient.
• Analyse des honoraires sommaires par mois avec trois niveaux de forage interactifs (drilldown). Le premier niveau d'information offre un sommaire par mois, le deuxième par date et le troisième par patient.
• Analyse des honoraires journaliers triés par patient et par modalité, avec deux formats de présentation : horizontal ou vertical.
• Analyse des honoraires par facture.
• Revenus et recettes par période, par professionnel traitant, par responsable de facturation et par modalité de facturation. Deux modes de présentation par modalité sont disponibles, soit un modèle vertical et un modèle horizontal.
• États de compte sous forme d'une lettre type ou d'un formulaire avec ou sans partie détachable (français et anglais).
• Liste des recevables par patient, par assureur ou par responsable.
• Analyse graphique des honoraires par catégorie d'actes.
• Analyse graphique des honoraires par guide de tarifs.
• Analyse graphique des honoraires par source de référence.
• Analyse graphique des honoraires par statut de dossier patient.
• Analyse graphique de la distribution mensuelle des honoraires par ressource traitante.
• Analyse graphique de la distribution mensuelle des honoraires par responsable de facturation.
• Analyse graphique globale des honoraires par mois pour une période.
• Analyse des dossiers de traitements aux fins de statistiques.
• Historique de facturation, par date ou par facture, par patient.
• Demandes de paiement RAMQ par période.
• Le rapport d'analyse de l'admissibilité au remboursement de crédit de taxes sur intrant (CTI) est lié aux frais de laboratoire internes et externes.

• Il est possible d'envoyer les avis de rappel en lot par courriel et SMS.
  
• Le système propose les adresses courriel du patient, des membres de sa famille et de ses responsables lors d'un envoi de courriel à partir d'un rendez-vous.
• La fonctionnalité de prise de rendez-vous Web et mobile permet de déterminer un horizon maximal (période) d'affichage de disponibilités par catégorie de traitement afin de contrôler et personnaliser votre offre de plage de rendez-vous sur le Web.
• Le logiciel offre une fonctionnalité de prise de rendez-vous Web et mobile qui s'insère à différents processus de gestion. Cette fonctionnalité inclut un module « Interface Web et Services Clouds » qui permet à votre clientèle existante et potentielle de prendre rendez-vous directement à votre agenda.
  La fonction est paramétrable pour vous permettre de conserver le plein contrôle sur les plages horaires que vous souhaitez ouvrir sur le Web et sur les catégories (nature, type de traitement) de rendez-vous que vous souhaitez mettre à la disposition de votre clientèle.
• Le connecteur API standard (Web Service) offre la possibilité de lancer une requête Web en filtrant par catégorie de rendez-vous.
• La présentation de la date du dernier rendez-vous au portail Web Patient a été ajustée afin d'inclure l'année.
• Le prochain rendez-vous du patient est automatiquement inscrit à la facture.
• Suite à la migration des notes cliniques de la fiche rendez-vous vers la fonctionnalité de « Notes professionnelles », il est simple de transférer une note au dossier d'un rendez-vous à un autre. Il s'agit de modifier et d'associer le rendez-vous pertinent à la note professionnelle par le champ « Rendez-vous ».
• Dans le contexte d'horaire et de gestion complexe de ressources, la rapidité de changement de date à l'agenda a été améliorée.
• Il est possible de déplacer les rendez-vous d'une ressource qui annonce son absence à la dernière minute vers une autre ressource dont la plage horaire est définie sous le mode de « Plage fixe ».
• Les rendez-vous annulés ne sont plus oubliés grâce au paramètre permettant d'automatiser une action à poser au logiciel lorsqu'un patient annule son rendez-vous.
• L'âge et le courriel du patient peuvent apparaitre à l'infobulle du rendez-vous pour un coup d'oeil rapide.
• Déterminez l'ordre d'affichage de chaque onglet pour optimiser la navigation entre chaque cahier, selon vos besoins.
• Contrôlez le contexte d'affichage du message de confirmation de rappels. De plus, la gestion des rappels peut, au besoin, s'effectuer par succursale.
• Prise de rendez-vous multiressource plus visuelle et intuitive à grâce une interface qui vous permet de prendre plusieurs rendez-vous pour un patient dans une même opération.
• Profitez maintenant de l'initialisation de vos protocoles opératoires pour tous les actes d'un rendez-vous, et ce, regroupés dans la note clinique du rendez-vous.
• La synchronisation avec « Google Calendar » intègre les coordonnées géographiques au rendez-vous. Vous pouvez automatiquement obtenir un itinéraire à partir de votre téléphone intelligent.
• Toujours plus rapide et efficace, en plus de pouvoir transmettre vos demandes de confirmation de rendez-vous par courriels en lot, vous pouvez le faire par SMS.
• Il est possible d'ajouter un indicateur visuel à un statut de rendez-vous. Deux possibilités s'offrent à vous : faire clignoter le rendez-vous à l'utilisation du statut ainsi configuré, ou simplement le faire changer de couleur.
• Deux nouveaux statuts de rendez-vous standards ont été ajoutés à votre logiciel, soit : « EXA : Examen professionnel requis » et « AFA : Prêt pour la facturation ».
• Cahiers de rendez-vous personnalisés et illimités (vision journalière, hebdomadaire, mensuelle et autre).
• Exploitation de plusieurs cahiers simultanément avec activation par onglet.
• Confirmation des rendez-vous en lot par courriel et/ou SMS avec récupération automatisée des réponses, et ce, dans les deux langues.
• Confirmation des rendez-vous ou rappel par courriel, et ce, dans les deux langues.
• Affichage de l’heure courante.
• Infobulle du rendez-vous configurable par cahier d’agenda. On peut y faire afficher les soldes patients et/ou assureurs, les avances, l’assureur patient, l’âge et l’adresse courriel.
• Indicateurs de performance (visibles ou non) configurable par cahier d’agenda; honoraire, frais de laboratoire, taux horaire, heures occupées et heures disponibles.
• Adaptation visuelle en contexte de ressources aux horaires et périodicités différentes.
• Indicateurs de gestion visuels dont l'affichage peut être configuré, activé ou non, par cahier de rendez-vous. Un symbole identifiant le statut du rendez-vous permet de suivre globalement le cheminement d'un rendez-vous de sa prise initiale jusqu'à sa facturation. Un symbole identifiant le profil prioritaire associé au patient qui peut jouer le rôle d'alarme visuelle pour rapidement identifier une situation particulière (maladie, absence sans avis, problématique de paiement, etc.) relativement au patient. La catégorie textuelle de rendez-vous qui identifient le type de traitement prévu en complément à la couleur par type qui n'est plus significative lors d'impression en noir et blanc.
• Gestion interactive configurable du plan de traitement du patient à la prise de rendez-vous.
• Gestion interactive des visites planifiées du plan de traitement du patient à la prise de rendez-vous.
• Navigation dans les cahiers de rendez-vous par jour, semaine, mois incluant un bouton de retour à « aujourd’hui ».
• Navigation par calendrier; mois, six mois et années.
• Navigation avancée configurable au besoin en nombre et en temps; x jours, x semaines, x mois et x ans.
• Les colonnes à afficher sont configurables pour être visibles ou non ou pour en ajuster la largeur; heure, espace rendez-vous, présence, catégorie et la succursale.
• Temps de rafraichissement automatisé de l’agenda, configurable en contexte de centre d’appel.
• Barre d’outils et barre de statut propre à l’agenda.
• Mode de présentation de l’agenda; nivelé, compressé, « Min-Max » dégradé, ombragé, global
• Agenda imprimable tel qu’à l’écran.
• Modifications rapides; ajout ou suppression et largeur de colonnes, changement de ressources.
• Filtration de l’accès par ressource.
• Gestion dynamique de plage horaire afin de modifier la date d’une colonne, faire une modification temporaire de ressource, l'ouverture et la fermeture d'une plage horaire, de consulter l’horaire d’une ressource et afin de visualiser l’implication d’une plage horaire.
• Prise de rendez-vous directe automatisée ou non avec la possibilité d’assigner le rendez-vous à plusieurs ressources à la fois.
• Chevauchement de rendez-vous possible avec un résultat clair et évident.
• Prise de rendez-vous simultanée pour plus d'une ressource.
• Recherche du patient par les 3 premières lettres de son nom et de son prénom.
• Utilisation des clés standard Windows^MD et pour le déplacement et la création rapide de rendez-vous.
• Déplacement de rendez-vous avec validation complète pour la conservation du rendez-vous initial à l'historique du patient.
• Modification simultanée de plusieurs rendez-vous.
• Notes cliniques pour chaque rendez-vous avec initialisation de protocoles opératoires.
• Catégories de rendez-vous personnalisés qui peuvent être associées à des couleurs définissables par catégorie.
• Statut de rendez-vous avec pictogramme pour chacun.
• Indicateur visuel de changement de statut de rendez-vous, par clignotement ou changement de couleur (ex. : statut présent, clignotement, facturé, change de couleur).
• Champ commentaire de rendez-vous avec éditeur de texte intégré.
• Gestion des rendez-vous par clinique dans le contexte de multiclinique.
• Historique visuel du profil « rendez-vous » du patient (absence, annulation, déplacement).
• Liste d’attente interactive à la prise de rendez-vous et à l’annulation de rendez-vous; par ressource, par catégorie de rendez-vous et par clinique.
• Automatisation d’une action à poser à l’annulation d’un rendez-vous qui permet, en autres, de mettre le patient sur la liste d’attente ou de lui inscrire un rappel.
• Gestion interactive des rappels par ressource, par catégorie de rendez-vous et par clinique. Réactivation de rappel à l’annulation d’un rendez-vous.
• Demande de confirmation de rappel définissable dans un contexte où la catégorie du rendez-vous et du rappel est la même. La même possibilité est présente pour la clinique du rendez-vous.
• Accès direct au dossier du patient et à son profil, aux plans de traitement, aux rendez-vous, aux traitements, aux assureurs, aux rappels, à la gestion documentaire et aux mémos.
• Option de changement rapide de statut de rendez-vous définissable selon l’usage de la clinique
• Date d’inscription et de modification du rendez-vous, ainsi que la ressource l’ayant fait.
• Information de facturation et de paiement par rendez-vous.
• Gestion automatisée des statuts de rendez-vous au déplacement.
• Nombre de ressources illimitées par cahier.
• Catégorie de ressource définissable; professionnel, assistante, référent, salle de traitement, etc.
• Type de ressource définissable; ressource interne, ressource matérielle et ressource externe.
• Périodicité à l’agenda définissable, par ressource, en nombre de minutes.
• Horaire de travail définissable par ressource. La gestion et la définition des présences et des absences sont possibles, directement sous une approche graphique à partir du cahier de rendez-vous.
• Les absences et les présences peuvent être définies comme « Exclusive » ou non. Le type « Exclusif » pour une absence élimine la plage horaire concernée des plages horaires disponibles lors d'une recherche de disponibilités. Une présence définie comme étant « Exclusive » pour une ou certaines catégories permettra d'inscrire seulement des rendez-vous ayant la catégorie spécifiée.
• Définition de la succursale aux présences et absences en contexte de multisuccursale.
• Fonction de copie d’horaire d’une succursale à une autre ou d’une ressource à une autre.
• Infobulle de la plage horaire contient l'information sur le nombre de périodes sélectionnées, la date, l’heure de début et de fin et sur la ressource.
• Gestion et définition des présences et absences à partir du cahier de rendez-vous
• Définition des horaires de travail selon la période de l'année (horaire d'été, horaire d'hiver).
• Recherche de disponibilités selon les préférences du patient.
• Recherche de disponibilités pour 1 à 6 ressources, par ressource, catégorie de ressource, catégorie de rendez-vous, succursale et territoire.
• Recherche de disponibilités pour la gestion du temps administratif de préparation du patient à son arrivée jusqu’à son accompagnement à son départ.
• Recherche de disponibilités par catégorie de rendez-vous, exclusivement ou non.
• Définition de « groupe de travail » pour optimiser l’outil de recherche de disponibilité.
• Fonction de prévisualisation de l’horaire à l’obtention des résultats de la recherche.
• Synchronisation de l’agenda des ressources avec « Google Calendar » qui permet d’obtenir le rendez-vous et l’itinéraire pour vous y rendre sur votre téléphone intelligent.
• Le Portail ressource donne accès aux cahiers d’agenda via Internet; ajouts, modifications, déplacements, etc.
• Notification au patient et/ou à la ressource d’ajout de rendez-vous.
• Notification au patient et/ou à la ressource de modification de rendez-vous.
  
  

Principaux rapports

• Le rapport d'analyse de temps par statut possède une section sur l'analyse de capacité et est disponible en version sommaire et détaillée. En rappel, ce rapport clé offre une analyse des temps opératoires et des statistiques de taux horaire par professionnel.
• Impression de l’agenda tel que visualisé pour affichage dans les salles de traitement.
• Feuille de route pour le traitement du patient.
• Liste des rendez-vous sans facturation pour une période.
• Liste des patients sans rendez-vous à partir d'une date donnée.
• Historique des rendez-vous par patient.
• Liste des rendez-vous (nombre de patients rencontré) par période, par ressource et/ou par clinique.
• Liste des revenus prévus pour une période par ressource et/ou par clinique.
• Liste d'attente par ressource pour une période.
• Analyse graphique des rendez-vous par statut pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
• Analyse graphique des rendez-vous par catégorie pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
• Analyse graphique des rendez-vous par statut et par ressource pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
• Analyse graphique du nombre global de rendez-vous par mois.
• Analyse graphique des rendez-vous par groupe d'âge de patients.
• Analyse graphique des rendez-vous par clinique.

• Il est possible d'utiliser le champ de référence physique pour ouvrir le dossier d'un patient dans le logiciel d'imagerie CADI.
• Le champ « Référence physique » du dossier patient est utilisé pour le pont d'intégration avec le logiciel d'imagerie « Cadi ».
• Lorsque le numéro de dossier dans les systèmes d'imagerie externes « Dexis » et « Carestream » n'est pas le même que celui du logiciel Clinique, il est possible de définir un numéro équivalent.
• Un pont avec le logiciel « CareStream » est disponible.
• Le pont avec le logiciel CADI a été amélioré pour accélérer la création de dossiers en présence d’un nouveau patient. 
• Capture directe d'images provenant d'équipements offrant une sortie de l'un des types suivants : S-Vidéo, Composite, Twain, USB ou Coaxial. La résolution de capture est modifiable selon le besoin et la dimension de fichier privilégié.
• Toute image capturée directement à partir du logiciel et qui doit être conservée est automatiquement enregistrée au répertoire physique du dossier patient. L'image est automatiquement nommée selon le format « DossierAAAAMMJJ-00X » (A=Année, M=Mois, J=Jour et X=Numéro séquentiel).
• Opération de capture par système de pédalier pour conserver la liberté d'action des mains en cours de traitement.
• Visualisation et consultation de l'image directement dans CTRL/Clinique. Mode de visualisation plein écran disponible également.
• Éditeur d'images intégré. Parmi les fonctions d'édition disponibles mentionnons : rotation, correction de couleurs, contraste et luminosité, teinte et saturation, griser, embossage, négatif, préciser, fonction de dessin, d'annotation, huit filtres et un faisceau d'agrandissement. Les fonctions d'agrandissement ou de rétrécissement (Zoom In-Out) et « Défaire-Refaire » (Undo) sont également disponibles.
• Grâce à la gestion documentaire du module « Dossier patient », le module d'imagerie affiche automatiquement toute image et tout document présent au répertoire physique du patient pour une intégration très transparente. Même une image non capturée par le logiciel, par exemple simplement transférée au répertoire par le biais d'un « Copier-Coller », apparait automatiquement à l'activation de la fonction. Les formats d'images supportés sont : TGA, BMP, TIF, JPEG, PCX, GIF, DCX et autres.
• Intégration transparente avec les logiciels d'imagerie et de radiographie numériques spécialisés suivants: Digora^MD, Image FX^MD, VxWin^MD, Trophy^MD, Sidexis^MD, Adstra^MD, Dicom^MD, Dexis^MD, ProImage^MD, CaptureLink^MD, Dent-X^MD, CliniView^MD,Schick^MD, Florida Probe ^MD, MyRay^MD et iCAT^MD.
• Activation automatique de l'éditeur d'image externe de votre choix simplement par un double-clique. Lorsque l'image provient de l'un des logiciels d'imagerie supportés, ce dernier est automatiquement reconnu comme étant l'éditeur spécifique pour l'image. Cette approche vous garantit une intégration transparente avec des outils externes d'analyse spécialisés.
• Catégorisation de chaque image pour permettre des recherches par type de cas clinique par la suite.
• Option de transfert rapide d'une image, capturée en salle de traitement, à titre de photo personnelle du patient à son dossier.
• Utilisation des images numériques conservées au dossier pour la préparation de lettres ou de rapports de consultation.
• Mode de présentation professionnel des images sur fond noir pour une présentation au patient. La navigation est spécifiquement conçue pour une opération par la souris uniquement avec ajustement du contraste et de la luminosité. Possibilité d'imprimer le groupe d'images, par exemple, pour remettre au patient une photo du type « Avant traitement » et « Après traitement ».
• Importation instantanée d'images ou de documents provenant de périphériques génériques (ex. : une caméra domestique, clé USB, carte flash, etc.) grâce à un bouton « Importer ».
• Protocole de capture d'images accéléré par le biais de modèles de capture (template) à séquence préconfigurée et opérant à partir d'un pédalier. Chaque capture d'image peut être automatiquement liée à un objet de manière à permettre une représentation géophysique.

• La catégorie de rendez-vous est présentée dans la réponse d'une recherche de disponibilité par le web.
• Le portail Web patient permet de donner accès à de l'information personnalisée à votre patient via votre portail Web.
• Le nouveau portail « Référents » facilite l'échange de documents entre la clinique et les professionnels référents pour des échanges beaucoup plus flexibles en toute confidentialité.
• Les utilisateurs de CTRL/Finance trouveront également des avancées utiles pour leurs employés avec la feuille de temps Web.
  
  

Portail des ressources

• En tant que ressource de la clinique, vous pourrez consulter l'horaire de votre journée de travail à distance à partir de tout accès Internet.
  
  

Portail des patients

• L'échelle de l'information financière affichée au portail Web patient possède une présentation graphique relative des montants au dossier pour une analyse financière plus rapide et ne possède pas d'élimination d'un maximum de référence.
  
• Le portail Web Patient offre une gestion par famille améliorée. Deux parents séparés peuvent voir et consulter le dossier de leurs enfants sans limitation en fonction des liens et des droits définis à leur dossier.
• En combinaison avec la confirmation des rendez-vous en lot, le portail permet au patient de confirmer ou d'annuler son rendez-vous avec la mise à jour interactive du statut à l'agenda. Une demande de déplacement de rendez-vous peut également être transmise à l'usager responsable de la clinique.
• Permet au patient de consulter des documents ou des images que le professionnel aurait mis à sa disposition via le partage documentaire sécurisé. 
• Permet au patient de consulter ses prochains rendez-vous et ses prochains rappels.
  
  

Portail des professionnels référents

• Permet aux référents professionnels de suivre les dossiers des patients qu'ils ont recommandés.
• Partage documentaire sécurisé permettant aux référents professionnels d'obtenir image et documents en lien avec les patients référés.

 

Si votre site Internet est hébergé chez un fournisseur de services Internet externe, notez qu'il est important que ce dernier vous confirme qu'il accepte l'hébergement du module Web de CTRL/Clinique qui doit être installé sur son serveur.

L'apparence des interfaces offertes par CTRL peut facilement être personnalisée à votre image par le biais des services de notre division Vision3W, division de CTRL.