CTRL/CLINIQUE
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Prenez le contrôle

Caractéristiques fonctionnelles

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CTRL/Clinique

Portails Web de gestion

Portail Web patient

  • Code d’accès unique et sécurisé par patient avec possibilité de réinitialisation du mot de passe.
  • Complétion du formulaire médical synchronisé avec la gestion centralisée de la clinique (dépôt direct à la gestion documentaire du patient).
  • Consultation en tout temps des prochains rendez-vous avec confirmation interactive au besoin.
  • Consultation en tout temps des suivis et rappels à venir avec déclenchement d’une prise de rendez-vous si souhaité.
  • Affichage du solde dû courant au dossier patient.
  • Consultation interactive de documents numériques partagés par la clinique (facture, reçus, prescription, bulletin d’information, etc.). Un partage sécurisé et contrôlé par document à partir de la gestion centralisée.
  • Gestion par famille supportée par des accès attribués spécifiquement au membre de la famille ayant la supervision des autres membres (enfants).
  • Prise de rendez-vous Web pouvant être intégrée au portail Web patient, à votre site Web ou directement au message de vos rappels en lot. La fonction est paramétrable pour vous permettre de conserver le plein contrôle sur les plages horaires que vous souhaitez ouvrir sur le Web et sur les catégories (nature, type de traitement) de rendez-vous que vous souhaitez mettre à la disposition de votre clientèle.
     

Portail Web professionnel référent

  • Permet à des professionnels référents de consulter le statut de traitement de leurs patients référés. Utilisation typique dans le cadre des échanges entre un professionnel spécialiste et un professionnel généraliste.
  • Possibilité d’échange et de partage documentaire numérique sécurisé entre deux professionnels (image, rapport de consultation ou de traitement).
  • Possibilité d’insertion de commentaires bidirectionnels entre les deux professionnels pour la mise en place d’une plateforme de communication simple et rapide dans le cadre du traitement d’un patient commun.
     

Portail Web employé

  • Permets aux employés d’une clinique, ou d’un regroupement multisuccursale, de consulter leur horaire personnel et de compléter leur feuille de temps. Le portail est individuel et sécurisé par employé.
  • Via un niveau d’utilisateur plus élevé et donnant accès à des fonctionnalités additionnelles, chaque professionnel peut consulter son agenda personnel incluant donc l’ensemble de ses rendez-vous patient pour une période choisie.
  • Le portail Employé est conçu en mode « Responsive » pour un déploiement en mode « Web » et « Mobile » pour utilisation sur un téléphone intelligent.

Dossier patient

Fiche patient

  • Numéro de dossier généré automatiquement, modifiable manuellement, avec indication de la date de création et de la dernière modification du dossier.
  • Validation interactive de doublons possibles selon une combinaison de critères (Nom, Prénom, Date de naissance, Numéro d’assurance maladie) personnalisés. Validation configurable en mode « Création » et/ou « Modification » de dossier.
  • Possibilité d’utilisation d’une référence additionnelle de dossier physique ou de dossier informatique provenant d’un autre logiciel. Cette référence additionnelle peut également être exploitée à d’autres fins pour caractérisation rapide du dossier patient.
  • Intégration de la photo du patient à son dossier.
  • Âge calculé et mis à jour automatiquement à partir de la date de naissance.
  • Saisie de l’indice de masse corporelle (IMC) au besoin.
  • Validation interactive du numéro d’assurance maladie du Québec avec date d’expiration du carnet de réclamation.
  • Localisation rapide via « Google Map » du patient en un seul clic sur le champ « Adresse ». Cette fonctionnalité devient particulièrement pertinente lors de la mise en place de cliniques mobiles qui vont à la rencontre des patients.
  • Statuts personnalisés de dossier pour une gestion efficace (dossiers actifs, fermés, en suspens, en collection, etc.) et des analyses statistiques.
  • Catégories personnalisables de patients pour des fins de filtration interactive et de statistiques.
  • Tri et recherche rapide de dossier patient, avec filtration dynamique au besoin, par tous les champs clés de la fiche « Patient ». La recherche et filtration avec critères combinés est possible.
  • Statistiques d’assiduité du patient à ses rendez-vous gérés directement à la fiche « Patient ». Le nombre de rendez-vous manqués, déplacés ou annulés du patient peut être consulté pour l’année courante et l’année précédente pour analyse comparative.
  • Définition des préférences de rendez-vous (jour et heure) du patient pour consultation ad hoc pendant un processus de rappels et suggérées automatiquement lors de l’utilisation de la recherche de disponibilités.
  • Affichage de la date du dernier et du prochain rendez-vous et rappel directement à la fiche du patient.
  • Coordonnées étendues pour communication avec le patient (langue de communication, téléphone résidence et cellulaire, travail, courriel, etc.) avec nom de l’employeur et possibilité de définir l’ordre de préférence de communication du patient. Les préférences du patient sont ensuite exploitées automatiquement par les fonctionnalités de communication du logiciel.
  • Gestion par famille conçue autour du concept de « Contact lié » qui permet de lier différents patients sans contrainte. Gestion par famille incluant l’identification des responsables des honoraires, des rendez-vous et des urgences. Possibilité de création rapide de plusieurs dossiers avec la même adresse pour accélérer l’ouverture des dossiers d’une même famille.
  • Dossier référent pour envois automatisés de lettres de remerciements ou l’analyse de l’efficacité de stratégies publicitaires.
  • Gestion complète et nombre illimité d’assureurs par patient.
  • Visualisation directe des soldes à facturer, à payer et des avances du patient et des assurances à la fiche Patient. L’affichage de cette information financière est configurable et permet de conserver les soldes des patients confidentiels au besoin.
  • Possibilité d’un facteur d’ajustement personnalisé des tarifs standards facturables (ex. : escompte, pondérateur, majoration, etc.).
  • Trois champs « Référence » additionnels pour la gestion de l’information non couverte par les champs de base de la fiche patient. Les libellés de ces champs peuvent être personnalisés.
  • Saisie possible de 99 pages de commentaires par patient pour conserver l’information clé pour offrir une approche patient personnalisée.
  • Utilitaire d’importation automatisée des dossiers provenant de la majorité des autres logiciels reconnus sur le marché.
  • Utilitaire de fusion rapide de dossiers en cas doublons non détectés au départ.
  • Archivage et réactivation des dossiers patients.
     

Communications en lot

  • Communication par courriel et par texto (SMS) rapide et intégrer avec le patient. L’envoi de courriels supporte la configuration d’Office 365MD.
  • Fonction de communications en lot permettant de communiquer avec les patients et les intervenants qui les accompagnent (professionnel référent, responsable des rendez-vous, etc.). Des critères de sélection permettent d’opérer des communications très ciblées.
  • Lettres types avec fusion automatique MS-WordMD préconfigurée pour la création rapide de lettres personnalisées pour envoi individuel ou en lot par courriel en format PDF.
     

profil caractéristique et médical

  • Un module « Prescripteur et assistant pharmacologique » est disponible avec le logiciel et permet, entre autres, la prescription interactive de médicaments. Une fois installée et activée, l’option « Prescription » peut être activée à partir du dossier patient, d’un rendez-vous à l’agenda ainsi qu’à partir du dossier de traitement d’un patient.
  • Caractéristiques de gestions illimitées pour la définition de profils de gestion et médicaux personnalisés par patient. Chaque caractéristique offre jusqu’à 60 champs d’information personnalisables et un commentaire pour un contenu textuel illimité.
  • Implantation d’alarmes visuelles au niveau de la fiche patient (cercle de couleur), de la liste des patients, de la prise de rendez-vous et à l’agenda. Chaque caractéristique possède un degré de priorité et une couleur associée spécifique. La couleur affichée correspond à celle associée à la caractéristique la plus prioritaire au profil patient.
  • L’information définie à la caractéristique de base est automatiquement transférée au profil du patient lorsque la caractéristique lui est assignée. Cette approche permet d’accélérer la personnalisation de l’information patient en ayant que la nouvelle information à ajouter.
  • Les codes de diagnostics médicaux internationaux intégrés à la table des caractéristiques de base.
     

Gestion de rappels et d’interventions

  • Gestion de tâches complètes (CRM) intégrée au logiciel pour le suivi et la gestion de tout type d’intervention telle que les rappels usuels des patients, le suivi des cas de laboratoire, le suivi de recevable patient, etc.
  • Chaque utilisateur possède sa fenêtre personnelle de tâches en suspens à compléter avec notification visuelle lorsqu’une nouvelle intervention est ajoutée à sa liste.
  • Délai défaut de rappel définissable par patient et classification des rappels par catégorie de traitement ou par professionnel traitant.
  • Envoi de rappels en lot par courriel et SMS avec intégration possible de la prise de rendez-vous Web à votre message et/ou avec référence à votre portail Web patient au besoin.
  • Informations de traçabilité telles que la date et l’heure de la prise du rendez-vous sont conservées à la fiche du rappel lors de la confirmation de celui-ci par la prise d’un rendez-vous.
  • Recherche de disponibilités à l’agenda directement activée à partir du rappel d’un patient pour lui proposer immédiatement les prochaines dates de rendez-vous possibles.
  • Mode « Rappel automatique » activable pour s’assurer de la prise d’un rappel suite à la facturation ou de la confirmation de rendez-vous.
  • Intégration dynamique avec la gestion des rendez-vous en présence du module « Agenda » pour la confirmation automatique des rappels.
  • Système de clavardage interne (« chat ») augmentant l’efficacité du travail d’équipe en minimisant les déplacements reliés à l’échange d’information.
     

Principaux rapports

  • Liste alphabétique et numérique des dossiers patients.
  • Fichier des coordonnées par patient et par famille pour une fusion directe avec un logiciel externe tel que MS-WordMD.
  • Lettre type de bienvenue pour le nouveau patient.
  • Lettre type de rapport de consultation pour le patient et pour le référent.
  • Lettre type de remerciement pour le référent.
  • Liste des responsables par dossier patient.
  • Liste des dossiers médicaux par patient.
  • Liste des rappels, alphabétique ou par date, pour un intervalle de dates, de professionnels et de catégorie d’actes.
  • Liste des patients sans rappel à partir d’une date donnée.
  • Liste numérique et alphabétique des dossiers patients archivés.
  • Liste des suivis à effectuer par patient pour la gestion des cas de laboratoires.
  • Liste des interventions en suspens par patient.
  • Analyse graphique des patients par code de référence de dossier, par statut de dossier, par sexe, par langue de communication, par ville de résidence, par code postal, par groupe d’âge, par ancienneté, par employeur, par catégorie, par professionnel, par référent, par clinique visitée, par famille et par ressource.
  • Analyse graphique de la création mensuelle de nouveaux dossiers patients pour une période.
  • Analyse graphique des patients assurés par compagnie d’assurance.
  • Analyse graphique des familles fréquentant la famille versus le nombre de patients seuls.
  • Analyse du nombre de patients rencontrés et des patients traités pour un intervalle de dates.
  • Le résultat d’un rapport peut être expédié par courriel à l’ensemble des adresses courriel disponibles au dossier « Patient ».

Agenda et rendez-vous

Agenda et cahiers de rendez-vous

  • Agenda pouvant être composé d’un ensemble de cahiers de rendez-vous présentant l’horaire d’une ressource unique ou de plusieurs ressources combinées. Un cahier peut, par exemple, être lié à une équipe de travail donnée. La conception des cahiers est entièrement personnalisable sur le choix des ressources (humaines et matériel) et des colonnes (heure, occupation, statut, catégorie de rendez-vous) qui peuvent être combinées. Chaque cahier de rendez-vous correspond à un onglet à l’agenda qui s’active rapidement pour passer d’un contexte à un autre d’une équipe de travail à l’autre. L’ordre des cahiers à l’intérieur d’un agenda peut être personnalisé pour regrouper les cahiers les plus fréquemment exploités.
  • Présence d’une console Kanban synchronisée qui permet d’avoir un tout temps une vision globale de la clinique en termes de patients présents à la clinique et de leur étape de traitement (en salle d’attente, en salle de traitement, à la réception pour facturation). Cette console permet de faire passer un patient d’une étape de traitement à l’autre par un simple « glisser ». Cette console est également entièrement intégrée au suivi des temps par étape (statut) de l’agenda et profite de la même possibilité d’avis visuel (clignotement) lorsqu’un délai prévu est dépassé. En lien avec les temps de traitement conciliés pour chaque étape, le logiciel offre un rapport d’analyse détaillé par professionnel au besoin.
  • Conception de cahiers de rendez-vous de type journalier, hebdomadaire, mensuel ou à fréquence donnée, par exemple, une vision que pour les mercredis de chaque semaine. La notion de « Cahier de rendez-vous » prévoit plusieurs paramètres contrôlant l’information affichée : celle affichée en infobulle sur un rendez-vous, celle à la barre de statut, celle à l’impression de l’horaire, celle affichée à la case rendez-vous, les indicateurs de performances en entête de colonne, etc.
  • L’accès à un agenda ou à un cahier peut être sécurisé de manière à n’être accessible qu’à un groupe d’utilisateurs précis.
  • En contexte d’exploitation de plusieurs cahiers de rendez-vous, possibilité de synchroniser la date de navigation d’un cahier à l’autre.
  • Navigation rapide par jour, semaine, mois incluant un bouton de retour à « aujourd’hui ». Présence d’un calendrier qui offre une navigation par mois, par six mois, par année et pour une sélection de dates précises. Présence d’un mode de navigation avancé qui permet de personnaliser l’intervalle de déplacement le plus fréquemment utilisé exemple : pour x jours, x semaines, x mois et x ans.
  • Possibilité d’activation automatique d’un agenda précis pour un professionnel donné pour accélérer l’activation.
  • Possibilité de retirer l’affichage d’une ressource entièrement absente pour la journée au cahier de rendez-vous.
  • Possibilité de définition de couleur d’affichage par catégorie de rendez-vous. Cette couleur est appliquée à la case du rendez-vous permet d’identifier rapidement la nature du traitement prévu.
  • Code de statut de rendez-vous paramétrable et associé à une icône affichée pour identifier l’étape de gestion du patient. Le statut de rendez-vous permet de suivre son cheminement complet depuis le début de la prise de rendez-vous du patient jusqu’à son arrivée en clinique et son traitement. Toutes les étapes de communication avec lui peuvent être suivies en détail : avisé, rendez-vous confirmé, etc. Chaque statut offre également la possibilité d’activer un attribut visuel, tel un clignotement du rendez-vous, pour indiquer un délai non respecté (retard) sur un rendez-vous. Une option permet de faire passer rapidement le patient d’une étape à une autre.
  • Code de couleur du profil prioritaire associé au patient affiché à la prise de rendez-vous et à la case du rendez-vous pour identifier rapidement une situation particulière. Le profil joue fréquemment le rôle d’alarme visuelle (condition médicale, absence fréquente, problématique de paiement, etc.).
  • En contexte de gestion sans papier, la présence d’un indicateur visuel au rendez-vous indique si la note professionnelle liée au rendez-vous a été signée ou non par le professionnel.
  • Déplacement de rendez-vous par un simple « Glisser » avec validation complète de la plage horaire et pour la conservation du rendez-vous initial à l’historique du patient s’il y a lieu. Les clés standards WindowsMD « CTRL et X », « CTRL et C », « CTRL et V » fonctionnent également.
  • Option d’adaptation visuelle (nivelée, compressé min./max.) En contexte de cahier de rendez-vous multiressources qui ont des horaires et/ou des périodicités différentes.
  • Indicateur visuel (ligne) affichant l’heure courante.
  • Chaque rendez-vous offre une infobulle dont le contenu est configurable par cahier d’agenda. On peut y faire afficher les soldes patients et/ou assureurs, les avances, l’assureur patient, l’âge et l’adresse courriel.
  • Gestion de chevauchement visuel de rendez-vous avec un affichage clair.
  • Indicateurs de performance (visibles ou non) configurable par cahier d’agenda ; honoraire, frais de laboratoire, taux horaire moyen, heures occupées et heures disponibles. Ces derniers sont affichés à chaque entête de colonne et peuvent ainsi être rapidement consultés. Parmi ces indicateurs, notons le « Taux horaire moyen » qui est fortement en lien avec une approche d’analyse prébudgétaire annuelle des revenus par professionnel. Cette information dynamique peut être corroborée également avec l’analyse détaillée des temps exploratoires offerts par le logiciel.
  • Possibilité d’envoi de courriel au patient à partir de son rendez-vous. Le système propose l’ensemble des adresses courriel du patient, des membres de sa famille et de ses responsables pour faciliter une communication partagée.
  • À partir d’un rendez-vous sélectionné, accès direct au dossier du patient, à son profil, à ses plans de traitement, à ses rendez-vous historiques, à son dossier de traitements, ses assureurs, ses rappels, à sa gestion documentaire, à ses notes professionnelles et autres suivis (mémos).
  • Possibilité d’une notification par courriel au patient et/ou à la ressource lors de l’ajout ou de la modification de rendez-vous.
  • Synchronisation possible avec « Google Calendar ». En soins de santé mobiles, les coordonnées géographiques du patient permettent d’obtenir rapidement un itinéraire à partir de votre téléphone intelligent.
     

Gestion et prise de rendez-vous

  • Le logiciel offre une fonctionnalité de prise de rendez-vous Web et mobile qui peut s’insérer à votre site Web, à votre portail Web patient ou directement dans votre message de rappel. La fonction est paramétrable pour vous permettre de conserver le plein contrôle sur les plages horaires que vous souhaitez ouvrir sur le Web et sur les catégories (nature, type de traitement) de rendez-vous que vous souhaitez mettre à la disposition de votre clientèle.
  • Recherche rapide du dossier patient par les 3 premières lettres de son nom et de son prénom lors de l’insertion d’un rendez-vous à l’horaire.
  • Gestion interactive des visites planifiées à un plan de traitement du patient à la prise de rendez-vous. En présence d’un plan de traitement actif et non complété pour le patient, le système vous avise de sa présence et vous offre d’exploiter le canevas des visites prédéfinies au plan.
  • Confirmation des rendez-vous en lot par courriel et par SMS dans les deux langues. À la réception de la réponse du patient, cette dernière est intégrée dynamiquement à l’agenda et le statut de son rendez-vous est ajusté pour vous informer immédiatement.
  • Prise de rendez-vous multiressources directe à la fiche rendez-vous ou via la fonction de recherche de disponibilités.
  • Fonction de recherche de disponibilités qui peut être activée en mode « simple » pour une seule ressource ou pour une prise de rendez-vous multiressources basée sur des critères supportant différents besoins de gestion, exemple : la disponibilité d’un groupe de travail (professionnels et matériels), des rendez-vous en séquence avec ou sans chevauchement, la validation de la présence d’un professionnel complémentaire en cas de besoin sans réservé immédiatement à son horaire, etc. En présence d’une prise de rendez-vous multiressources, une fois la date et l’heure confirmées, les horaires de toutes les ressources impliquées sont réservés automatiquement.
  • La fonction de recherche de recherche de disponibilités intègre les préférences horaires du patient comme critères de base si elles sont définies à son dossier et elle permet également de prendre rapidement plusieurs rendez-vous simultanément pour un même patient via la prévisualisation disponible aux résultats de recherche.
  • Champ commentaire de rendez-vous avec éditeur de texte intégré et possibilité de suivre le détail des communications avec le patient.
  • Statistiques de « rendez-vous » du patient (absence, annulation, déplacement) directement disponible à son dossier. L’information conserve les statistiques de l’année courante et celle de l’année précédente pour comparaison.
  • Utilitaire de transfert de rendez-vous d’une ressource à une autre en situation imprévue d’absence d’un professionnel ou d’un bris d’équipement.
  • Gestion interactive de rappels avec la gestion des rendez-vous qui offre de fermer un rappel lors de la prise de rendez-vous ou de réactiver un rappel lors d’une annulation de rendez-vous. Si le rappel a été défini au départ pour une ressource et/ou une catégorie de traitement particulière, l’interactivité entre les rendez-vous et les rappels est encore plus précise.
  • Gestion d’une liste d’attente interactive qui est constamment validée à la prise de rendez-vous et à l’annulation de rendez-vous afin de vous proposer un retrait de la liste ou une inscription à la liste d’attente courante. Cette fonctionnalité permet de définir plus ou moins de détail par ressource, par catégorie de rendez-vous et par clinique afin de vous permettre de contrôler le niveau de suggestions (messages) et d’interactivité que vous souhaitez.
     

Gestion des horaires et des ressources

  • Chaque ressource humaine ou matérielle possède son horaire spécifique (présences, absences planifiées, par période de l’année, etc.) et sa périodicité unitaire indépendante en minutes. Au besoin, l’horaire d’une ressource donnée peut être consulté et modifié directement à partir de l’agenda. Une option d’ouverture/fermeture rapide permet également de procéder à des ajustements rapides de son horaire en sélectionnant simplement la plage concernée.
  • Chaque ressource peut être associée à une catégorie qui être peut exploitée par la suite à la recherche de disponibilité pour répondre rapidement à une question du type : « Quel professionnel d’une spécialité X est disponible le plus rapidement pour rencontrer un patient en urgence ? ». Le nombre de catégories définissables est illimité. La catégorie de ressource sert aussi au besoin d’analyse et de statistiques.
  • Possibilité de catégorisation des plages horaires d’un professionnel par catégorie de traitement. Cette possibilité permet de s’assurer que seuls des rendez-vous d’une même catégorie pourront être insérés dans la plage horaire en question.
  • Possibilité de définition de groupes de travail exploités par la suite à la recherche de disponibilités pour accélérer la prise de rendez-vous multiressources.
  • Possibilité de gestion d’horaires par succursale. Une approche efficace pour un regroupement de cliniques qui souhaite mettre en place un central de prise de rendez-vous et qui exploite des ressources mobiles, soit des professionnels se déplaçant d’une clinique à une autre. La gestion des horaires par succursale garantit une gestion rigoureuse des ressources pour éviter tout conflit. Tout rendez-vous d’un patient à une succursale donnée ne peut être pris que si l’horaire de la ressource est libre pour la même succursale.
  • Les absences et les présences peuvent être définies comme « Exclusive » ou non. Le type « Exclusif » pour une absence élimine la plage horaire concernée des plages horaires disponibles lors d’une recherche de disponibilités. Une présence définie comme étant « Exclusive » pour une ou certaines catégories permettra d’inscrire seulement des rendez-vous ayant la catégorie spécifiée. Il est également possible de définir une durée fixe de rendez-vous pour une catégorie de présence (de plage horaire) lorsqu’elle est du type « Exclusive ».
  • Possibilité de déplacer les rendez-vous d’une ressource qui annonce son absence à la dernière minute vers une autre ressource dont la plage horaire est définie sous le mode de « Plage fixe ».
     

    Principaux rapports

    • Rapport d’analyse de capacité et d’utilisation de l’horaire disponible.
    • Rapport d’analyse des temps opératoires et des taux horaires moyens, budgétés et réels, par professionnel, catégorie d’actes et statut de rendez-vous au besoin.
    • Horaire mensuel global.
    • Liste des rendez-vous sans facturation pour une période.
    • Liste des patients sans rendez-vous ou sans rappel à partir d’une date donnée.
    • Liste des rendez-vous (nombre de patients rencontré) par période, par ressource et/ou par clinique.
    • Liste d’attente par ressource pour une période.
    • Analyse graphique des rendez-vous par statut pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
    • Analyse graphique des rendez-vous par catégorie pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
    • Analyse graphique des rendez-vous par statut et par ressource pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
    • Analyse graphique des rendez-vous par groupe d’âge de patients.
    • Analyse graphique des rendez-vous par clinique (succursale).

    Traitement et facturation

    notes professionnelles

    • Fonctionnalité de « Notes professionnelles » qui permet au professionnel une documentation complète de son intervention médicale lors d’un rendez-vous. Chaque note peut être associée spécifiquement à un rendez-vous ou être une note générale au dossier. Cette fonctionnalité profite de la gestion de traçabilité complète de la plateforme CTRL/Smigg de manière à garantir une référence robuste en cas de preuve à faire dans un litige déontologique ou civil.
    • Possibilité de définition de modèles personnalisés de notes (« templates ») pour accélérer le processus de rédaction du professionnel.
    • Chaque note est signée numériquement par un ou plusieurs professionnels en présence de supervisions. Une fois signée la note est bloquée et seules des ratures et l’ajout de nouvelle information est permis. Un délai de verrouillage automatique des notes est configurable.
    • Chaque note peut être composée sur le moment à partir des traitements effectués pendant le rendez-vous grâce à l’association entre des groupes d’actes et des notes standards étant définies en référence.
    • Formatage complémentaire de la note initialisée ou finale du professionnel pour appliquer les options usuelles de « couleur, gras, etc. » aux sections souhaitées de la note saisie.
    • Possibilité d’épinglage d’une note particulière en haut de la liste des notes professionnelles pour voir constamment toute information clé sur le patient à l’ouverture de son dossier.
    • Fonction de recherche rapide et dynamique d’un sujet parmi les notes d’un patient.
    • Indicateur visuel possible à l’agenda pour aviser de toute note professionnelle non signée.
       

    Plan de traitements

    • Plan de traitement pouvant être signé de façon numérique par le patient à la clinique, par courriel pour sa signature à la maison ou par le biais du portail Web patient.
    • Impression de plans de traitement comportant des critères pour étendre son utilisation à différents contextes et besoin de gestion. Par exemple pour une présentation du plan initial et obtention du consentement éclairé du patient ou pour présenter un compte rendu d’un plan de traitement en cours.
    • Gestion de visites planifiées au plan de traitement qui permet de prédéfinir la séquence des rendez-vous à venir avec le détail de chaque acte prévu. Les visites planifiées définies pour un patient sont suggérées automatiquement lors de la prise d’un rendez-vous pour le patient à titre de référence et d’initialisation du rendez-vous courant avec ce qui était prévu au plan de traitement.
    • Possibilité de création et de gestion de plan de base et de plans alternatifs pour présentation au patient. Les plans non retenus peuvent être consultés en tout temps.
    • Le logiciel permet une gestion automatisée des actes et items taxables ou non taxables.
    • Définition de visites planifiées à partir du plan de traitement pour l’automatisation maximale de la prise de rendez-vous.
    • Impression PDF du plan de traitement sous présentation de formulaire d’assurance aux fins d’approbation auprès des assureurs.
    • Option de transfert des traitements planifiés au dossier de traitement à la facturation pour accélérer la saisie.
    • Dates d’inscription, de début et de fin pour le suivi des traitements planifiés au plan de traitement.
       

    Dossier de traitements

    • Structure de facturation « Objet-Composante-Acte » configurable.
    • Système expert d’encodage de traitements avec abréviation de gestion personnalisée.
    • Système expert de validations interactives et de définition de contraintes cliniques permettant de garantir la qualité des traitements saisis à tout dossier patient et éviter ainsi le maximum d’enjeux avec la transmission à des assureurs lorsqu’il y a lieu.
    • Notions de guide de tarifs regroupant un ensemble d’actes. Un nombre illimité de guides de tarifs peuvent être définis et gérés. Un guide de tarif peut être associé à un assureur spécifique. Plusieurs guides de tarifs de référence sont livrés avec le logiciel : Médecins omnipraticiens et spécialistes, Audioprothésites et Optométriste.
    • Gestion des tarifs précédents et courants des actes à la facturation selon la date de traitement.
    • Possibilité d’associer un guide de tarifs précis à un professionnel afin de minimiser les erreurs de saisie d’acte au dossier.
    • Gestion des frais de laboratoire internes et externes. Calcul automatisé des frais de laboratoire internes pour être éligible au remboursement du crédit de taxes sur intrant (CTI).
    • Description française ou anglaise par acte pour la personnalisation automatique de la facture selon la langue du patient.
    • Catégories d’actes pour analyse des honoraires professionnels.
    • Gestion et distinction du professionnel traitant et du professionnel responsable de la facturation.
    • Définition de groupe d’actes personnalisés pour l’accélération de saisie de plusieurs actes au dossier.
    • Dix champs « Référence » généraux sont disponibles pour gérer l’information non couverte par les champs de base de la fiche traitement dans des contextes particuliers. Les libellés de ces champs peuvent être personnalisés à l’aide des fonctions de personnalisation de la plateforme CTRL/Smigg.
    • Intégration interlogiciel complète avec CTRL/Produit. Il est possible d’exploiter le lecteur de codes à barres à la fiche traitement pour accélérer la saisie d’items d’inventaire.
       

    Facturation et assurance

    • Facturation et paiement simple et rapide pour la majorité des cas de base (paiement direct, carte de crédit, chèque, etc.) avec crédit de facture et de paiement pour correction ou annulation rapide au besoin.
    • Facturation et paiement partiel ou total des actes prêts pour facturation ou paiement par simple sélection.
    • Facturation et paiement spéciaux pour une ventilation détaillée de toute combinaison de modalités de facturation et de paiement. Cette option permet, par exemple, de générer des revenus récurrents (étalement de revenus) sur plusieurs mois et de générer une série d’encaissements postdatés (paiement préautorisé, série de chèques postdatés, etc.) dans une seule opération.
    • Production de formulaires d’assurance et de factures bilingues standards, ou personnalisés, en formulaire PDF, préimprimé ou directement sur papier blanc.
    • Production de factures ou de reçus pouvant être automatiquement séparée par succursale lorsque la facturation ou le paiement implique plusieurs succursales. Les documents produits respectent donc l’image de chaque clinique s’il y a lieu.
    • Gestion des soldes à facturer par acte pour identifier rapidement tout traitement en cours non facturé. Un acte ou un item au dossier peut posséder trois états : à facturer, en cours de facturation et facturation complète. Une analyse de tous les dossiers de traitements peut être lancée rapidement pour lister tous les traitements non encore facturés ou en cours (solde à facturer).
    • Gestion de la facturation par famille.
    • Transmission interactive avec plusieurs réseaux d’assureurs intégrés au logiciel. Plus de 100 assureurs sont d’ailleurs supportés. Support de la coordination d’assurances multiples au niveau des télétransmissions assureurs lorsque l’assureur le permet.
    • Utilisation et facturation d’items d’inventaire gérés par CTRL/Produit (orthèse, botox, médicaments, etc.) simultanément avec la facturation d’actes médicaux. Le logiciel supporte une gestion d’inventaire spécifique par succursale (entrepôt) via le professionnel associé à la facturation, lui-même pouvant être associé à une succursale par défaut.
    • Option « Historique » pour la consultation en tout temps de l’historique comptable du patient. Une consultation globale ou par traitement est disponible. Une vision de travail simplifiée permet également d’apporter un correctif rapide à une facturation passée, exemple, de transférer un solde assurance en solde patient ou effectuer un ajustement de montant rapidement.
    • Gestion de professionnels rémunérés à pourcentage avec rapport de calcul des remises à remettre.
    • Gestion des avances de paiement avec date de disponibilité des fonds et utilisation progressive suggérée à chaque facturation jusqu’à épuisement de l’avance. La notion d’avance peut être exploitée pour une gestion rigoureuse de cartes cadeaux. Chaque carte cadeau correspond à un item d’inventaire avec son numéro de carte unique qui est utilisé comme référence lors de l’utilisation pour un paiement.
    • Analyse des patients à l’agenda, mais non facturés pour un intervalle de date en présence du module « Agenda ».
    • Aucune fermeture de journée nécessaire puisque CTRL/Clinique est entièrement transactionnel.
    • Gestion comptable entièrement intégrée avec CTRL/Finance. Exploité en mode simple, le gestionnaire obtient des états financiers pour la clinique structurée, par exemple, par catégorie de traitement. Exploité en mode avancé pour un regroupement de cliniques, CTRL/Finance permet la production d’états financiers par professionnel et/ou par succursale (centre de profit) en plus d’offrir la possibilité de consolidation complète des résultats financiers pour la bannière. L’intégration comptable CTRL/Clinique et CTRL/Finance profit d’une grande flexibilité grâce à la notion de table de distribution comptable qui permet une ventilation des revenus et dépenses très précise.
    • Numéro de dépôt par défaut par modalité pour une gestion simplifiée de la conciliation bancaire avec CTRL/Finance.
    • Gestion des taxes par acte avec intégration complète avec CTRL/Finance pour l’impression automatique des rapports de remises gouvernementales en fin de période.
       

    Recevables et états de compte

    • Liste des comptes à recevoir et des états de compte à n’importe laquelle date historique grâce la structure transactionnelle récursive du logiciel.
    • Gestion des comptes à recevoir par patient et par assureur. La structure du logiciel peut vous permettre, au besoin, d’expédier un état de compte à tout assureur qui vous doit de l’argent pour un groupe de patients.
    • Fonction de conciliation automatisée des états de compte RAMQ. Cette fonction récupère et analyse l’état de compte électronique de la RAMQ pour suggérer l’ensemble des paiements et crédits nécessaires.
       

    Principaux rapports

    • Liste des plans de traitement non complétés par patient.
    • Analyse des honoraires sommaires par mois avec trois niveaux de forage interactifs (drilldown). Le premier niveau d’information offre un sommaire par mois, le deuxième par date et le troisième par patient.
    • Analyse des honoraires journaliers triés par patient et par modalité, avec deux formats de présentation : horizontal ou vertical.
    • Analyse des honoraires par facture.
    • Revenus et recettes par période, par professionnel traitant, par responsable de facturation et par modalité de facturation. Deux modes de présentation par modalité sont disponibles, soit un modèle vertical et un modèle horizontal.
    • Revenus pour une période par professionnel et/ou par clinique pour l’analyse des revenus historiques ou budgétés à venir.
    • Liste de l’âge des comptes à recevoir personnalisables (Courant-30-60-90, etc.) par patient et assureur.
    • États de compte sous forme d’une lettre type ou d’un formulaire avec ou sans partie détachable (français et anglais).
    • Production des états de compte par patient ou par responsable de paiement (ex. : le père ou la mère). Il est possible d’exclure des patients souhaités du processus d’envoi automatique. Exemple, la possibilité d’exclure les patients qui ont remis des chèques postdatés lors de l’envoi des états de compte.
    • Production des états de compte par succursale.
    • La production des reçus pour fins d’impôt permet la sortie de tous les reçus associés aux membres d’une même famille. Les documents peuvent être produits en format PDF pour envoi par courriel ou transmis au patient via un partage à son portail Web patient.
    • Rapport d’analyse de l’admissibilité au remboursement de crédit de taxes sur intrant (CTI) lié à la présence de frais de laboratoire internes et externes.
    • Analyse graphique des honoraires par catégorie d’actes.
    • Analyse graphique des honoraires par guide de tarifs.
    • Analyse graphique des honoraires par source de référence.
    • Analyse graphique des honoraires par statut de dossier patient.
    • Analyse graphique de la distribution mensuelle des honoraires par ressource traitante.
    • Analyse graphique de la distribution mensuelle des honoraires par responsable de facturation.
    • Analyse graphique globale des honoraires par mois pour une période.
    • Analyse des dossiers de traitements aux fins de statistiques.

    Gestion documentaire numérique

    • Gestion et création automatique d’un répertoire physique unique correspondant à chaque dossier patient créé.
    • Fonction documentaire affichant automatiquement toute image et tout document présent au répertoire physique du patient pour une intégration très transparente. Tout document ou image peut être transféré au répertoire d’un patient par le biais d’un simple « Copier-Coller » (ex. : d’un appareil photo) et il apparait automatiquement à sa gestion documentaire.
    • Visualisation et consultation de l’image directement dans le logiciel. Mode de visualisation plein écran disponible également.
    • Éditeur d’images intégré. Parmi les fonctions d’édition disponibles mentionnons : rotation, correction de couleurs, contraste et luminosité, teinte et saturation, griser, embossage, négatif, préciser, fonction de dessin, d’annotation, huit filtres et un faisceau d’agrandissement. Les fonctions d’agrandissement ou de rétrécissement (Zoom In-Out) et « Défaire-Refaire » (Undo) sont également disponibles.
    • Activation automatique de l’éditeur d’image externe de votre choix simplement par un double-clique. Lorsque l’image provient de l’un des logiciels d’imagerie supportés, ce dernier est automatiquement reconnu comme étant l’éditeur spécifique pour l’image. Cette approche vous garantit une intégration transparente avec des outils externes d’analyse spécialisés.
    • Catégorisation de chaque image pour permettre des recherches par type de cas clinique par la suite.
    • Option de transfert rapide d’une image (ex. : capturée en salle de traitement) à titre de photo du patient à son dossier.
    • Mode de présentation professionnel des images sur fond noir pour une présentation au patient. La navigation est spécifiquement conçue pour une opération par la souris uniquement avec ajustement du contraste et de la luminosité. Possibilité d’imprimer le groupe d’images, par exemple, pour remettre au patient une photo du type « Avant traitement » et « Après traitement ».
    • Capture directe d’images provenant d’équipements offrant une sortie de l’un des types suivants : Composite, Twain, HDMI, USB ou Coaxial. La résolution de capture est liée aux spécifications de la carte de capture utilisée. Possibilité d’opérer via un système de pédalier pour conserver la liberté d’action des mains en cours de traitement.
    • Protocole de capture d’images accéléré par le biais de modèles de capture (template) à séquence préconfigurée et opérant à partir d’un pédalier. Chaque capture d’image peut être automatiquement liée à un objet de manière à permettre une représentation géophysique (position sur le corps).
    • Toute image capturée directement à partir du logiciel est automatiquement enregistrée au répertoire physique du dossier patient. L’image est nommée selon le format « DossierAAAAMMJJ-00X » (A=Année, M=Mois, J=Jour et X=Numéro séquentiel).

    Modules spécialisés

    Chartes et imagerie dentaires

    • Odontogramme de dentisterie opératoire à trois références : Dentition « Permanentes », « Primaires » et « Dentition mixte ». Le logiciel conserve automatiquement la dernière vision activée pour le patient.
    • Odontogramme évolutif permettant d’analyser chronologiquement et visuellement l’évolution de la situation buccale d’un patient, les annotations et traitements effectués pendant un intervalle de temps (visites) souhaités. Il est possible d’avancer et de reculer les dates de début et de fin d’analyse de façon interactive pour visualiser l’information évolutive.
    • Photo et âge du patient intégrés la charte dentaire personnelle pour une validation immédiate du dossier sélectionné.
    • Support intuitif de la séquence opératoire : Examen, Diagnostic, Plan de traitement, traitements et pronostic.
    • Identification et distinction des examens complets (initial).
    • Support du PSR et/ou saisie et historiques des lectures de poches parodontales par date d’examen.
    • Formulaire interactif d’examen parodontal complet.
    • Consultation graphique séparée ou combinée de la situation initiale (historique), du plan de traitement et du dossier de traitements.
    • Symboles de diagnostics insérables par glissement pendant l’examen.
    • Insertion de dessins et d’annotations visuelles ad hoc à la charte dentaire en tout temps.
    • Encodage assisté par la notion de codes d’abréviation d’acte (ex. : CP — Composite) qui affiche par la suite les actes valides possibles selon les dents et surfaces présélectionnées.
    • Préparation de plans de traitement avec encodage simple ou multiple d’actes à partir de l’odontogramme.
    • Encodage simple ou multiple d’actes effectués lors d’une visite et à facturer pour facturation immédiate à partir de la charte ou pour finalisation du processus par l’administration.
    • Support de la notion de « Groupes d’actes » pour accélérer l’encodage d’actes.
    • Symbole graphique spécifique par abréviation d’actes avec possibilité de personnalisation de la symbolique.
    • Intégration complète de la charte dentaire et du module d’imagerie pour la visualisation interactive d’images numériques associées à une dent particulière. Un attribut visuel indique la présence d’une image (radiographie, intraoral, etc.) associée à une dent.
    • Annotation textuelle spécifique et chronologique sur une dent donnée. Un attribut visuel indique la présence d’une note sur une dent spécifique et une infobulle présente les annotations en ordre chronologique descendant.
    • Possibilité de personnalisation des couleurs associées aux différentes étapes de gestion du patient (« Traitement », « Plan de traitement » et « Historique ») définies globalement ou spécifiquement par code d’abréviation.
    • Compatibilité avec les écrans tactiles et « Pen Based » pour permettre une opération complète du module au doigt ou avec un crayon numérique.
    • Impression de la charte clinique telle que vue pour utilisation interne ou communication avec le patient.
    • Insertion de la charte dentaire au rapport d’impression du dossier patient complet.
    • Intégration transparente avec les logiciels d’imagerie et de radiographie numériques spécialisés suivants : DigoraMD, CADIMD, Image FXMD, CarestreamMD, VxWinMD, TrophyMD, SidexisMD, AdstraMD, DicomMD, DexisMD, ProImageMD, CaptureLinkMD, Dent-XMD, CliniViewMD, SchickMD, Florida Probe MD, MyRayMD et iCATMD.

    Examen optométrique

    • Saisie des mesures usuelles d’examen d’optométrie (Prescription par œil, valeur et orientation de l’astigmatisme, etc.) spécifique à chaque examen du patient.
    • Historique optométrique complet par patient pouvant être analysé en tout temps puisqu’il n’existe aucune limite relative au nombre d’examens pouvant être conservé au dossier.
    • Impression du formulaire d’examen.
    • Impression du formulaire de prescription pour la préparation des verres.

    Plateforme applicative CTRL

    Tous les logiciels CTRL profitent des capacités fonctionnelles complémentaires de la puissante plateforme CTRL/Smigg dont voici quelques caractéristiques clés :

    • Conception d’environnements de travail personnalisés (agencement de fenêtres) par utilisateur avec possibilité d’exploitation de plusieurs écrans avec fenêtre flottante. Une approche de travail spécifique par utilisateur pour optimiser sa productivité dans son rôle.
    • Gestion de la sécurité informationnelle et fonctionnelle permettant de rencontrer les plus hautes exigences en matière de protection de l’information sensible.
    • Personnalisation de tout rapport via un générateur de rapports intégré.
    • API et interface Web disponible pour intégration avec des applicatifs externes complémentaires.

    Foire aux questions

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    Que ce soit pour trouver une réponse à une question précise ou de l'information générale, notre foire aux questions vous fournit un moyen efficace d'apprécier la profondeur de gestion opérationnelle de votre solution CTRL. Vous en retirerez rapidement du levier pour votre organisation!

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