CTRL a développé un tableau de bord financier qui permet aux gestionnaires de définir et de suivre rigoureusement des indicateurs de gestion spécifiques au contexte de leur entreprise.

Compris par défaut avec CTRL/Finance, ce tableau de bord est entièrement intégré à vos données comptables et, puisqu’il a été conçu sous Microsoft Excel^MD, vous pouvez l’adapter facilement pour qu’il se moule parfaitement aux besoins de votre entreprise.

L’architecture transactionnelle de CTRL/Finance est l’un des éléments clés qui vous permettent d’accroître réellement la productivité comptable de votre entreprise. Grâce à cette approche technologique, toute analyse comptable peut être effectuée à la date de votre choix. Cette caractéristique accélère donc la remise en situation comptable lors de la recherche d’information financière précise. De plus, l’ouverture transactionnelle dans un logiciel élimine l’obligation de fermer une période comptable avant d’en débuter une autre.

Avec CTRL/Finance, le responsable de la gestion financière possède un accès sécurisé qui lui permet de profiter des avantages de ce type d’architecture tout en ayant le parfait contrôle sur les entrées et l’intégrité comptable.

Avec CTRL/Finance, vous pouvez maintenant compter sur un outil de gestion capable de s’adapter aux contextes les plus variés et les plus exigeants. Cette flexibilité est issue, entre autres, de la présence de quatre modes de saisie des feuilles de temps et des relevés de dépenses : « saisie centralisée », pour une saisie entièrement effectuée par le service administratif; « saisie décentralisée », effectuée par chaque employé avec une sécurité complète par employé; « saisie avec intégration externe », par exemple, par le biais d’un horodateur avec utilisation de cartes magnétiques; et « saisie Web », par le biais d’un formulaire Web et d’une saisie à distance par Internet.

Lorsque votre structure d’entreprise (maison mère, consortium) prévoit des transferts monétaires entre différentes entreprises, le mode interentreprises de CTRL/Finance vous permet d’effectuer ces transferts de façon très transparente. 

En présence de ce module, CTRL/Finance se bonifie pour introduire le principe de consolidation, pour obtenir, par exemple, l’analyse des comptes clients consolidés et des transactions du grand livre consolidées, un état des résultats, ainsi qu’un bilan consolidé. Vous pouvez même ventiler automatiquement les salaires des employés dans différentes entreprises.

Un seul écran est nécessaire pour effectuer la conciliation bancaire des effets en circulation. Il vous suffit de sélectionner le compte de banque désiré, puis d’indiquer la date de votre état de compte bancaire ainsi que le solde de votre état de compte. Au fur et à mesure que vous conciliez des effets, la différence entre le grand livre de CTRL/Finance et le solde de votre état de compte varie dynamiquement pour atteindre zéro lorsque tout balance.

Le logiciel vous permet aussi de saisir et d’intégrer des transactions comptables additionnelles, par exemple des frais bancaires, directement pendant le processus de conciliation. Vous n’avez pas à interrompre votre activité de conciliation pour effectuer une écriture au journal général.

CTRL/Finance comprend un module de paie complet et sa flexibilité de configuration permet de gérer l’ensemble de vos contextes de gestion. Parmi ses nombreux modes d’opération, les quatre principaux modes permettent de gérer la paie standard simple, la paie construction avec rapport CCQ intégral, la paie « employé-fournisseur » applicable, par exemple, aux secteurs exploitant la notion de pigistes comme le secteur du cinéma, ainsi que la paie « employé-employeur ». Ce dernier type peut être appliqué, par exemple, aux secteurs de l’entreprise qui offrent un service de paie à leurs sous-traitants, eux-mêmes employeurs. Le secteur des pêches est un exemple.

Combiné à une structure transactionnelle personnalisable, à un configurateur de taux et à un configurateur de modificateurs (déduction), vous avez maintenant un logiciel de paie qui convient à la fois à un contexte simple et aux moindres détails d’un secteur très spécialisé.

Pour faciliter le contrôle et les vérifications d’usage, CTRL/Finance offre une panoplie de possibilités d’analyse. À vous de choisir l’approche la plus appropriée à votre contexte de travail.

Lorsque votre analyse porte sur plusieurs comptes simultanément, les nombreux rapports d’analyse des transactions du grand livre représentent la meilleure approche puisque, grâce à plusieurs critères de sélection, ces rapports vous permettent de procéder à des analyses très précises. De plus, tous les rapports sommaires offrent du forage interactif (drill down) pour vous permettre d’analyser en détail un résultat particulier.

Lorsque l’information recherchée concerne plutôt un seul compte, la consultation de l’historique transactionnel du compte s’impose par sa simplicité. Nul besoin d’imprimer un rapport; l’ensemble des transactions d’un compte se trouvent directement sous vos yeux. Vous avez également la possibilité d’exploiter la fonction « Filtre » de la plateforme CTRL/Smigg pour filtrer les transactions comptables selon des critères très précis.

Finalement, comme pour l’historique transactionnel par compte, les auxiliaires « Client » et « Fournisseur » comportent des fonctions de consultation de l’historique transactionnel par intervenant. Il s’agit donc d’une approche additionnelle de recherche d’information et de pistes de vérification comptable. Inutile de jouer aux devinettes avec votre système comptable!

Les fiches « Client » et « Fournisseur » vous donnent un accès rapide aux coordonnées et à l’information générale de l’intervenant de votre choix. Des paramètres spécifiques par client ou par fournisseur peuvent être définis pour simplifier et accélérer la saisie aux journaux comptables. Qu’il soit question du compte de grand livre par défaut, des codes de taxes ou même de la devise, tout y est!

Évidemment, les modules « Compte client » et « Compte fournisseur » possèdent l’ensemble des fonctions essentielles qui font de CTRL/Finance un logiciel comptable digne de ce nom. Cela inclut entre autres l’analyse de l’âge des comptes, l’état de comptes clients, ainsi que l’analyse et l’impression de chèques « fournisseur » en lot selon des critères de sélection spécifiques. 

Ces modules deviennent un pivot informationnel important et permettent de répondre rapidement à des questions ponctuelles et fréquentes. Par exemple, lorsqu’un fournisseur vous appelle pour connaître l’état de paiement de l’une de ses factures, votre premier réflexe pourrait être de le rappeler plus tard, une fois votre vérification effectuée. Avec CTRL/Finance, vous pouvez consulter sur-le-champ l’historique transactionnel du fournisseur ou encore ses factures en cours pour lui donner immédiatement la réponse qui s’impose.

CTRL/Finance inclut un générateur d’états des résultats vous permettant de concevoir différents formats de présentation pour tous vos besoins d’analyse et de communication. Écart en montant ou en pourcentage, période courante ou résultats cumulés, par rapport au budget et/ou à l’exercice précédent, vous avez le plein contrôle de l’information financière que vous souhaitez présenter.

Le logiciel est également livré avec un chiffrier standard Microsoft Excel^MD spécialement conçu pour une intégration transparente avec CTRL/Finance afin de vous offrir encore plus de flexibilité. Vous pouvez alors compléter vos états financiers d’analyses complémentaires.

Si vous exploitez la notion de département (division) et la flexibilité des chartes secondaires, CTRL/Finance vous permet alors d’obtenir des états des résultats complets présentant la rentabilité par département. La gestion par centre de profit est donc dorénavant une stratégie à votre portée!

La charte comptable de CTRL/Finance est conçue pour répondre aux contextes comptables les plus exigeants. Une codification allant jusqu’à 15 caractères alphanumériques est possible. Sur le plan des budgets, le logiciel permet la gestion de trois niveaux de budgétisation : budget courant, budget révisé et budget suivant. Plusieurs fonctions de soutien à la préparation des budgets sont également présentes. De plus, CTRL/Finance inclut un outil de planification de pointe sous la forme d’un chiffrier Microsoft Excel^MD entièrement intégré et conçu pour simuler la trésorerie prévisionnelle découlant directement de vos budgets.

Lorsque vous êtes prêt à débuter la saisie de vos transactions comptables, la barre d’outils vous offre un accès direct et rapide aux journaux comptables usuels. Qu’il s’agisse du journal d’achats ou de ventes, ou de tout autre journal comptable, le logiciel vous offre l’avantage de faire plusieurs transactions en une seule saisie. De plus, le système vous permet de valider l’ensemble des écritures comptables associées à votre saisie avant de confirmer leur report définitif au grand livre. Enfin, CTRL/Finance inclut une fonction d’écriture automatique avec ventilation d’un montant global par pourcentage ainsi qu’une fonction de renversement automatique d’écritures.