CTRL/PROJET

POUR LE CONTRÔLE DE VOS PROJETS D’ENVERGURE

Prenez le contrôle

Caractéristiques fonctionnelles

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CTRL/Projet

Gestion et coûts de projet

  • Portail Web de gestion de projets prenant la forme d’un tableau de bord de gestion spécifique à chaque chargé de projet en regroupant les projets sous sa responsabilité. Ce tableau de bord regroupe un ensemble de fonctionnalités de gestion clé (commandes, contrats, factures) et une analyse globale rapide de la rentabilité du projet par activité.
  • Structure de projet supportant une codification à quatre dimensions : « projet-activité-extraequipement » configurable au niveau de l’utilisation de chaque dimension. La structure choisie et définie par le gestionnaire s’applique partout ensuite où il y a saisie transactionnelle avec affectation par projet. La gestion des extras peut être normée d’une table de codes d’extra au besoin.
  • Ventilation complémentaire des coûts en quatre catégories de coûts au besoin : Salaire, Matériaux, Sous-traitance et Frais généraux. Les libellés et l’utilisation de cette ventilation additionnelle sont personnalisables selon le besoin de l’entreprise.
  • Définition possible d’une structure arborescente de projets maître (projet père/projet fils) qui permet, entre autres, de gérer par phase.
  • Définition possible d’une structure arborescente d’activité maître (activité mère/activité fille). Cette possibilité permet de supporter des analyses de coûts et de revenus globaux pour un groupe d’activité tout en permettant de pousser l’analyse au niveau d’une activité précise.
  • Définition d’un corridor de rentabilité (% de profit minimum et maximum) par projet.
  • Indicateurs d’avancement réel et calculé du projet selon les revenus facturés.
  • Gestion du « Profil de projet » qui permet de configurer un ensemble de règles de saisie d’information sur le projet afin d’éviter le maximum d’erreur de saisie. Par exemple : Qui (employé) peut saisir du temps ou du matériel sur un projet ? Quelle activité est valide sur un projet ? Quelle activité est admissible sur un projet, mais fermée en tant qu’activité terminée ? Quel équipement peut être utilisé sur un projet ? Quel « extra » est autorisé sur un projet donné ?, etc. Il est possible de partir d’une structure budgétaire définie directement, ou importée d’un logiciel spécialisé, pour créer rapidement un profil de projet.
  • Gestion de budget détaillé par projet selon la structure « Projet-activité-extraéquipement-division-employé-catégorie d’emploi » et par catégorie de coûts.
  • Consultation en tout temps de l’historique complet des transactions effectuées sur le projet sélectionné. Exploitation possible des capacités de recherche dynamique avec filtration de la plateforme CTRL/Smigg pour analyser ou retrouver rapidement l’information souhaitée.
  • Centralisation des coûts possibles en contexte multicompagnie et intercompagnie (consortium).
  • Écritures comptables automatiques avec ventilation par pourcentage par projet avec CTRL/Finance.
  • Piste comptable par projet au niveau des transactions du Grand livre de CTRL/Finance.
  • Gestion des recevables et des payables par projet ou par chargé de projet avec CTRL/Finance.
  • En présence du module de paie de CTRL/Finance, affectation interactive ou manuelle des coûts de projets et des TEC par les feuilles de temps. Les relevés de dépenses sont également intégrés au besoin.
  • Affectation dynamique des coûts de projets par CTRL/Produit ou les journaux comptables de CTRL/Finance.
  • Ajustement manuel possible des transactions de coûts.
  • Intégration complète avec CTRL/Dossier pour l’implantation d’une gestion rigoureuse et performante des communications sur le projet (CRM/XM intégré).
  • Fonction d’archivage de projets terminés.

 

PRINCIPAUX RAPPORTS

  • Analyse de rentabilité offrant la possibilité de forage (drill down) sur trois niveaux (« Projet », « Activité » ou « Transaction ») qui vous permet de déléguer davantage le contrôle des projets à différents responsables tout en conservant la confidentialité d’informations sensibles, telles que les salaires. Comparatif « Budget - Réel » par catégorie de coût avec facturation et travaux en cours. Une option de rentabilité sommaire sur une page est également disponible pour une vision simple et pour communication rapide avec un tiers au besoin.
  • Analyse de rentabilité supportant la gestion par exception en permettant de configurer l’analyse de rentabilité de tous les projets en cours selon un corridor de rentabilité qui peut être appliqué globalement sur tous les projets analysés ou comme un corridor défini et appliqué par projet spécifiquement. L’analyse par exception permet de rapidement prioriser les suivis court terme sur les projets en difficulté en référence à leur écart avec leur corridor de rentabilité prévu. L’analyse de rentabilité par exception permet également de combiner l’avancement réel et calculé comme critère d’analyse.
  • Analyse de coûts périodiques (vision parallèle d’une période, de l’année et du cumulatif). Analyse qui exploite tout le détail défini au niveau de la budgétisation du projet pour présenter une analyse précise.
  • Analyse de la productivité, pourcentage de profit et majoration « Vendant/Coûtant », par employé et par projet.
  • Analyse des coûts par projet, par chargé de projet ou par client, par activité avec ou sans commande d’achats. Incluant analyse des écarts « Budget-Réel » par catégorie de coûts.
  • Analyse des feuilles de temps à titre de point de contrôle avec la paie.
  • Analyse des taux moyens (coûtant et vendant) par division.

Feuille de temps et relevé de dépenses

  • Disponibilité du portail Web Employé de CTRL/Dossier pour la saisie de temps mobile par employé, l'intégration interactive avec les feuilles de temps de CTRL/Finance, la mise à jour automatique des T.E.C. et la préparation de la facturation professionnelle dans un processus rapide et intégré.

Travaux en cours (TEC)

  • Définition des paramètres d’évaluation des T.E.C via une option « Facturation » à la fiche « Projet ». Les paramètres peuvent être définis pour un projet maitre, globalement pour un projet ou par activité au besoin.
  • Méthodes flexibles d’évaluation des T.E.C. (vendant facturable, « Cost Plus » et au coûtant).
  • Chaque transaction de T.E.C. possède sa date de fin de calcul ainsi que sa date de fin d’envoi. La première indique la date de fin de l’intervalle inscrite lors du calcul de vente. La seconde représente la date de fin inscrite lors de l’envoi des écritures au Grand livre.
  • T.E.C. transactionnel avec possibilité de reconstitution (d’évaluation) à n’importe quelle date.
  • Possibilité d’annulation automatique des T.E.C au moment du calcul d’évaluation avec une « Date de début d’annulation ». Il est donc possible de faire en sorte que CTRL/Projet annule automatiquement les T.E.C créés au moment de l’évaluation de ces derniers si la nouvelle option est active et si la transaction de coût facturable est postérieure à la date de début d’annulation.
  • Intégration complète des écritures de T.E.C. périodiques avec CTRL/Finance. Distribution comptable des T.E.C. par projet-activité-extraéquipement au besoin.
  • Contrôle du mode cumulatif ou périodique pour l’envoi des écritures comptables de T.E.C.
  • Rapport d’analyse des travaux en cours avec deux niveaux de forage (Activité-Transaction). Les critères de sélection disponibles permettent une évaluation globale des T.E.C., par chargé de projet ou par projet et pour une période spécifiée.
  • Évaluation des ajustements de T.E.C. suggérés (surfacturation ou sousfacturation).
  • Épuration ou réactivation des transactions de T.E.C. par projet, chargé de projet, activité, extra, équipement et division.
  • Gestion des T.E.C. interdivision.
  • Exportation des T.E.C. en différents formats pour une application externe (ex. : chiffrier d’analyse).
  • Sécurité d’accès par chargé de projet.

PRINCIPAUX RAPPORTS

  • Analyse des T.E.C. affichant le montant qui devrait être facturé, sans contrainte des paramètres de facturation du projet, et le montant facturable qui correspond à un montant ajusté selon les paramètres de facturation du projet.
  • Analyse des T.E.C. cumulatifs ou pour une période spécifiée et sous forme sommaire ou détaillée.
  • Analyse des T.E.C. par projet-activité avec sélections multiples (projet, projet maitre, chargé de projet, client, activité, fréquence de facturation).
  • Analyse des T.E.C. par projet-classe d’emploi avec sélections multiples (projet, projet maitre, chargé de projet, client, classe d’emploi, fréquence de facturation).
  • Analyse des ajustements de T.E.C. par projet par division avec sélections multiples (projet, projet maitre, chargé de projet, client, division).
  • Ajustements suggérés de T.E.C. pour un intervalle de pourcentages d’avancement réels ou calculés des travaux.

Facturation professionnelle

  • Facturation totale budgétée (montant soumissionné) définissable à la fiche « Projet » ou par « Projet-activité » pour l’analyse ultérieure des écarts avec la facturation réelle.
  • Gestion précise des taux de facturation de services professionnels par projet, par activité, par employé et plus encore. Possibilité de définition de table de taux de facturation globaux de gestion de taux d’exception par projet.
  • En mode de tables de taux globaux de facturation, disponibilité d’un configurateur de facturation permettant de moduler l’application des tables globales de taux de l’entreprise avec précision par projet, catégorie de projet, activité, catégorie de coûts, classe d’emploi et plus encore.
  • Possibilité de configurer des taux de facturation selon l’unité des heures travaillées ainsi que pour le type de paie (hebdomadaire, à l’heure, etc.).
  • Facturation en lot de services professionnels « sans papier » pouvant produire simultanément les factures (format PDF) et les expédier en lot par courriel individuel à chaque client, le tout dans un seul processus unifié. Grâce à une gestion documentaire structurée via CTRL/Dossier, la facture PDF peut également être sauvegardée automatiquement au dossier numérique de chaque client concerné.
  • Formats de présentation multiples de facture utilisant une combinaison de regroupements par type de facturation, par activité, par classe d’emploi et par employé. Une notion de « code de regroupement » associé à un ordre de présentation permet de personnaliser la présentation de votre facture de services par client au besoin.
  • Paramètres de facturation par projet permettent de gérer un pourcentage d’ajustement applicable sur les taux horaires standards d’une table de taux appliquée sur un projet. Le pourcentage d’ajustement se transforme en « escompte » lorsque sa valeur est négative et en « majoration » lorsque sa valeur est positive. Imputation des escomptes de paiements selon la facture ou spécifiquement à un projet, une activité, un « extra », un équipement, une catégorie de coût.
  • Gestion de la facturation par lots pouvant être gérés et sous la responsabilité des chargés de projet pour leurs projets spécifiques. Les lots préparés et approuvés par les chargés de projet peuvent ensuite être transférés au département administratif pour traitement final et la fonction « Filtre » de CTRL/Smigg est exploitée pour implanter des accès sécurisés par chargé de projet.
  • Fonction de « Lots de facturation » affichant le total des heures, des montants et des ajustements par lot. Le lot de facturation indique également les dates de début et de fin appliquées lors de l’inclusion des transactions au lot. De plus, la date de facturation est également affichée à titre d’information.
  • Le logiciel supporte l’approche de facturation progressive, à « cost plus », à montant forfaitaire ou simplement à l’heure livrée et la facturation de biens livrables.
  • Le logiciel supporte la facturation répétitive selon une fréquence de facturation par projet (mensuelle, trimestrielle et sur demande). Ce type de facturation périodique peut être encadrée par un minimum et un maximum facturable.
  • Facturation cumulative et date de dernière facturation conservée par projet ou par projet-activité à des fins de consultation.
  • Facturation des transactions d’un ensemble de projets liés par un même projet maitre avec l’émission d’une seule facture. En utilisant cette option, toutes les transactions sont regroupées et la présentation suit le format défini à la fiche du projet maitre.
  • Recalcul automatique du montant d’ajustement lors de la modification d’une information monétaire à l’intérieur d’un lot de facturation.
  • Définition d’un format de factures global (standard) ou personnalisé par projet ou même par client grâce au générateur de rapport de CTRL/Smigg. Impression de la facture en français ou en anglais selon la langue définie au dossier Client.
  • Un document complémentaire des transactions détaillées facturées peut être produit au moment de la facturation et accompagner l’envoi de la facture au Client.
  • Extension possible des fonctionnalités de facturation pour le support des concepts de gestion d’interdivision et d’intercompagnie. Les critères « Division source », « Compagnie source » et « Compagnie destination » sont intégrés à la génération des lots de facturation de la facturation de services professionnels pour la génération des transactions interdivision et intercompagnie applicables.
  • Exploitation combinée de la facturation de CTRL/Produit pour les besoins complémentaires de facturation.

PRINCIPAUX RAPPORTS

  • Analyse des comptes à recevoir par projet et par chargé de projet avec CTRL/Finance.
  • Liste du détail des transactions facturées (honoraires et déboursés).
  • Analyse des taux moyens coûtants et vendant par division.
  • Rapport de vérification des écritures comptables avant transfert dans CTRL/Finance.
  • Regroupement de facturation par Type-Classe-Employé-Heure-Taux.
  • Regroupement de facturation par Type-Classe-Activité-Heure-Taux.
  • Regroupement de facturation par Type-Activité-Heure-Taux.
  • Regroupement de facturation par Type-Heure-Taux.
  • Regroupement de facturation par Employé-Heure-Taux.
  • Regroupement de facturation avec montant global sans heure et sans taux.

Gestion d'équipements

    • Taux de facturation et d’entretien présumé définissable par équipement. La fiche « Équipement » permet également de consulter les cumulatifs d’utilisation d’un équipement donné. Un champ « Catégorie d’équipement » permet, entre autres, une flexibilité additionnelle au niveau de l’utilisation des rapports d’analyse.
    • Selon le profil de projet, s’il y a lieu, aux bons de commande d’achat du portail Web de gestion de projet, les champs « Extra » et « Équipements » sont initialisés.
    • Ventilation des coûts d’équipement selon quatre catégories de dépense.
    • Intégration complète avec CTRL/Dossier pour la mise en place d’un système d’entretien préventif par équipement.

    PRINCIPAUX RAPPORTS

    • Analyse des coûts d’entretien par équipement.
    • Analyse des heures d’utilisation par équipement.
    • Analyse de rentabilité par équipement.

    Suivi de commandes

    • Le module complète la gestion détaillée des commandes d'achats effectuée via CTRL/Produit en offrant une analyse sommaire rapide par projet.
    • Paramètre de validation et de message interactif de dépassement budgétaire au moment de la saisie de commandes d'achats dans CTRL/Produit.
    • Intégration dynamique des commandes d'achat avec le journal d'achat de CTRL/Finance. Saisie automatisée en fonction de la commande impliquée.
    • Pourcentage et type de retenue (progressive ou finale) définissable par commande d’achat.
    • Saisie rapide de commentaires standards à titre de description complémentaire.
    • Trois niveaux de suivi des commandes d’achat: achat initial, extra et achats totaux.
    • Suivi détaillé à l’écran du solde en commande, de la facturation reçue, des retenues appliquées, des paiements effectués et le solde à payer.
    • Analyse des comptes à payer par chargé de projet et par projet avec CTRL/Finance.

     

    PRINCIPAUX RAPPORTS

    • Analyse des commandes en suspens: par commande, par fournisseur et par projet.
    • Analyse des comptes à payer par chargé de projet et par projet avec CTRL/Finance.
    • Le rapport de coûts de projet inclut les commandes d'achat du logiciel CTRL/Produit.

    Foire aux questions

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    Que ce soit pour trouver une réponse à une question précise ou de l'information générale, notre foire aux questions vous fournit un moyen efficace d'apprécier la profondeur de gestion opérationnelle de votre solution CTRL. Vous en retirerez rapidement du levier pour votre organisation!

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