POUR LE CONTRÔLE DE VOS PROJETS D’ENVERGURE

• Tableau de bord de gestion spécifique à chaque chargé de projet pour l’analyse et la gestion des projets sous sa responsabilité spécifique.
• Analyse de rentabilité dynamique d’un projet par simple sélection du projet : rentabilité globale, revenus, coûts et profit par activité et taux horaire moyen vendant par activité.
• Sommaire visuel et liste des projets sous la responsabilité du chargé de projet.
• Agenda et visualisation de l’horaire personnel.
• Accès aux feuilles de temps de l’équipe supervisée.

• Gestion et édition des bons de commande d’achats et de sous-traitance sur le projet.
• Sommaire visuel du nombre de commandes et de factures d’achat en suspens sur un projet.

ARCHITECTURE DE GESTION DE PROJET

• Structure de projet supportant une codification à quatre dimensions : « projet - activité - extraequipement » configurable au niveau de l’utilisation de chaque dimension. La structure choisie et définie par le gestionnaire s’applique partout ensuite où il y a saisie transactionnelle avec affectation par projet. La gestion des extras peut être normée d’une table de codes d’extra au besoin.
• Ventilation complémentaire des coûts en quatre catégories de coûts au besoin : Salaire, Matériaux, Sous-traitance et Frais généraux. Les libellés et l’utilisation de cette ventilation additionnelle sont personnalisables selon le besoin de l’entreprise.
• Définition possible d’une structure arborescente de projets maître (projet père/projet fils) qui permet, entre autres, de gérer par phase.
• Définition possible d’une structure arborescente d’activité maître (activité mère/activité fille). Cette possibilité permet de supporter des analyses de coûts et de revenus globaux pour un groupe d’activité tout en permettant de pousser l’analyse au niveau d’une activité précise.
  
  

FICHE ET PROFIL PROJET

• Chargés de projet principal et délégué par projet
• Définition d’un corridor de rentabilité (% de profit minimum et maximum) par projet.
• Indicateurs d’avancement réel et calculé du projet selon les revenus facturés.
• Gestion du « Profil de projet » qui permet de configurer un ensemble de règles de saisie d’information sur le projet afin d’éviter le maximum d’erreur de saisie. Par exemple : Qui (employé) peut saisir du temps ou du matériel sur un projet ? Quelle activité est valide sur un projet ? Quelle activité est admissible sur un projet, mais fermée en tant qu’activité terminée ? Quel équipement peut être utilisé sur un projet ? Quel « extra » est autorisé sur un projet donné ?, etc. Il est possible de partir d’une structure budgétaire définie directement, ou importée d’un logiciel spécialisé, pour créer rapidement un profil de projet.
• Intégration complète avec CTRL/Dossier pour la gestion de l’information complémentaire et des communications sur le projet (CRM/XRM intégré).
• Fonction d’archivage de projets terminés.
  
  

BUDGÉTISATION PAR PROJET

• Gestion de budget détaillé par projet selon la structure « Projet-activité-extra-division-Catégorie de coûts » avec possibilité de précision additionnelle par « Employé - Catégorie d’emploi - Classe d’emploi ».
• Consultation en tout temps de l’historique complet des transactions effectuées sur le projet sélectionné. Exploitation des capacités de recherche dynamique avec filtration de la plateforme CTRL/Smigg pour analyser ou retrouver rapidement l’information souhaitée.
  
  

ANALYSE DE PROJET

• Analyse de rentabilité offrant la possibilité de forage (drill down) sur trois niveaux (« Projet », « Activité » ou « Transaction ») qui vous permet de déléguer davantage le contrôle des projets à différents responsables tout en conservant la confidentialité d’informations sensibles, telles que les salaires. Comparatif « Budget - Réel » par catégorie de coût avec facturation et travaux en cours. Une option de rentabilité sommaire sur une page est également disponible pour une vision simple et pour communication rapide avec un tiers au besoin.
• Analyse de rentabilité supportant la gestion par exception en permettant de configurer l’analyse de rentabilité de tous les projets en cours selon un corridor de rentabilité qui peut être appliqué globalement sur tous les projets analysés ou comme un corridor défini et appliqué par projet spécifiquement. L’analyse par exception permet de rapidement prioriser les suivis court terme sur les projets en difficulté en référence à leur écart avec leur corridor de rentabilité prévu. L’analyse de rentabilité par exception permet également de combiner l’avancement réel et calculé comme critère d’analyse.
• Analyse de coûts périodiques (vision parallèle d’une période, de l’année et du cumulatif). Analyse qui exploite tout le détail défini au niveau de la budgétisation du projet pour présenter une analyse précise.
• Analyse de la productivité, pourcentage de profit et majoration « Vendant/Coûtant », par employé et par projet.
• Analyse des coûts par projet, par chargé de projet ou par client, par activité avec ou sans commande d’achats. Incluant analyse des écarts « Budget-Réel » par catégorie de coûts.
• Analyse des feuilles de temps à titre de point de contrôle avec la paie.
• Analyse des taux moyens (coûtant et vendant) par division.
  
  

GESTION COMPTABLE

• Centralisation des coûts possibles en contexte multicompagnie et intercompagnie (consortium).
• Écritures comptables automatiques avec ventilation par pourcentage par projet avec CTRL/Finance.
• Piste comptable par projet au niveau des transactions du Grand livre de CTRL/Finance.
• Gestion des recevables et des payables par projet ou par chargé de projet avec CTRL/Finance.
• En présence du module de paie de CTRL/Finance, affectation interactive ou manuelle des coûts de projets et des T.E.C. par les feuilles de temps. Les relevés de dépenses sont également intégrés au besoin.
• Affectation dynamique des coûts de projets par CTRL/Produit ou les journaux comptables de CTRL/Finance.
• Ajustement manuel possible des transactions de coûts.

• Disponibilité du portail Web Employé de CTRL/Dossier pour la saisie de temps Web et mobile par employé ou saisie en mode « Local » sur un réseau conventionnel.
• Mise à jour automatique ou asynchrone (sur confirmation) des travaux en cours (T.E.C.) pour la préparation de la facturation professionnelle dans un processus rapide et intégré.
• Processus de paie intégré et complet via CTRL/Finance au besoin.

GESTION ET CONFIGURATION

• Définition des paramètres d’évaluation des T.E.C. via une option « Facturation » à la fiche « Projet ». Les paramètres peuvent être définis pour un projet maitre, globalement pour un projet ou par activité au besoin.
• Trois méthodes d’évaluation des T.E.C. : vendant facturable, « Cost Plus » et au coûtant.
• Contrôle du mode cumulatif ou périodique pour l’envoi des écritures comptables de T.E.C.
  Exportation des T.E.C. en différents formats pour une application externe (ex. : chiffrier d’analyse).
• Sécurité d’accès par chargé de projet.
  
  

ÉVALUATION ET ANALYSE DES T.E.C.

• Fonction de calcul et d’évaluation ponctuelle des T.E.C. avec possibilité d’annulation automatique de T.E.C. au moment du calcul selon une « Date de début d’annulation » spécifiée.
• Rapport d’analyse des travaux en cours avec deux niveaux de forage (Activité-Transaction). Les critères de sélection disponibles permettent une évaluation globale des T.E.C., par chargé de projet ou par projet et pour une période spécifiée. La structure transactionnelle du produit permet une évaluation à toute date d’analyse souhaitée (reconstitution d’une valeur de T.E.C. à une date donnée).
• Évaluation des ajustements de T.E.C. suggérés selon l’avancement des coûts (surfacturation ou sousfacturation).
• Épuration ou réactivation des transactions de T.E.C. par projet, chargé de projet, activité, extra, équipement et division.
• Analyse des T.E.C. cumulatifs ou pour une période spécifiée et sous forme sommaire ou détaillée.
• Analyse et liste des ajustements suggérés de T.E.C. pour un intervalle de pourcentages d’avancement réels ou calculés des travaux.
• Analyse des T.E.C. par projet-activité avec sélections multiples (projet, projet maitre, chargé de projet, client, activité, fréquence de facturation).
• Analyse des T.E.C. par projet-classe d’emploi avec sélections multiples (projet, projet maitre, chargé de projet, client, classe d’emploi, fréquence de facturation).
• Analyse des ajustements de T.E.C. historiques par projet par division avec sélections multiples (projet, projet maitre, chargé de projet, client, division).
• Analyse des T.E.C. comparant le facturable théorique selon les taux vendant et le montant facturable réel qui peut être modulé par des règles et des paramètres de facturation propre au projet.
  
  

GESTION COMPTABLE

• Intégration complète des écritures de T.E.C. périodiques avec CTRL/Finance. Distribution comptable des T.E.C. par « Projet-Activité-Extra-Équipement » au besoin.
• Chaque transaction de T.E.C. possède sa date de calcul de vendant ainsi que sa date d’envoi comptable.
• Possibilité de gestion de T.E.C. interdivision pour le support de la facturation interdivision.

• Le module complète la gestion détaillée des commandes d’achats effectuée via CTRL/Produit en offrant une analyse sommaire rapide par projet.
• Paramètre de validation et de message interactif de dépassement budgétaire au moment de la saisie de commandes d’achats dans CTRL/Produit.
• Gestion complète et dynamique des notions de dénonciations, de retenues sur paiement et de lettre de quittance en intégration avec CTRL/Produit et CTRL/Finance. Pourcentage et type de retenue (progressive ou finale) définissable par commande d’achat, par projet et activité.
• Saisie rapide de commentaires standards à titre de description complémentaire.
• Trois niveaux de suivi des commandes d’achat: achat initial, extra et achats totaux.
• Suivi détaillé à l’écran du solde en commande, de la facturation reçue, des retenues appliquées, des paiements effectués et le solde à payer.
• Intégration dynamique des commandes d’achat avec le journal d’achat de CTRL/Finance. Saisie automatisée en fonction de la commande impliquée.
• Analyse des comptes à payer par chargé de projet et par projet avec CTRL/Finance.
• Analyse des comptes à payer par chargé de projet et par projet avec CTRL/Finance.

• Le rapport de coûts de projet inclut les commandes d’achat du logiciel CTRL/Produit.

GESTION ET CONFIGURATION

• Budget de facturation totale (montant soumissionné) par projet ou par « Projet-activité » pour l’analyse ultérieure des écarts avec la facturation réelle.
• Définition et configuration de table de taux de facturation standards. Configuration des taux de facturation selon un profil constitué de plusieurs critères : par projet, par activité, par employé, par catégorie d’emploi, par catégorie de coûts et plus encore.
• Possibilité de définir des taux vendant de facturation d’exception par projet.
• Configurateur de facturation permettant de définir les tables globales de taux applicables par projet, catégorie de projet, activité, catégorie de coûts, classe d’emploi et plus encore.
• Possibilité de configurer des taux de facturation selon l’unité des heures travaillées ainsi que pour le type de paie (hebdomadaire, à l’heure, etc.).
• Paramètres de facturation par projet qui permettent de gérer un pourcentage d’ajustement applicable sur les taux horaires standards d’une table de taux appliquée sur un projet. Le pourcentage d’ajustement se transforme en « escompte » lorsque sa valeur est négative et en « majoration » lorsque sa valeur est positive. Imputation des escomptes de paiements selon la facture ou spécifiquement à un projet, une activité, un « extra », un équipement, une catégorie de coût.
• Définition de formats de factures global (standard) ou personnalisé par projet, même par client grâce au générateur de rapport de CTRL/Smigg. Impression de la facture en français ou en anglais selon la langue définie au dossier Client.
• Analyse des taux moyens coûtants et vendant par division.
  
  

FACTURATION

• Gestion de la facturation par lots pouvant être gérés et sous la responsabilité des chargés de projet pour leurs projets spécifiques. Les lots préparés et approuvés par les chargés de projet peuvent ensuite être transférés au département administratif pour traitement final et la fonction « Filtre » de CTRL/Smigg est exploitée pour implanter des accès sécurisés par chargé de projet.
• Lots de facturation affichant le total des heures, des montants et des ajustements par lot. Le lot de facturation indique également les dates de début et de fin appliquées lors de l’inclusion des transactions au lot. De plus, la date de facturation est également affichée à titre d’information.
• Facturation pouvant produire simultanément les factures (format PDF) et les expédier en lot par courriel individuel à chaque client, le tout dans un seul processus unifié. Grâce à une gestion documentaire structurée via CTRL/Dossier, la facture PDF peut également être sauvegardée automatiquement au dossier numérique de chaque client concerné.
• Formats de présentation multiple de facture utilisant une combinaison de regroupements par type de facturation, par activité, par classe d’emploi, par employé. Une notion de « code de regroupement » associé à un ordre de présentation permet également de personnaliser la présentation de votre facture de services par client au besoin.
• Possibilité de production d’une facture sommaire sans détail, seulement avec un montant global. Un document complémentaire des transactions détaillées facturées peut alors être généré au moment de la facturation et accompagner l’envoi de la facture sommaire au Client.
• Le logiciel supporte l’approche de facturation progressive, à « cost plus », à montant forfaitaire ou simplement à l’heure livrée et la facturation de biens livrables.
• Le logiciel supporte la facturation répétitive selon une fréquence de facturation par projet (mensuelle, trimestrielle et sur demande). Ce type de facturation périodique peut être encadrée par un minimum et un maximum facturable.
• Facturation cumulative et date de dernière facturation conservée par projet ou par projet-activité à des fins de consultation.
• Facturation des transactions d’un ensemble de projets liés par un même projet maitre avec l’émission d’une seule facture. En utilisant cette option, toutes les transactions sont regroupées et la présentation suit le format défini à la fiche du projet maitre.
• Extension possible des fonctionnalités de facturation pour le support des concepts de gestion d’interdivision et d’intercompagnie. Les critères « Division source », « Compagnie source » et « Compagnie destination » sont intégrés à la génération des lots de facturation de la facturation de services professionnels pour la génération des transactions interdivision et intercompagnie applicables.
• Exploitation combinée de la facturation de CTRL/Produit pour les besoins complémentaires de facturation. Par exemple, pour la livraison de biens matériels quantifiables qui accompagnent vos services professionnels.
  
  

GESTION COMPTABLE

• Analyse des comptes à recevoir par projet et par chargé de projet avec CTRL/Finance.
• Liste du détail des transactions facturées (honoraires et déboursés).
• Rapport de vérification des écritures comptables avant transfert dans CTRL/Finance.

• Taux de facturation et d’entretien présumé définissable par équipement. La fiche « Équipement » permet également de consulter les cumulatifs d’utilisation d’un équipement donné. Un champ « Catégorie d’équipement » permet, entre autres, une flexibilité additionnelle au niveau de l’utilisation des rapports d’analyse.
• Selon le profil de projet, s’il y a lieu, aux bons de commande d’achat du portail Web de gestion de projet, les champs « Extra » et « Équipements » sont initialisés.
• Ventilation des coûts d’équipement selon quatre catégories de dépense.
• Intégration complète avec CTRL/Dossier pour la mise en place d’un système d’entretien préventif par équipement.
• Analyse des coûts d’entretien, des heures d’utilisation et de la rentabilité par équipement.

Tous les logiciels CTRL profitent des capacités fonctionnelles complémentaires de la puissante plateforme CTRL/Smigg dont voici quelques caractéristiques clés :

• Conception d’environnements de travail personnalisés (agencement de fenêtres) par utilisateur avec possibilité d’exploitation de plusieurs écrans avec fenêtre flottante. Une approche de travail spécifique par utilisateur pour optimiser sa productivité dans son rôle.
• Gestion de la sécurité informationnelle et fonctionnelle permettant de rencontrer les plus hautes exigences en matière de protection de l’information sensible.
• Personnalisation de tout rapport via un générateur de rapports intégré.
• API et interface Web disponible pour intégration avec des applicatifs externes complémentaires.