Le centre «XRM» ÉVOLUÉ de gestion

Vous souhaitez mettre en place un canal de communication et une plateforme collaborative performante à la disposition de chacun de vos employés ?

Ne cherchez plus, le portail Web Employé de CTRL/Dossier est spécifiquement conçu à cette fin, soit de mettre à la disposition de chacun de vous employés les fonctionnalités essentielles à leur gestion quotidienne qu’ils opèrent au bureau, en télétravail ou qu’ils soient en intervention mobile sur le terrain.

Un guichet unique intégré de façon transparente avec tout autre logiciel faisant partie de votre solution ERP CTRL.

Parmi les bénéfices de gestion que vous y retrouverez :

• Authentification rapide par code QR (carte ID employé) ;
• Gestion d’agenda personnel ;
• Gestion de tâches et d’interventions intégrée pour l’envoi, par exemple, de bons de travail ;
• Gestion et saisie de feuilles de temps avec option « Chronomètre » ;
• Gestion et saisie de relevés de dépenses avec possibilité de téléversement et attachement de pièces justificatives numériques ;
• Gestion documentaire personnelle pour permettre l’échange sécurisé de document confidentiel avec chaque employé (ex. : talons de paie, feuillets fiscaux, contrat d’emploi, etc.) ;
• Mode d’opération de type « Horodateur » pour opération simplifiée en usine.

Le module est conçu sous la technologie « Responsive » pour s’adapter automatiquement au périphérique physique (PC, Tablette, Cellulaire) de votre choix, Android ou IOS. Il exploite et applique également les normes de sécurité d’authentification de la CNIL.

Trop souvent négligé, le premier élément lié à la productivité d’un groupe de travail est la qualité de l’information partagée continuellement entre tous les intervenants d’une entreprise.

Jamais l’expression de Saint-Exupéry n’a eu autant de sens qu’en gestion collaborative : « L’essentiel est invisible à nos yeux ». La qualité de l’information échangée et partagée en entreprise demeure la clé de l’efficacité de tout processus, aussi bien conçu et pensé que ce dernier puisse être.

CTRL/Dossier attaque de front cet enjeu en partant de la base, soit avec sa capacité à mettre en place une base de données corporatives centralisées qui peut couvrir une proportion très élevée, sinon la totalité, des besoins informatifs opérationnels de votre entreprise, quelle qu’en soit la nature.

Par ce mécanisme de centralisation fondamentale, et en faisant de CTRL/Dossier, le pivot de vos communications internes et externes, le volume d’interactions quotidiennes sur l’information corporative est automatiquement décuplé, de sorte que la qualité de l’information est automatiquement augmentée. En effet, plus il y a d’intervenants qui échangent sur la base d’une même information de référence, plus cette information est constamment validée et reconfirmée constamment.

Autrement dit : Il n’est pas possible d’atteindre une gestion optimale de votre entreprise si votre information corporative opérationnelle est éparpillée et dispersée dans différents logiciels, qu’il s’agisse de chiffriers ou de logiciels de gestion de courriels. Mais heureusement CTRL/Dossier est là pour résoudre cette lacune de gestion.

En plus de devenir votre centre de partage d'information, CTRL/Dossier devient la pierre angulaire de la gestion documentaire numérique structurée de toute solution ERP CTRL.

D'abord, CTRL/Dossier vous permet de choisir et de définir les types dossiers à gérer selon votre contexte d'affaires (clients, fournisseurs, partenaires, marketing, etc.).

Ensuite, en combinant la notion de «Types de documents» normés et personnalisables (plans, bons de commande, factures, etc.), CTRL/Dossier permet de définir et d'automatiser votre gestion documentaire numérique selon la structure de votre choix.

Par exemple, vous pouvez opter pour une classification automatique débutant par type de dossier, ensuite par type de document et en terminant avec une sous-division par année. Ou vous pouvez inverser en débutant par l'année et ensuite par le type de dossier.

Des documents numériques constamment bien classés pour un accès rapide en tout temps, qu'il s'agisse de documents générés par votre solution de gestion CTRL (interne) ou de documents numériques externes (PDF, etc.) que vous classez rapidement par un «Glisser - Coller» vers CTRL/Dossier.

Encadré par une gestion adéquate de la sécurité de votre réseau informatique, vous pouvez alors définir une structure qui facilite le partage rapide et sécuritaire des documents de votre choix avec une équipe mobile via des services infonuagiques tels que «Google Drive^MD» ou «OneDrive^MD» .

Le premier principe simple à cibler pour augmenter la productivité d’une équipe de travail est d’identifier et d’éliminer toute activité de gestion qui ne crée pas de la valeur réelle pour votre entreprise. Il s’agit de l’objectif.

C’est au niveau du « Comment » que le module de gestion de tâches et d’interventions de CTRL/Dossier intervient et fait la différence. Basé sur la théorie opérationnelle classique, le levier de CTRL/Dossier comme catalyseur de productivité se manifeste rapidement.

Lorsque déployée dans une équipe de travail, la gestion des interventions remet à chaque membre une fenêtre (liste) interactive d’interventions en suspens à son nom à titre de responsable de la tâche. À chaque tâche peut être joint des documents numériques de référence ou complémentaires pour son exécution.

Par une mécanique simple de documentation, de demande d’information à un autre collègue et de partage de la tâche jusqu’à ce qu’elle soit complètement terminée, CTRL/Dossier devient ainsi une courroie de transmission infatigable continuellement axée sur l’efficacité optimale de l’équipe.

Grâce à la puissante capacité de filtration de la plateforme CTRL/Smigg, les dossiers et tâches visualisés par chaque membre de l’équipe peuvent être personnalisés selon leur rôle respectif tout en permettant à superviseur de connaître en tout temps l’avancement global des tâches et l’état des activités en cours dans l’unité sous sa charge.

L’agenda de CTRL/Dossier est une redoutable plateforme d’efficacité pour optimiser le volet le plus précieux de votre entreprise : votre capacité horaire et de production disponible.

Doté d’une capacité exceptionnelle d’adaptation à des contextes de gestion les plus pointus, l’agenda de CTRL/Dossier offre tous les paramètres pour définir l’étendue et les contraintes horaires de chacune de vos ressources, humaines et matérielles (équipement spécialisé).

L’agenda de CTRL/Dossier offre également une flexibilité de création et de combinaison de différents cahiers personnalisés (visions diversifiées et simultanées d’horaires différents) intégrés pour faciliter la gestion d’équipes de travail, d’horaires atypiques ou pour une vision globale en contexte de centrale de rendez-vous en gestion multisuccursale.

L’horaire de chacune de vos ressources peut être modulé de périodes d’absence (non-disponibilité pour un équipement) et de périodes de présence pouvant même être attitrée à une seule activité possible et à durée fixe forcée.

Une fonction de recherche de disponibilités permet la consultation rapide des plages disponibles pour une ressource donnée ou pour un groupe de ressources (équipe de travail) avec des critères avancés d’entrelacement au besoin (ordre, séquence et délai).

Un rapport d’analyse et d’utilisation de la capacité horaire disponible dans vos équipes permet de connaître en tout temps l’état de la situation et d’apporter tout ajustement nécessaire pour s’assurer d’optimiser vos effectifs.

Et bien sûr, l’agenda de CTRL/Dossier s’intègre et se synchronise avec les calendriers de « Outlook^MD », « Teams^MD » et « Google calendar^MD » si vous le souhaitez.

Dans un univers d’affaires virtualisé, votre efficacité de communication avec votre écosystème devient un élément clé de votre succès.

Mais voilà, tous les messages ne sont pas dédiés aux mêmes destinataires et la capacité de votre outil de communication numérique à pouvoir cibler avec précision, tout en automatisant la tâche, est assurément une condition gagnante pour des communications fluides et performantes.

Pour l’optimisation de vos communications internes et externes, CTRL/Dossier propose quatre fonctionnalités fondamentales :

• Une possibilité de nombre illimité de contacts par dossier avec, entre autres, chacun un type de fonction attitrée pour un besoin de ciblage éventuel de vos communications ;
• Une fonctionnalité de profilage de dossier selon des caractéristiques spécifiques que vous aurez définies selon votre contexte de gestion. Le nombre de ces caractéristiques de base est illimité et le nombre de caractéristiques attribuable à un dossier l’est également ;
• Une fonctionnalité de communication en lot opérant sous le concept de « Groupes cibles » qui représente un ensemble de dossiers correspondant à des critères spécifiques bien précis. Critères qui sont, entre autres vous avez déduit, associés à des caractéristiques de profilage de votre choix. Le nombre de groupes cibles est illimité et vous pouvez donc prédéfinir des groupes cibles associés à des besoins de communications périodiques types (promotion, avis clientèle, état de compte, etc.) ;
• Une intégration transparente avec CTRL/Web pour monter la présentation graphique et l’efficacité de vos communications d’un cran en pouvant formater vos messages en mode « HTML », leur inclure une option intégrée de désabonnement pour répondre aux exigences de la LCAP (loi C-28) et la possibilité de leur insérer une option du type « Call To Action » pour votre destinataire, désabonnement ou action entièrement récupérée et colligée en suivi (tâches) dans CTRL/Dossier.

Lorsqu’il s’agit de réduire les pertes de temps au maximum en pleine action, l’accessibilité et la recherche rapide d’information de référence pertinente sont une pièce maitresse de votre productivité.

Grâce à sa fonctionnalité d’assistance contextuelle, CTRL/Dossier peut devenir un atout majeur pour vos équipes de travail. S’appuyant sur les principes similaires aux moteurs de recherche tel que « Google^MD», mais appliqués dans le contexte informationnel de votre entreprise, cette fonctionnalité exploite le concept de densité informationnelle pour identifier et proposer des pistes de solutions pertinentes à des situations fréquemment rencontrées.

Ayant au préalable constitué, et au fur et à mesure bonifié, votre banque de connaissances corporatives via la notion de « Règle d’affaires », ces dernières sont ensuite exploitées par la fonction d’assistance contextuelle intégrée à la gestion de tâches et d’interventions de CTRL/Dossier.

Suite à l’analyse de l’information de base saisie et associée à une tâche, CTRL/Dossier peut proposer une liste de solutions possibles à l’utilisateur, contextuellement, et le tout en débutant de la plus pertinente à la moins pertinente.

Un exemple simple et concret ? Une équipe de support après vente qui peut compter sur une banque de connaissances alimentée et nourri constamment par les concepteurs techniques de produits afin de répondre rapidement aux demandes de support de votre clientèle.

Intégrer à un site Web conçu avec CTRL/Web, vous pouvez même offrir un support en ligne dans la formule usuelle de « FAQ - Foire Aux Questions ».