Blogue de gestion et études de cas

Voilà un thème de gestion récurrent bien que le concept abordé au premier niveau n’est lié, au fond, qu’à des entrées et sorties de matériel. Des « + » et des « - » comme on dit !

Alors pourquoi autant de publications sur le thème ? Pourquoi cette recherche constante de l’outil magique qui permettra d’avoir une maitrise physique et comptable rigoureuse sur son inventaire ?

Vous vous doutez que la question est plus complexe qu’elle se présente en apparence. Le domaine de connaissances est large et, à cet article, je me limiterai à des aspects de base rencontrés le plus fréquemment sur le terrain.

Je vous propose une réflexion structurée en trois volets :

• Rappel du pivot tactique et stratégique que peut représenter l’inventaire dans une entreprise
• L’influence de la nature des activités de votre entreprise sur la définition d’un projet d’amélioration
• Quelques éléments clés et pièges à mettre dans votre rétroviseur

 

L’importance tactique et stratégique de la gestion d’inventaire

La question est légitime : Pourquoi s’inquiéter autant ou en faire un plat de la gestion d’inventaire ?

Évidemment, si l’aspect « Inventaire » n’est pas une composante névralgique et au centre de votre gestion quotidienne, soit sur le plan financier ou de vos opérations logistiques, cet article n’est probablement pas d’intérêt pour vous. Par exemple, si vous êtes une entreprise principalement de services purs, d’expertise, et que la vente de produits représente une portion très faible ou nulle de votre chiffre d’affaires.

Mais si le volet « Inventaire » peut influencer directement votre productivité et la qualité des services rendus à votre clientèle, donc votre rentabilité en bout de course, ce billet vous proposera quelques éléments de réflexions pour nourrir et planifier un projet d’amélioration de cet aspect de gestion.

En fait, le premier piège de la gestion d’inventaire, c’est justement l’apparence inoffensive de la chose lorsqu’on l’aborde rapidement au départ. Encore une fois, au fond, on ne parle que d’entrée-sortie de matériel, s’il y a une erreur on corrige c’est tout, non ?

Par analogie aux dégâts que peut infliger une communauté de termites à votre maison, un seul termite, une seule entrée-sortie d’item erronée ne cause probablement pas de dégât de gestion à votre entreprise, mais des milliers de transactions erronées peuvent cacher de très mauvaises surprises en fin d’exercice financier.

Voici quelques symptômes classiques à détecter et qui sont fortement liés à une gestion d’inventaire présentant des lacunes :

• L’impossibilité de vendre et de livrer un bien ou un service dans un délai prévu. De là une perte potentielle de revenus, de satisfaction clientèle et une perte de compétitivité. Avec tout ce qui s’en suit comme l’érosion possible de la clientèle, des baisses forcées de prix de vente et un impact direct sur la rentabilité de l’entreprise.
• Une situation de « surstockage » et de gonflement artificiel de la valeur de l’inventaire sans raison apparente ou justifiée telle qu’en lien avec une demande de marché explicite. À la base le « surstockage » augmente automatiquement la pression sur le crédit d’opération (financement bancaire) lorsqu’on lui associe les coûts d’espace physique, de chauffage, d’électricité, de transport cristallisés dans le matériel immobilisé, etc.

Si malheureusement ce gonflement d’inventaire non justifié est associé à un phénomène de désuétude de certains items et s’il faut éventuellement faire le ménage et annuler un inventaire désuet au bilan d’une entreprise, le crédit d’opération peut d’un seul coup être drastiquement amputé. Comme le crédit d’opération est la prise d’air d’une majorité d’entreprises, les conséquences peuvent être alors très importantes, voire graves.

• Un inventaire physique périodique qui se conclut sur des ajustements substantiels de quantités informatiques d’items dus à un écart avec leur quantité physique sur le plancher. Cette activité de contrôle, un classique historique annuel, ne devrait pas générer de commotion financière majeure à l’entreprise.

Qu’il y ait des écarts à un volume élevé de transactions, il faut tolérer une marge de manœuvre pour des phénomènes incontournables tels que des erreurs de saisies, des oublis de saisie, etc. Il y a également les phénomènes moins agréables comme les pertes, les bris ou le vol dont l’ampleur peut également être détectée et quantifiée par un inventaire physique. Le symptôme à surveiller ici, c’est l’importance relative de l’écart global détecté entre les quantités physiques et informatiques. Ou autrement dit, si le contrôle des entrées-sortie de matériel est minimalement efficace, cet écart global devrait demeurer sous un seuil n’ayant pas ou peu d’impact opérationnel ou financier sur l’entreprise. Sinon, il faut analyser de plus près ces écarts.

 

Nuances importantes selon la nature des activités de votre entreprise

Les publications pleuvent sur le sujet, mais une majorité néglige de mentionner un aspect important à intégrer à votre réflexion, un aspect qui omis, peut conduire à une définition non optimale de projet d’amélioration de votre gestion. Un projet de travail qui peut devenir mésadapté par rapport à l’objectif principal de votre démarche et des résultats souhaités. Le tout peut devenir un peu comme un médicament inapproprié pour un diagnostic médical donné.

Par exemple, plusieurs articles abordent et traitent le sujet dans un contexte de gestion manufacturière, de lien entre l’optimisation la production, la chaine d’approvisionnement en passant par des concepts comme le « Juste à temps » (Just In Time) avec toutes les variations de la théorie opérationnelle applicable, et il y en a.

Évidemment, l’idée ici n’est pas de discréditer la théorie opérationnelle en question, elle est éprouvée et essentielle dans les contextes plus complexes de fabrication et les contextes d’inventaire à grand déploiement.

Mon point est plutôt de faire ressortir une étape importante à insérer en amont de tout projet d’amélioration de votre gestion d’inventaire :

Assurez-vous de bien comprendre vos processus de gestion clés impliquant de l’inventaire, soit ceux propres et adaptés à votre domaine d’affaires, à votre secteur d’activité vertical s’il y a lieu. Assurez-vous d’avoir une vision claire des points opérationnels où la gestion d’inventaire joue un rôle critique dans votre productivité et votre compétitivité.

C’est une compréhension claire de la nature de vos activités qui permettra d’éviter de vous égarer dans une voie théorique de gestion d’inventaire, dans un plan de match d’amélioration qui ne produira pas les résultats que vous recherchez pour différentes raisons.

Par exemple, simplement pour la raison que le contexte opérationnel favorisant les leviers d’une théorie donnée n’est pas réellement, ou suffisamment, présent dans votre entreprise pour que la théorie génère ses leviers. Forcer l’application d’une méthode ou l’implantation d’un système informatisé s’appuyant spécifiquement sur une théorie d’inventaire inadaptée dans votre contexte ne vous fera que perdre du temps et rater la cible.

Donc, un plan et projet d’amélioration de votre gestion d’inventaire doit d’abord passer par une compréhension suffisante des points chauds et processus clés de votre gestion d’inventaire spécifique, dans une vision des pratiques d’affaires et des spécificités de votre secteur.

Tout cela dit, il s’agit de beaucoup de mots et de notions vaporeuses. Pour vous permettre de mieux saisir le concret derrière mes propositions et de vous saisir de l’importance de placer cette analyse en amont, voici quelques questions de contextes d’affaires qui démontrent comment les réponses à chacune d’entre elles peuvent nuancer fortement ou aligner différemment votre plan de match d’amélioration :

• Est-ce que je suis un distributeur (achat/revente) de produits que je ne fabrique pas ?
• Est-ce que je gère un inventaire minimal en support et complément à des services professionnels ?
• Est-ce que je fabrique mes propres produits standards que je commercialise ?
• Est-ce que je fabrique sur commande (sur mesure) ou si je fabrique pour inventaire ?
• Si je fabrique sur commande, est-ce que j’opère peu ou fortement par « sous -assemblé » (semi-fini) standards ?
• Est-ce que je dois gérer un inventaire par projet (ex. : un chantier) ?
• Est-ce que mes revenus annuels sont associés à un grand volume de petites ventes en valeur ou à quelques ventes à prix élevé par vente ?
• Est-ce que je vends et/ou j’offre mes produits en location ?
• Est-ce que je gère un important inventaire en consignation chez des distributeurs (multientrepôt) ?
• Est-ce que j’ai un fort volume d’achat et/ou de vente à l’international ?
• Est-ce que j’ai besoin d’une traçabilité de niveau médical ?
• Etc.

Mon objectif est de faire ressortir que votre réponse spécifique à chacune de ces questions influence automatiquement la définition des points clés à cibler par votre plan d’amélioration. Et en associant votre réflexion à la possibilité d’acquisition ou de changement d’un système de gestion informatisé, l’ensemble de vos réponses sert également à établir un canevas de caractéristiques clés que devront posséder vos prochains outils informatiques.

 

angles morts et éléments clés en gestion d’inventaire

Les particularités de votre entreprise et de votre secteur d’activité peuvent donc conduire à la surveillance et l’amélioration d’aspects très spécifiques de votre gestion d’inventaire. Toutefois, dans l’angle des mes propos précédents, je vais proposer ici quelques points de repère génériques afin qu’un auditoire le plus large possible puisse tirer un élément ou deux à analyser ou à travailler potentiellement dans son contexte.

Gestion rigoureuse des « Entrées-Sorties »

Allons-y d’entrée de jeux avec le classique des classiques :

Une absence de contrôle physique rigoureux des entrées - sorties. Ce n’est pas compliqué, aucun mouvement d’entrée ou de sortie de matériel de votre inventaire ne devrait se faire sans être automatiquement associé à une traçabilité rigoureuse, une transaction informatisée.

Ce n’est pas pour rien que je soulève ce point simpliste. Je ne compte plus le nombre de fois où j’ai entendu dire « chez nous tout est suivi rigoureusement, rien ne passe à côté du système ». Deux minutes plus tard, une urgence amène une personne à courir pour aller chercher une pièce en inventaire sans concilier son opération de quelque façon. Disparut dans le néant la pièce. Évidemment, ça n’arrive jamais chez vous les urgences de livraison ou de production ! ;-)

Ce qui ressort ici c’est que certaines méthodes de travail et/ou choix technologiques doivent encadrer votre gestion d’inventaire pour monter le seuil de contrôle sur les « entrées-sorties » au maximum dans votre contexte d’entreprise.

Le collatéral à retenir avec ce premier angle mort, c’est que si vous n’êtes pas en mesure d’implanter un contrôle rigoureux des entrées-sorties de votre inventaire, n’importe lequel logiciel de gestion d’inventaire ou bonne volonté ne pourront produire la qualité de résultat que vous souhaitez.

Gestion des quantités minimum

Il n’est pas nécessaire d’être un fabricant de produit pour associer de l’importance à cette notion forte utile et efficace en gestion d’inventaire. Si vous n’utilisez pas encore cette notion dans votre entreprise et qu’elle peut s’appliquer, je recommande de vous y attarder.

Avec le bon produit en main, la recette simple pour optimiser votre opportunisme et vos revenus en affaires c’est d’être en mesure de livrer rapidement à un client et de satisfaire la demande. Parlez-en à Amazon qui a particulièrement bien compris le concept. Ils ont même poussé l’approche créative de la chose en nous faisant payer, le consommateur lui-même, si on souhaite être encore plus satisfait avec leur offre « Amazon Prime » !

De là découle la logique simple de toujours avoir en main un minimum nécessaire pour satisfaire la demande dans X % des cas, un seuil de satisfaction que vous déterminez. Sur l’hypothèse que votre logiciel de gestion supporte le concept par item, la définition d’un minimum à conserver par item vous permettra de répondre à la demande au seuil de satisfaction que vous aurez établi simplement en déclenchant les achats, ou les ordres de fabrication, nécessaires lorsque la quantité d’inventaires passe sous le minimum défini.

L’établissement de cette quantité minimum par item est un sujet assez vaste en soi et je n’effleure ici que l’utilité de l’intégrer à votre gestion courante. Le concept fait, entre autres, intervenir des notions complémentaires comme :

• Les produits associés à la majorité de mes revenus
• La prévision de la demande
• Les délais de livraison des fournisseurs
• Les délais de fabrication interne s’il y a lieu
• Les quantités économiques d’achats et de fabrication

Rotation et statistiques d’utilisation des stocks

Directement impliquée dans l’établissement des « Quantités minimums », l’analyse périodique de l’utilisation et du roulement des items en inventaire est une approche simple et efficace pour améliorer rapidement votre gestion d’inventaire. Nous souhaitons ici en savoir davantage sur certains aspects clés comme :

• Quels sont les items que je vends le plus ?
• À quelle vitesse je dois suivre et gérer mes items les plus stratégiques ?

On peut ainsi utiliser des rapports de base présents dans la plupart des logiciels de gestion pour appliquer une technique comme la classification « ABC », technique liée au célèbre principe de Pareto (80-20). La technique est simple, vous répartissez votre inventaire en trois groupes d’items (ABC) sur la base de critères, dont les plus fréquents : la valeur d’inventaire associée ou les revenus générés :

A - Le 20 % qui génère 80 % de la valeur ou des revenus
B - Le 30 % qui génère le 15 % de la valeur ou des revenus
C - Le 50 % restant associé à 5 % de la valeur ou des revenus

Le gros bon sens étant par la suite de concentrer d’abord vos efforts sur l’amélioration de la gestion des items constituant le 20 % à fort potentiel d’impact pour l’entreprise, le groupe « A ».

Ou autrement dit, à temps égal disponible pour optimiser ma gestion d’inventaire, il est logiquement judicieux de concentrer ce temps sur ce qui peut avoir le plus d’impact et de résultat.

En complément non négligeable, les mêmes analyses et statistiques d’utilisation peuvent devenir un pivot de réflexion stratégique pour votre entreprise : Exemple :

• Un classique de ces analyses est d’identifier rapidement l’état de désuétude de votre inventaire, soit d’identifier les items qui n’ont pas été utilisés depuis longtemps. Ces items auront éventuellement un impact financier négatif s’ils sont complètement inutilisables en plus d’utiliser un espace improductif dans vos entrepôts. Pour amoindrir les impacts, avec la liste d’items désuets en main vous pourrez envisager une promotion pour vous en départir possiblement rapidement à rabais. Bien sûr, si votre logiciel vous permet de définir un délai de péremption par item, votre gestion n’en sera que plus proactive.
• Avec le volume d’utilisation et le taux de rotation d’un item, vous avez une information précieuse pour analyser et définir la notion de « Quantité économique » par item. Sur la base de cette information, vous pouvez non seulement travailler à optimiser le taux de satisfaction (livraison dans les délais prévus) des items de votre groupe « A », mais aussi intervenir et optimiser leur marge bénéficiaire brute à la vente en négociant des coûts d’achat moindre sur la base d’un volume d’achat moyen plus élevé par commande. Si le groupe d’items « A » est associé à 80 % de vos revenus, vous comprenez l’amplitude potentielle de l’impact positif sur votre rentabilité.
• Avant ces analyses, vous pouviez penser que votre produit vedette, le plus vendu, était le produit « X », mais vos analyses pourraient démontrer qu’il s’agit plutôt du produit « Y ». Pris dans une vision élargie de réflexion annuelle corporative, vous pourriez décider de réorienter votre stratégie de commercialisation après avoir découvert une niche qui passait sous le radar ou qui est en forte progression dans votre secteur d’activité.

Inventaire physique permanent

L’inventaire physique annuel, le fameux moment de vérité annuel. Pour caricaturer, le moment qu’on attend pour avoir la réponse à la question fondamentale : « Est-ce qu’on a fait de l’argent cette année, beaucoup, peu ou on en a perdu ? » Ou encore : « Est-ce qu’on a eu beaucoup de vols ou de bris cette année ? »

Toutefois, pourquoi attendre à la fin de l’année pour détecter des situations à fort impact potentiel et apporter des ajustements aux façons de faire, à intervenir au niveau de redressements nécessaires de la rectitude et de la synchronisation de l’inventaire physique et avec celui informatique.

En date du jour, toutes les technologies nécessaires sont disponibles pour mettre en place une approche d’inventaire permanent, appelé aussi inventaire perpétuel. Cette approche consiste à être constamment en inventaire rotatif par section de votre entrepôt, chaque jour de l’année. Un lecteur à code barre intelligent, classique ou QR, directement intégré sans fil à votre logiciel de gestion central permet de scanner un item sur la tablette et de confirmer sa quantité physique.

En cas de disparité entre la quantité physique et informatique au central, les transactions d’ajustements sont automatisées. À la fin d’une période courte (semaine, mois ou autres), le gestionnaire peut connaître à la fois les ajustements effectués et qui les ont initiés. Donc, l’analyse de l’origine de l’écart est grandement facilitée. Évidemment bémol ici, une approche possible sous le principe que votre logiciel de gestion supporte bien ce type d’interaction transactionnelle.

En lien avec ma première section sur « Rappel de l’importance stratégique d’une gestion d’inventaire optimale », la précision de votre inventaire en termes de quantité est cruciale pour répondre efficacement à la demande et offrir une expérience Client optimale. Il est toujours dommageable de constater qu’après avoir conclu une vente sur le plan informatique, l’item n’est pas physiquement disponible et que le délai initialement communiqué au client sera doublé ou plus.

Une mauvaise image marketing qu’on souhaite éviter et l’approche d’inventaire permanent, appliquer en complément par ciblage prioritaire de notre groupe d’items « A », permet d’atteindre cet objectif.

 

Conclusion

Comme j’aime le répéter :

En gestion générale et particulièrement en gestion d’inventaire, la complexité est davantage une question de « Nombre », soit d’un volume élevé de transactions, qu’une question de « Nature », soit de la complexité de l’opération derrière chaque transaction comme telle.

Comme expliqué en introduction, une transaction d’inventaire, ça demeure après tout, un « + » et un « - ». C’est pour conserver le contrôle sur l’incroyable volume potentiel de transactions qu’il faut bien s’équiper en méthodes et en logiciels gestion.

N’hésitez pas à nous faire part de tout commentaire ou à poser vos questions. Il nous fera plaisir d’y répondre.

Bonne gestion !