Blogue de gestion et études de cas

Problématique d’approvisionnement, rareté des ressources, taux d’intérêt vers le haut, les entreprises font actuellement face à une période économique comportant son lot d’incertitudes et de défis. Plusieurs sont ainsi mises à l’épreuve à différents niveaux : financement coûteux, gestion de ressources plus complexe, stabilité ou décroissance de revenus, etc.

Ce qui complexifie l’équation depuis le début de la pandémie COVID, c’est également l’accélération de changement de modèles d’affaires dans plusieurs secteurs d’activité. On pense, entre autres, au virage numérique qui s’est accéléré. Ces changements de paradigme s’ajoutent donc aux défis à relever et viennent multiplier la complexité de l’équation à résoudre pour le gestionnaire.

D’autre part, dans toute restructuration économique, il y a toujours des opportunités. La grande question dans une période de turbulences est donc : comment puis-je m’adapter efficacement pour profiter le plus rapidement possible des nouvelles opportunités d’affaires qui se présentent ou qui se présenteront à la reprise ?

Abordons le défi en deux temps, sous deux objectifs distincts :

• Protéger les acquis et la capacité de l’entreprise à s’adapter, à demeurer agile
• Identifier et s’inscrire dans les tendances lourdes et les changements de modèles de notre secteur

Voyons ensuite comment la gestion de projets devient un atout stratégique et un outil concret pour atteindre les deux objectifs précédents.

D’abord dans les deux cas, force est de constater que la clé, c’est l’information de gestion. Celle qui vous permet de bien comprendre votre entreprise et d’en maitriser sa gestion. C’est donc à ce niveau que la gestion de projet génère du levier. Précisons ici que lorsque nous parlons de gestion par projet, nous incluons de facto une sous-gestion par activité.

Optimiser l’agilité pour mieux s’adapter

À ce niveau, on priorisera un plan de match axé sur une vision « lean » de la gestion interne. Ciblant l’analyse de processus clés de l’entreprise, une réflexion dans l’angle « lean » conduira automatiquement à la protection des acquis et des forces de l’entreprise en réduisant les processus sans création de valeur et en réorientant l’énergie récupérée vers les processus qui en crée. Conséquence directe : l’entreprise gagne automatiquement en agilité.

C’est au niveau de l’analyse du processus qu’intervient stratégiquement la gestion de projet comme outil d’évaluation et d’amélioration « lean ». Pour tout processus clé à valider, il s’agit de lancer un projet d’évaluation structuré (activité) en fonction des étapes du processus.

Par la simple collection d’information sur le temps et le matériel alloués à chaque étape via votre solution ERP, vous identifiez rapidement toute étape (activité) inefficace dans le processus ciblé. Il en découle ensuite, au besoin, une étude de temps et mouvement sur une étape précise de livraison de services ou de fabrication de produit. Cette étude conduisant éventuellement à l’ajustement de l’étape en question ou à son élimination potentielle du processus dont elle fait partie.

La prémisse à respecter rigoureusement dans cet exercice, c’est que la structure par activité de votre projet doit rigoureusement coller à la séquence réelle des étapes constituant le processus évalué. Sinon, l’information recueillie est imprécise et votre analyse perd automatiquement en qualité décisionnelle et levier de gestion.

S’adapter à de nouveaux modèles d’affaires

À ce niveau aussi, la gestion par projet peut devenir un outil d’une redoutable efficacité pour le gestionnaire.

Pour décider de procéder à un changement de modèle et de votre vision d’affaires, il faut d’abord avoir une bonne connexion à votre terrain de jeu commercial. Soit de bien lire et décrire les changements de façons de faire envisageables pour l’entreprise.

La complexité de gestion est donc souvent très concentrée en amont de la prise de décision. Soit souvent associé à un besoin d’information pour réduire une incertitude décisionnelle sous un seuil acceptable, dans le cadre d’un risque bien calculé.

Pour référer à Jim Collins et ses travaux sur les mécanismes qui ont rendu certaines entreprises plus performantes que d’autres sur une longue période, un des concepts intéressants de ses écrits est la notion de « Créativité empirique » (« Emperical creativity »). Rapidement expliquée, la créativité empirique est une stratégie d’affaires qui consiste à optimiser les moyens que nous prenons (le « Comment ») pour mieux circonscrire une question, mieux identifier le cadre d’une situation d’affaires (le « Quoi »). Par exemple, l’adoption d’un nouveau modèle d’affaires en ce qui nous concerne ici.

La mécanique du concept se résume à une phrase simple dans l’analogie militaire : « Ne pas gaspiller ses boulets de canon avant d’avoir identifié où est d’abord précisément la cible à l’aide de tirs à pistolet. »

La stratégie est donc de procéder au lancement de plusieurs petits projets (tirs de pistolet) bien conçus, séquentiels ou parallèles, ciblant des enjeux d’affaires qu’on souhaite préciser. On utilise ensuite la gestion par projet pour en faire une évaluation d’impact sur l’entreprise. La mention « bien conçue » est importante, car une fois de plus, la prémisse est une structure d’activités de projet bien définie de manière à évaluer efficacement chaque composante clé de vos tests de terrain.

Le projet pilote représente donc la stratégie d’affaires privilégiée et la gestion par projet représente l’outil pour atteindre l’objectif final : prendre une décision stratégique éclairée sur la base d’une évaluation de la traction commerciale et de la rentabilité d’un changement de modèle d’affaires potentiel.

En conclusion, comme gestionnaire assurez-vous d’avoir en main un outil de gestion de projets flexible et performant qui supporte efficacement vos démarches d’analyse et vos prises de décision.

Bonne gestion.