Blogue de gestion et études de cas

Le processus d’analyse et de sélection d’un logiciel de gestion n’est pas une activité simple pour un gestionnaire. Ce constat est d’autant plus vrai si vous n’êtes pas informatisé. Le choix est alors difficile à faire entre la simplicité d’utilisation d’un logiciel et sa flexibilité, c’est-à-dire sa capacité à répondre à différents besoins en constante évolution. Ce deuxième critère est souvent malheureusement rejeté trop rapidement.

Évidemment, si vous avez l’intention d’acquérir un logiciel de gestion, vous pouvez vous en remettre à l’opinion d’un collègue déjà informatisé pour fixer votre choix. Cette approche n’est pas mauvaise si le collègue en question utilise depuis longtemps son logiciel et en est toujours satisfait sous le rapport des besoins de gestion les plus récents de son entreprise.

D’autre part, si vous souhaitez utiliser une démarche systématique, la question de la simplicité d’apprentissage d’un logiciel versus sa flexibilité est incontournable.

Si un logiciel doit effectivement être le plus simple possible à utiliser, jusqu’à quel point doit-il l’être? Einstein a dit : « Toute chose doit être la plus simple possible, mais pas plus simple qu’il le faut ». Autrement dit, il faut faire la différence entre « simple » et « simpliste ».

En fait, la notion de simplicité est bien plus nuancée qu’elle paraît à première vue. Concrètement, elle peut parfois cacher les insuffisances et lacunes d’un logiciel. Voilà pourquoi elle est un élément déterminant dans le processus de sélection. En effet, il est fort probable qu’une fois informé des limites d’un logiciel de gestion, vous décidiez de ne pas l’acheter, même s’il est le plus simple sur le marché. Il est normal que comme acheteur vous souhaitiez retirer le maximum de votre investissement, autant à court qu’à long terme!

Donc, dans le domaine de la gestion informatisée, le critère de la simplicité doit être pris en considération, car il joue un rôle stratégique pendant la période de démarrage. En effet, dans les premiers mois, vous souhaitez principalement vous familiariser avec votre nouvel outil et combler les besoins de gestion de base de votre entreprise, telle la facturation.

Toutefois, les attentes et les besoins de gestion évoluent énormément au cours de la première année d’informatisation. Vous aurez, après un an, maîtrisé cette nouvelle plateforme et voudrez établir de nouveaux objectifs à atteindre. À cette étape, c’est la profondeur de gestion du logiciel choisi qui en fera un outil performant et stimulant. Sa flexibilité est donc la meilleure garantie de sa capacité à évoluer avec votre entreprise, c’est-à-dire de s’adapter aux besoins de gestion qui apparaissent progressivement dans un processus normal d’informatisation.

Si la simplicité de votre logiciel cache des faiblesses opérationnelles ou d’ergonomie d’interface, vous vous trouverez vite dans l’obligation soit de limiter le développement de votre compagnie ou encore de changer de logiciel, deux situations à éviter bien sûr.

En conclusion, si la simplicité joue un rôle clé dans l’apprentissage de l’informatique, assurez-vous d’avoir une optique à long terme dans la sélection d’un logiciel en évaluant également sa capacité à suivre, voire favoriser le développement de votre entreprise.

Comme dans les relations personnelles durables, la période des fréquentations est beaucoup plus courte que la période de vie commune. Il faut donc bien choisir au départ! N’hésitez pas à communiquer avec un conseiller de CTRL si vous souhaitez être accompagné dans votre processus de sélection afin d’obtenir la solution de gestion ERP qui convienne à vos besoins, votre budget ainsi qu’à votre réalité.