CTRL - Logiciels de gestion pour professionnels
Solutions ERP
Nouveautés
Bulletins techniques
Gestion de dossiers
Communication et interventions
Agenda et rendez-vous
Règles d'affaires
Interface Web
CTRL/Smigg
Téléchargement
Foire aux questions - FAQ
Équipement suggéré
 
Accueil Imprimer
Logiciel CTRL Clinique

Au delà d'un simple CRM, voici CTRL/Dossier;
la solution XRM intégrée (Extended Relationship
Management) pour contrôler parfaitement :
La gestion de vos dossiers, documents et fichiers. Vos communications internes (interventions, mémos, messagerie instantanée). Vos communications externes (communication de masse, courriels, rappels). Le transfert sécurisé de vos fichiers à d'autres professionnels. La gestion de vos agendas et de votre temps, etc.

Le centre de contrôle évolué de votre gestion!

CTRL/Dossier s'inscrit dans le courant actuel des logiciels CRM ou gestion de la relation client (GRC).

Mais dans les faits, il s'agit d'une solution bien plus évoluée qui vise la gestion complète des relations de votre entreprise avec ses environnements interne et externe. C'est ce que l'on décrit désormais comme un logiciel XRM (eXtended Relationship Management).

Bref, CTRL/Dossier vous permet de contrôler efficacement la qualité de vos données, de vos communications ainsi que la productivité de votre équipe.

En s'intégrant aux autres logiciels CTRL, CTRL/Dossier transforme votre solution de gestion en véritable système « ERP » (Enterprise Ressources Planning) : un système de gestion qui englobe et intègre toutes les fonctions de l'entreprise et ce, à un prix extrêmement compétitif.

CTRL/Dossier est une base de données relationnelle qui centralise votre information de gestion et facilite la prise de décisions pour atteindre plus rapidement les résultats recherchés.


Le caméléon de la gestion :

Pour une gestion CRM et des communications efficaces

CTRL/Dossier ne porte pas le surnom de « Caméléon de la gestion » par hasard.

Son impressionnante flexibilité de gestion conjuguée à la puissance de la plate-forme CTRL/Smigg lui permettent de répondre à plusieurs besoins dont voici quelques exemples :

  • Fusion et publipostage (poste, télécopieur ou courriel)
  • Gestion des recevables et de la collection.
  • Banque de données et partage d'information corporatives centralisées.
  • Gestion de la prospection et du télémarketing.
  • Gestion du service à la clientèle et centre d'appels.
  • Système de messagerie interne.
  • Gestion des ressources humaines et de la formation continue.
  • Gestion de l'entretien préventif d'équipements.
  • Gestion de membres.
  • Banque de connaissances avec définition de règles d'affaires

En intervenant stratégiquement au niveau des communications et de l'information corporative extracomptable, CTRL/Dossier ajoute une importante valeur à la solution de gestion intégrée CTRL.

Gestion de dossiers

Le dossier numérique personnalisé… une réalité!

Dans sa première vocation stratégique, CTRL/Dossier devient votre base de données centrale pour l'information générale sur l'ensemble de vos dossiers corporatifs (client, fournisseur, projet, employé et autres types personalisés). Fini la perte d'information sur vos contacts d'affaires due à une décentralisation non contrôlée de la gestion de contacts.

Livré avec des types de dossier standards pour l'intégration interlogiciel CTRL, CTRL/Dossier vous permet également de créer vos propres types de dossier pour un découpage et une gestion précise de vos contacts selon la nature de vos relations d'affaires avec chacun.

Si la centralisation est saine sur le plan de la qualité de l'information, le partage de l'information est évidemment aussi une priorité pour générer le levier d'efficacité opérationnelle souhaité.

Combiné à la fonction de sécurité informationnelle de CTRL/Smigg , la notion de «Type de dossier» vous permet de limiter l'accès de chaque usager du système à un ou plusieurs types de dossier précis. Voilà une des raisons fondamentales qui explique le succès de CTRL/Dossier sur le terrain: une centralisation et un partage de l'information contrôlés avec précision.

Profitant de la flexibilité exceptionnelle du générateur de rapports, CTRL/Dossier permet d'effectuer rapidement des publipostages en lot selon vos critères de sélection.

Dans des contextes de transfert de données ou de prospection marketing, CTRL/Dossier offre également une fonction d'importation «CSV» qui vous permet d'importer rapidement une base de données externe.

Profil caractéristique, l'information sans limite!

Pour garantir un système d'information en mesure d'évoluer avec vos besoins de gestion, chaque dossier possède un profil caractéristique. Ce profil correspond à une extension personnalisée de l'information de base conservée à la fiche dossier comme tel.

La personnalisation de l'information de gestion est sans limite car vous décidez vous-même des caractéristiques qui composent le profil de vos dossiers.

Une fois votre base de données complétée en exploitant la notion de profil, vous pouvez analyser vos dossiers sous différents angles en appliquant différents critères sur les profils créés.

Vous avez également en main un redoutable outil de publipostage en mesure de cibler avec précision une série de dossiers pour un besoin de gestion précis. Par exemple, expédier une demande de soumission à plusieurs fournisseurs d'une spécialité particulière ou expédier un bulletin de vente sur un nouveau produit à une portion précise de votre clientèle.

Communication, interventions et gestion documentaire

L'outil de communication par excellence!

CTRL/Dossier permet de gérer toutes les communications internes et externes de votre entreprise en éliminant le maximum de support papier…vous fixez vous-même la rapidité à laquelle vous désirez passer au monde des communications virtuelles!

L'intégration transparente de plusieurs technologies de pointes telles que les courriels Internet, les télécopies informatisées, la consultation de rapports à l'écran, l'imagerie intégrée au dossier, l'intégration de documents bureautiques et plus encore, font de CTRL/Dossier l'outil de communication par excellence pour les nouveaux défis du commerce électronique.

Une image vaut mille mots!

Vous désirez joindre une image numérisée à un dossier telle qu'une photo de votre client, un plan d'entretien d'équipement ou tout autre document, CTRL/Dossier vous permet d'insérer plusieurs images dans un dossier afin de compléter l'information textuelle au besoin. CTRL/Dossier supporte la majorité des formats techniques reconnus mais ce n’est pas tout!

CTRL/Dossier vous permet également de joindre des séquences vidéo dans le cadre, par exemple, d’un programme de formation continue de votre personnel.

Chaque séquence vidéo peut ainsi accompagner un employé dans l’apprentissage des connaissances nécessaires à l’exécution de ses tâches.Voilà l’une des façons d’innover et de vous distinguer grâce aux possibilités des nouvelles technologies!

Un suivi de dossier rigoureux pour un contact optimal!

Saviez-vous que l’un des volets qui influence le plus le succès de vos contacts d’affaires est votre capacité à entrer rapidement en relation avec les intervenants qui composent votre environnement de gestion ?

CTRL/Dossier vous permet dorénavant de devancer définitivement votre concurrence en conservant un profil caractéristique et un historique complet des interventions effectuées sur chacun de vos dossiers.

Ainsi, lorsque vous avez à communiquer avec un intervenant ou à prendre une action sur une situation particulière, vous le faites avec une pleine connaissance des spécificités du dossier.

Par conséquent, vous avez en main tous les éléments pour une approche de communication personnalisée qui génère de réels avantages concurrentiels et vous distingue de vos compétiteurs.

La gestion d'interventions, la clé de la productivité!

La clé de l'efficacité du travail d'équipe réside dans la rapidité à laquelle chaque membre est en mesure de prendre une décision ou d'effectuer une action qui relève de sa responsabilité.

Grâce à son module de gestion d'interventions en suspens, CTRL/Dossier devient un puissant outil stratégique pour le gestionnaire d'équipe à la recherche d'un accroissement d'efficacité opérationnelle.

La gestion dynamique des interventions permet à chaque membre d'une équipe de visualiser en tout temps la liste des interventions en suspens qui lui sont spécifiques, de prendre action et de documenter son intervention pour le bénéfice de son superviseur, le bénéfice d'un autre collègue de travail qui doit poursuivre l'intervention ou simplement pour l'acuité de l'historique du dossier.

Votre outil actuel de gestion de tâches fait le même travail nous direz-vous? Est-ce qu'une fois votre tâche complétée et documentée tout autre intervenant de votre entreprise a accès immédiatement et directement au détail de votre intervention sur le dossier? Si vous répondez par la négative c'est que votre outil CRM actuel n'exploite pas vraiment le concept de centralisation de l'information.

Par son architecture centralisée et sécurisée, CTRL/Dossier ne laisse aucune place à l'inefficacité.

Des statistiques précises pour des décisions efficaces!

La prise de décision n’est pas une activité de gestion qui s’improvise. C’est pour cette raison que CTRL/Dossier inclut plusieurs analyses de gestion. Ces dernières sont disponibles sous forme textuelle ou sous forme graphique.

De plus, grâce à l’incroyable flexibilité du générateur de rapports de CTRL/Smigg, la plate-forme d’application CTRL, vous avez toute la flexibilité de personnaliser les statistiques livrées ou d’élaborer vos propres rapports de gestion.

Agenda et rendez-vous

La pierre angulaire de la performance!

Si la prise de rendez-vous est une activité stratégique pour votre entreprise, l’agenda de CTRL/Dossier vous offre toute la flexibilité nécessaire pour vous donner le contrôle parfait sur la gestion et le partage optimaux de vos ressources.

Un nombre illimité de ressources (humaine ou matérielle), un nombre illimité de cahiers d'agenda (multiressource journalier, hebdomadaire, mensuel ou autres formats), un nombre illimité de groupes de travail; tous les paramètres sont en place pour configurer votre outil de gestion comme vous le souhaitez.

De plus, dans l'action vous ne serez jamais en panne d'efficacité puisque l'information complète de tout dossier demeure accessible à partir du rendez-vous.

Clair, précis et visuel!

Quel que soit votre contexte d'entreprise, gestion d'équipements et de professionnels dans une ou plusieurs succursales, CTRL/Dossier vous permet de créer vos cahiers de rendez-vous personnalisés pour une vision adaptée à vos besoins.

Chaque type d'activité peut possèder sa couleur spécifique de rendez-vous. Même concept visuel au niveau des « Non disponibilité » définies par ressource. Vous avez donc rapidement une vision claire du type de journée ou de semaine planifiées.

Dans sa plus simple expression la notion de « Non disponibilité » est directement associée à la notion d'absence (dîner, vacances, etc.). Cependant, à un deuxième niveau d'exploitation, cette notion permet de planifier d'avance, par exemple, les sessions de formation continue par professionnel ou encore les entretiens préventifs à faire par équipement.

Et puisqu'une « Non disponibilité » peut être « Totale » ou « Partielle », vous pouvez facilement adapter votre gestion horaire pour traiter tout cas d'exception au besoin. Voilà un outil qui colle à réalité des entreprises!

Le temps c'est précieux!

L'agenda de CTRL/Dossier est l'outil par excellence pour optimiser votre plage de travail. Le produit inclut en effet une recherche de disponibilités novatrice qui peut être utilisée pour répondre à des besoins simples ou à des recherches nécessitant une grande flexibilité de gestion.

Dans son utilisation simple, la fonction trouve, par exemple, pour vous l'ensemble des plages disponibles pour une ressource donnée. Dans sa version avancée, la fonction vous permet de combiner différentes ressources dédiée à une fin précise.

Par exemple, dans le cadre de la planification de sessions de formation continue internes, vous pouvez rechercher les plages horaires pour lesquelles le formateur, la salle de formation et les participants sont disponibles. Et oui...si une plage vous convient, vous n'avez qu'à cliquer sur « Confirmer » pour réserver l'horaire de l'ensemble des ressources sélectionnées.

Le logiciel supporte également la notion de groupes de travail prédéfinis qui permet d'accélérer l'exploitation de la recherche de disponibilités en conservant en mémoire les critères spécifiques d'un besoin opérationnel donné.

Règles d'affaires et gestion de processus.

L'environnement des entreprises d'aujourd'hui est de plus en plus modulé par l'ère des banques de connaissances corporatives. Tout gestionnaire chevronné a tôt ou tard le réflexe naturel de consulter l'historique de ses pratiques d'affaires relativement à un cas particulier pour s'assurer qu'il applique une méthode qui a fait ses preuves.

C'est pour structurer, informatiser et automatiser vos meilleures pratiques d'affaires que CTRL/Dossier vous offre un module dédié directement à l'optimisation des processus opérationnels internes.

Assignation automatique de priorité d'intervention.

Fidèle compagnon opérationnel de la gestion des interventions, le module offre un système de priorisation automatique des interventions entrantes. En fonction du type de dossier, de son caractère stratégique et selon la nature de l'intervention, vous avez la liberté de configurer une matrice de priorisation détaillée. Résultat: La demande urgente est traitée en urgence comme il se doit!

Assistance de gestion contextuelle.

Une fonction « Assistance contextuelle » est également disponible pour vous permettre de définir vos processus normés les plus usuels et les suggérer à l'usager responsable d'une intervention.

Opérant selon une approche d'intelligence artificielle, la fonction combine l'analyse du contenu descriptif de l'intervention à une série de règles et de paramètres personnalisés pour déterminer et suggérer les meilleures règles d'affaires à appliquer dans chaque contexte spécifique.

Le levier stratégique de CTRL/Dossier avec ce module est que l'impact de ce dernier s'accroît au fur et à mesure que vous alimentez votre banque de connaissances corporatives et de processus normés.

Plus le gestionnaire d'expérience y insuffle sa vision, plus le système d'assistance devient précis et se tranforme directement en Système d'Aide à la Décision (SAD) pour la ressource nouvellement recrutée. Des bénéfices tangibles puisque toute nouvelle ressource est alors plus rapidement efficace et opérationnelle.

Parmi les nombreux exemples d'application de ce module mentionnons, entre autres, la gestion d'un centre d'appels de service à la clientèle.

Votre imagination de gestionnaire s'emballe avec raison. CTRL/Dossier et son module de « Règles d'affaires » peut radicalement redéfinir votre entreprise sur le plan de la productivité!

Interface Web.

Le monde des affaires n'est plus monde depuis la démocratisation des technologies Internet! Lorsque Einstein parlait des notions de temps et d'espace comme des concepts élastiques, nous abordions le thème sous l'élitisme de la recherche expérimentale.

Aujourd'hui, le déploiement massif du réseau et des applications Internet dans le quotidien des entreprises a rapidement fait exploser ces notions théoriques pour les ramener directement sur le terrain.

La mondialisation des marchés impose à l'entreprise de se réinventer constamment et le module Web de CTRL/Dossier est justement conçu pour lui permettre de pénétrer directement dans l'ère de la commercialisation internet.

Dans son application de base, le module supporte, entre autre, l'inscription interactive et la gestion du suivi des demandes d'information en collaboration avec le module de gestion d'intervention.

Le module permet également de gérer les niveaux d'accès (visiteur, client, fournisseur, employé ou autre) au contenu de votre site Web corporatif de façon interactive en fonction de la nature opérationnelle ou stratégique de chaque intervenant. Vous êtes maître de la configuration applicable.

Les spécialistes de notre filliale Vision3w sont à votre disposition pour discuter avec vous de tout projet d'intégration Web.

 

CTRL/Smigg: La différence CTRL!

L'information partagée en toute sécurité.

Dans l'univers CRM, CTRL/Dossier performe là où plusieurs logiciels de groupe s'essoufflent.

Pour que l'implantation d'un logiciel de groupe soit un succès et que le partage d'information génère réellement un gain de productivité, il est essentiel de pouvoir garantir la qualité de l'information car aucun gestionnaire n'accepte d'appuyer ses décisions sur une information douteuse.

Sans cette condition essentielle, l’implantation d'un logiciel de groupe devient une utopie et entraîne plus de maux que de solutions.

CTRL/Dossier exploite la puissante plate-forme d'application CTRL/Smigg qui prévoit des fonctions poussées de sécurité fonctionnelle et informationnelle permettant de garantir que l'information partagée demeure toujours de qualité.

Avec CTRL/Dossier , le partage d’information et l’augmentation de la productivité passent du concept à la réalité!

Une plate-forme qui donne une longueur d'avance!

En plus de ses vertus liées à la sécurité, CTRL/Smigg offre aussi un éventail impressionnant de fonctions que le gestionnaire de haut niveau sait apprécier tels qu'un générateur de rapports et formulaires personnalisés, un configurateur d'écran de travail et plusieurs détails fonctionnels qui font la différence dans le déploiement de solution de gestion professionnelle.

 



Cliquez pour agrandir l'image