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Communiquez rapidement et efficacement avec votre clientèle et votre environnement d'affaires

7 octobre 2021

La communication avec vos clients doit toujours être une priorité dans le cadre d'une expérience client à valeur ajoutée. En effet, des communications continues et de qualité permettent d'optimiser constamment la relation d'affaires avec votre actif le plus précieux.

Au-delà de la nécessité de pouvoir répondre aux préférences de communication de chacun de vos clients, qu'il soit question de courriels, d'appels téléphoniques ou de SMS (textos), vous devez pouvoir vous appuyer sur un logiciel flexible qui s'adapte à vos besoins de stratégies communicationnelles.

Grâce à la fonction de communication en lot de CTRL/Dossier, il vous est possible de communiquer avec un grand volume de contacts cibles en une seule étape et avec une grande flexibilité, une économie de temps pour votre équipe et un partage d'informations plus rapide avec votre clientèle.

Gestion des tâches

La fonction de communication en lot est également intégrée aux fonctionnalités de gestion de tâches (interventions et suivis) et de gestion documentaire du logiciel de sorte que chacune de vos communications peut être complétée d'une action de gestion tel que :

  • Ajouter un suivi (tâche) à chaque dossier faisant partie d'un groupe cible avec ou sans expédier de courriel aux contacts ciblés;
  • Partager des documents spécifiques avec chaque contact de votre groupe cible.

Mais la fonctionnalité de communication en lot dépasse largement les communications uniquement à votre clientèle. Par exemple, toute la flexibilité de gestion par types de dossier de CTRL/Dossier peut être exploitée pour mettre en place des communications avec différents intervenants en lien d'affaires avec votre organisation. Par exemple : vos employés, vos fournisseurs, vos partenaires, vos prospects et clients potentiels, etc.

Voilà pourquoi CTRL/Dossier doit être davantage identifié comme un outil XRM (Extended Relationship Management) et non strictement comme un simple outil CRM (gestionnaire de clientèle).

Toute la puissance de la fonction de communication en lot s'articule autour de la notion de « Groupe de contacts cibles ». Un groupe cible est une liste de contacts construite à partir de critères très précis, selon vos besoins, et appliquée sur votre base de données globale. Une fois défini, chaque groupe cible est simplement mis à jour avant toute communication pour rafraichir la liste de contacts visés par votre communication.

La notion de « Groupe cible » s'appuie sur la notion de « Profilage de dossier », une autre notion où CTRL/Dossier excelle et offre une flexibilité quasi illimitée. En effet, vous pouvez définir et personnaliser entièrement la liste des caractéristiques (profils) à associer à tout dossier que vous gérez à votre base de données, donc propre à votre contexte d'entreprise.

Communication en lot

La fonction de communication en lot exploite ensuite votre profilage pour vous permettre de cibler différents contacts et d'expédier à chacun le message spécifique souhaité accompagné, au besoin, de documents numériques complémentaires.

Les applications de communications deviennent alors limitées à votre imagination :

  • Communication clientèle (ex. : une facture, un état de compte, un avis de service, un tutoriel, etc.);
  • Courriel de promotion à des prospects cibles;
  • Demande de prix à des fournisseurs;
  • Avis d'information et de promotion à vos partenaires d'affaires;
  • Avis d'information interne pour les employés;
  • Etc.

Tout cela à partir d'un seul et unique logiciel : CTRL/Dossier. D'autre part, tout en pouvant être exploité d'une façon complètement autonome, CTRL/Dossier est aussi entièrement intégré aux autres logiciels CTRL de manière transparente. Par exemple, le dossier et les coordonnées d'un client définies à CTRL/Dossier sont gérés avec intégrité et transparence, que vous soyez à la fonctionnalité « État de compte » de CTRL/Finance ou dans une commande de vente de CTRL/Produit.

Un seul dossier permet ainsi l'intégrité de l'information, l'élimination d'erreurs de saisie, et donc des économies de temps pour votre équipe!

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